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Partage d'un document Dropbox Paper et modification des autorisations d'accès

Pour partager des documents Paper individuels avec d'autres utilisateurs, deux méthodes s'offrent à vous :

  • Vous pouvez utiliser le bouton Inviter situé dans la partie supérieure de chaque document.
  • Vous pouvez envoyer un lien vers le document (comme avec un lien partagé Dropbox).

En savoir plus sur le partage à l'aide de dossiers Paper et sur les notifications de partage

Partage à l'aide du bouton Inviter

  1. Dans un document Paper, cliquez sur le bouton Inviter situé dans la partie supérieure.
  2. Saisissez l'adresse e-mail des destinataires et ajoutez un message si vous le souhaitez.
  3. Sélectionnez les autorisations d'accès que vous souhaitez accorder.
    • Can comment (Commentaires autorisés) permet aux utilisateurs de laisser des commentaires sur votre contenu.
    • Can edit (Modifications autorisées) permet aux utilisateurs de modifier directement le contenu, d'en ajouter ou d'en supprimer, mais aussi d'inviter d'autres personnes à rejoindre le document.
  4. Cliquez sur le bouton Send (Envoyer).

Remarque : si vous envoyez une invitation à un utilisateur en écrivant à son adresse e-mail secondaire, son adresse e-mail principale apparaîtra dans le menu déroulant Inviter.

Partage au sein d'une équipe

Il existe plusieurs façons de partager un document Paper au sein d'une entreprise :

  • Ajoutez votre document à un dossier (nouveau ou existant) dans Paper. L'ajout d'un document à un dossier le rendra automatiquement visible par toute l'entreprise et accessible par le biais de la vue des dossiers.
  • Invitez des utilisateurs à consulter ou à modifier le document. Si vous accordez à des utilisateurs des autorisations de modification, ceux-ci pourront également inviter d'autres personnes à rejoindre le document.
  • Saisissez une liste de diffusion dans le panneau de partage (fenêtre qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton bleu Inviter) pour partager le document avec un groupe important de collaborateurs.
  • Envoyez un lien vers le document aux personnes de votre choix dans un e-mail ou via une application de messagerie instantanée (comme pour un lien partagé Dropbox). Si les liens vers le document ont été désactivés, cette option n'est pas disponible.

Partage avec des utilisateurs extérieurs à l'équipe

Pour pouvoir partager un document avec des personnes qui ne sont pas membres de l'équipe, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • Vous avez créé le document que vous souhaitez partager ou vous disposez d'autorisations de modification sur un document créé par un tiers.
  • L'administrateur de votre équipe a autorisé le partage avec des personnes extérieures à l'équipe.

Si les deux conditions ci-dessus sont respectées, vous pouvez inviter des personnes extérieures à l'équipe à consulter ou à modifier un document via le bouton Inviter. Si l'accès avec un lien est activé, vous pouvez également envoyer un lien. Si le destinataire ne possède pas encore de compte Dropbox Paper, il sera invité à en créer un avant de consulter le document.

Si vous intervenez en tant qu'administrateur d'équipe, découvrez comment régler ces paramètres pour votre équipe.

Désactivation de l'accès avec un lien

Par défaut, un nouveau document est privé et n'est pas partagé. Dès que vous commencez à partager le document avec d'autres personnes, vous avez la possibilité de restreindre le partage en désactivant l'accès avec un lien. Ainsi, seules les personnes que vous avez invitées peuvent accéder à votre document.

  1. Cliquez sur le bouton bleu Inviter.
  2. Cliquez sur Paramétrer le lien à côté du paramètre d'autorisations du lien.
  3. Modifiez les paramètres de partage du document de façon à ce que seuls les utilisateurs que vous invitez puissent y accéder.
  4. Choisissez si vous autorisez les personnes disposant du lien à modifier ou seulement à commenter le document.
  5. Cliquez sur le bouton bleu Done (OK).

Suppression d'un utilisateur

Si vous êtes le créateur d'un document, ou si vous possédez des autorisations de modification, vous avez la possibilité de supprimer certains utilisateurs. Sachez que si l'accès avec un lien est activé, un utilisateur disposant du lien pourra toujours accéder au document même après avoir été supprimé. Cependant, si un document n'est accessible que sur invitation, l'utilisateur ne pourra plus accéder au document après avoir été supprimé.

Pour supprimer un utilisateur d'un document :

  1. Cliquez sur le bouton bleu Inviter dans la partie supérieure de votre document Paper.
  2. Recherchez l'utilisateur concerné.
  3. Appuyez sur la flèche déroulante du paramètre de partage à côté de son nom.
  4. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Autorisations par défaut pour les documents Paper

Lorsque vous créez un document Paper, il est associé à un ensemble d'autorisations par défaut qui dépendent de l'emplacement où vous l’avez créé. Plusieurs options sont possibles :

  • Non classés : les documents non classés ne se trouvent dans aucun dossier.
  • Dans des dossiers : il peut s'agir de dossiers accessibles sur invitation uniquement ou de dossiers d'équipe (ces derniers sont réservés aux équipes Dropbox). 

Pour modifier les autorisations associées à des fichiers ou des dossiers individuels, cliquez sur Inviter dans le document ou sur Partager dans le dossier.

Les autorisations par défaut de vos documents dépendent du type d'utilisateur Dropbox que vous êtes et de l'emplacement du document.

Membres de l'équipe

 

Non classé (hors de tout dossier)

Dossier d'équipe

Dossier accessible sur invitation uniquement

Qui peut accéder à ce document (via une recherche) ?

Uniquement le créateur du document

Tous les membres de l'équipe

Tous les membres du dossier

Qui peut ouvrir le document s'il dispose du lien ?

Tous les membres de l'équipe

Tous les membres de l'équipe

Tous les membres de l'équipe

Quelles autorisations sont associées ?

Peut modifier

Peut modifier

Peut modifier


Utilisateurs individuels

 

Non classé (hors de tout dossier)

Dossier

Qui peut accéder à ce document (via une recherche) ?

Uniquement le créateur du document

Tous les membres du dossier

Qui peut ouvrir le document s'il dispose du lien ?

Tout le monde

Tout le monde

Quelles autorisations sont associées ?

Peut modifier

Peut modifier

Modification des autorisations par défaut

Administrateurs de l'équipe

Si vous êtes administrateur d'une équipe Dropbox Business, vous pouvez modifier le paramètre de confidentialité par défaut des documents Paper. 

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Paper.
  5. À côté de Confidentialité par défaut des documents Paper, cliquez sur Tout le monde ou sur Équipe uniquement.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisateurs individuels et membres de l'équipe

Vous ne pouvez pas modifier les autorisations par défaut associées aux documents. Pour modifier les autorisations associées à des fichiers ou des dossiers individuels, cliquez sur Inviter dans votre document ou sur Partager dans votre dossier.

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