Partage d'un document Dropbox Paper et modification des autorisations d'accès

Pour partager des documents Paper individuels avec d'autres utilisateurs, deux méthodes s'offrent à vous :

  • Vous pouvez utiliser le bouton Share (Partager) situé dans la partie supérieure de chaque document.
  • Vous pouvez envoyer un lien vers le document (comme avec un lien partagé Dropbox).

En savoir plus sur le partage à l'aide de dossiers Paper et sur les notifications de partage

Partage à l'aide du bouton Share

  1. Dans un document Paper, cliquez sur le bouton Share (Partager) situé dans la partie supérieure.

  2. bouton de partage

  3. Saisissez l'adresse e-mail des destinataires et ajoutez un message si vous le souhaitez.
  4. Sélectionnez les autorisations d'accès que vous souhaitez accorder.
    • Can comment (Commentaires autorisés) permet aux utilisateurs de laisser des commentaires sur votre contenu.
    • Can edit (Modifications autorisées) permet aux utilisateurs de modifier directement le contenu, d'en ajouter ou d'en supprimer, mais aussi d'inviter d'autres personnes à rejoindre le document.
  5. Cliquez sur le bouton Send (Envoyer).

Partage au sein d'une équipe

Il existe plusieurs façons de partager un document Paper au sein d'une entreprise :

  • Ajoutez votre document à un dossier (nouveau ou existant) dans Paper. L'ajout d'un document à un dossier le rendra automatiquement visible par toute l'entreprise et accessible par le biais de la vue des dossiers.
  • Invitez des utilisateurs à consulter ou à modifier le document. Si vous accordez à des utilisateurs des autorisations de modification, ceux-ci pourront également inviter d'autres personnes à rejoindre le document.
  • Saisissez une liste de diffusion dans le panneau de partage (fenêtre qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton bleu Share) pour partager le document avec un groupe important de collaborateurs.
  • Envoyez un lien vers le document aux personnes de votre choix dans un e-mail ou via une application de messagerie instantanée (comme pour un lien partagé Dropbox). Si les liens vers le document ont été désactivés, cette option n'est pas disponible.

Partage avec des utilisateurs extérieurs à l'équipe

Pour pouvoir partager un document avec des personnes qui ne sont pas membres de l'équipe, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • Vous avez créé le document que vous souhaitez partager ou vous disposez d'autorisations de modification sur un document créé par un tiers.
  • L'administrateur de votre équipe a autorisé le partage avec des personnes extérieures à l'équipe.

Si les deux conditions ci-dessus sont respectées, vous pouvez inviter des personnes extérieures à l'équipe à consulter ou à modifier un document via le bouton Share. Si l'accès avec un lien est activé, vous pouvez également envoyer un lien. Si le destinataire ne possède pas encore de compte Dropbox Paper, il sera invité à en créer un avant de consulter le document.

Si vous intervenez en tant qu'administrateur d'équipe, découvrez comment régler ces paramètres pour votre équipe.

Désactivation de l'accès avec un lien

Par défaut, un nouveau document est privé et n'est pas partagé. Dès que vous commencez à partager le document avec d'autres personnes, vous avez la possibilité de restreindre le partage en désactivant l'accès avec un lien. Ainsi, seules les personnes que vous avez invitées peuvent accéder à votre document.

  1. Cliquez sur le bouton bleu Partager.
  2. Cliquez sur Paramétrer le lien à côté du paramètre d'autorisations du lien.
  3. Modifiez les paramètres de partage du document de façon à ce que seuls les utilisateurs que vous invitez puissent y accéder.
  4. Choisissez si vous autorisez les personnes disposant du lien à modifier ou seulement à commenter le document.
  5. Cliquez sur le bouton bleu Done (OK).

Suppression d'un utilisateur

Si vous êtes le créateur d'un document, ou si vous possédez des autorisations de modification, vous avez la possibilité de supprimer certains utilisateurs. Sachez que si l'accès avec un lien est activé, un utilisateur disposant du lien pourra toujours accéder au document même après avoir été supprimé. Cependant, si un document n'est accessible que sur invitation, l'utilisateur ne pourra plus accéder au document après avoir été supprimé.

Pour supprimer un utilisateur d'un document :

  1. Cliquez sur le bouton bleu Share (Partager) dans la partie supérieure de votre document Paper.
  2. Recherchez l'utilisateur concerné.
  3. Appuyez sur la flèche déroulante du paramètre de partage à côté de son nom.
  4. Cliquez sur le bouton Supprimer.
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