Dropbox Paper : paramètres d'administration pour les équipes Dropbox Business

Dropbox Paper : une solution de collaboration simple et performante

Créez facilement des contenus, partagez-les et mettez tous les membres de votre équipe sur la même longueur d'onde, en profitant également de commandes d'administration pour protéger votre activité.

  • Contrôlez le partage grâce à l'option de partage au sein de l'équipe uniquement.
  • Obtenez une meilleure visibilité sur l'activité des utilisateurs en consultant les événements Paper dans le journal d'activité.
  • Utilisez la fonctionnalité Se connecter en tant qu'utilisateur pour consulter les documents Paper en tant que membre de l'équipe.

Sections dans cet article:

Activation ou désactivation de Paper

Pour activer ou désactiver Paper pour votre équipe :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. Activez ou désactivez Paper.
  6. Acceptez les conditions d'utilisation de Dropbox avant d'activer Paper.
  7. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Remarque : Paper est activé par défaut pour toutes les équipes Dropbox Business Standard et Advanced créées après le 7 août 2017. 

Exportation de tous les documents Paper

Si vous désactivez Paper, vous pouvez exporter vos documents Paper dans des fichiers Word ou Markdown. Pour exporter vos documents :

  1. Après avoir désactivé Paper, cliquez sur Exporter [...] documents
  2. Choisissez un format de fichier, puis cliquez sur Télécharger.
  3. Une fois l'exportation terminée, vous recevrez un e-mail contenant vos documents Paper au format choisi. Dans cet e-mail, cliquez sur Télécharger les documents.

Tous les documents actifs détenus par les membres de l'équipe sont exportés, contrairement aux documents supprimés.

Partage au sein de l'équipe uniquement

Les administrateurs d'un compte Dropbox Business peuvent choisir avec qui les membres de leur équipe peuvent partager des documents Paper. Ils peuvent ainsi décider d'autoriser le partage à l'extérieur de l'équipe ou de le limiter au sein de l'équipe uniquement. Pour restreindre le partage au sein de votre équipe, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. Activez ou désactivez le partage de documents Paper avec des personnes extérieures à l'équipe.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Ce paramètre n'est pas rétroactif et ne s'applique qu'aux documents partagés après sa modification. Les documents partagés à l'extérieur de l'équipe sont répertoriés dans le rapport d'activité.

Remarque : la désactivation de ce paramètre empêche également les membres de l'équipe de créer des documents dans des dossiers externes qui sont partagés avec eux.

Confidentialité par défaut des documents Paper

Les administrateurs peuvent choisir le paramètre de confidentialité par défaut des documents Paper. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. À côté de Confidentialité par défaut des documents Paper, cliquez sur Tout le monde ou sur Équipe uniquement.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Remarque : il est possible de modifier les paramètres de confidentialité des documents Paper individuels si le paramètre de partage le permet.

Commandes de suppression définitive

Par défaut, le créateur d'un document ou d'un dossier peut le supprimer définitivement après son archivage.

Les administrateurs d'une équipe Dropbox Business peuvent limiter les suppressions définitives des documents Paper aux seuls administrateurs d'équipe. Pour empêcher toute suppression définitive, ils peuvent désactiver le paramètre de suppression de l'équipe.

Remarque : si les suppressions sont désactivées, les administrateurs d'équipe peuvent supprimer définitivement des fichiers en se connectant en tant qu'utilisateur.

Remarque : le paramètre s'applique aux fichiers Dropbox et aux documents Paper.

Dissociation d'appareils mobiles

Les administrateurs peuvent dissocier des appareils sur lesquels l'application mobile Paper est installée du compte d'un membre de l'équipe.

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres.
  4. Cliquez sur le nom du membre dont vous souhaitez dissocier l'appareil.
  5. Sous Appareils mobiles Paper, cliquez pour dissocier tous les appareils mobiles de Paper.

Connexion en tant qu'utilisateur

Les administrateurs d'une équipe Dropbox Business peuvent se connecter en tant que membre de l'équipe. Cette fonctionnalité leur permet de :

  • Consulter des documents et dossiers Paper
  • Partager des documents et dossiers avec d'autres utilisateurs
  • Déplacer des documents et dossiers Paper
  • Restaurer des documents Paper archivés
  • Archiver et supprimer définitivement des documents Paper

Les administrateurs ne peuvent pas créer ni modifier de documents, ni y ajouter des commentaires.

Pour vous connecter en tant que membre de l'équipe et accéder à son compte Paper :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres.
  4. Pour vous connecter au compte d'un membre de l'équipe, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée à côté du nom de ce membre.
  5. Cliquez sur Se connecter en tant qu'utilisateur.
  6. Cliquez sur Se connecter pour confirmer que vous souhaitez vous connecter au compte de l'utilisateur sélectionné.
  7. Cliquez sur l'onglet Paper.
  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Se déconnecter.

Remarque : toutes les actions effectuées par l'administrateur sont enregistrées dans le journal d'activité.

Journal d'activité Paper

La page Activité affiche un résumé des activités récentes d'une équipe. Les administrateurs peuvent sélectionner un type d'activité Paper sur la page Activité ou télécharger un rapport d'activité complet.

Des événements Paper sont enregistrés pour les actions suivantes :

  • Création et modification de documents
  • Ajout et résolution de commentaires sur un document
  • Partage d'un document avec des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Archivage et suppression définitive de documents
  • Demandes d'accès à un document par des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Consultation d'un document par des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Modifications apportées à la politique de partage

Pour afficher le journal d'activité :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Activité.
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