VPN

Comment configurer un VPN pour partager des fichiers ?

Pour profiter pleinement de la simplicité et de la sécurité d'un VPN, sa configuration et sa maintenance doivent faire l'objet d'une attention toute particulière. Pour configurer et entretenir un VPN, nous recommandons à la plupart des entreprises de faire appel à un technicien informatique.

VPN

  • Choisissez un serveur VPN en collaboration avec le service informatique.
  • Demandez au service informatique de configurer un compte VPN pour chaque utilisateur.
  • Collaborez avec le service informatique afin d'acquérir un serveur de fichiers à associer au VPN.
  • Créez un dossier partagé sur le serveur de fichiers et attribuez les autorisations souhaitées aux utilisateurs.
  • Installez un client VPN sur l'ordinateur de chaque utilisateur, puis configurez l'accès.
  • Mappez un lecteur réseau au dossier partagé sur l'ordinateur de chaque utilisateur.

Dropbox

  • Inscription à Dropbox
  • Téléchargement de l'application Dropbox

En plus de configurer les serveurs VPN, le service informatique doit créer un compte pour chaque utilisateur, ajouter les autorisations adéquates aux dossiers partagés sur les serveurs de fichiers, surveiller les performances, bloquer les programmes malveillants et expliquer aux utilisateurs comment se connecter au VPN.

Comme un VPN, Dropbox facilite le partage de fichiers (via un dossier partagé, par exemple). Toutefois, avec Dropbox, la configuration de ces dossiers est bien plus intuitive. L'opération ne demande aucune compétence technique, et l'ajout de comptes utilisateur se résume à la saisie d'une adresse e-mail. La formation de votre équipe à l'utilisation d'un nouveau logiciel est ainsi très minime.


Comment partager un fichier avec un membre de l'équipe ?

Avec un VPN, l'équipe informatique gère les fichiers partagés exactement comme les fichiers locaux de votre disque dur. Vous pouvez modifier les fichiers sans les déplacer et sans devoir les transférer et les télécharger manuellement sur le serveur, comme avec un serveur FTP. En contrepartie, toutes les interactions avec le fichier s'effectuent par le biais d'une connexion réseau. En outre, les performances dépendent de votre connexion Internet et de la capacité du serveur VPN à traiter les demandes entrantes.

VPN

  • Ouvrez le logiciel VPN.
  • Saisissez l'adresse du serveur ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte VPN.
  • Attendez que le serveur VPN authentifie vos identifiants.
  • Connectez-vous au serveur de fichiers.
  • Ajoutez le fichier au lecteur réseau partagé préalablement créé.
  • Le fichier s'affiche automatiquement dans les dossiers réseau partagés des membres de votre équipe.
  • Chaque fois qu'un utilisateur modifie le fichier, les autres membres de l'équipe ont automatiquement accès aux modifications.

Dropbox

  • Créez un dossier dans votre Dropbox pour partager des documents avec votre équipe.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et partagez-le avec les membres de votre équipe.
  • Placez le fichier souhaité dans le dossier Dropbox partagé sur votre ordinateur.
  • Le fichier s'affichera dans le dossier Dropbox des membres de votre équipe.
  • Dès qu'un membre modifie le fichier, la copie de tous les autres membres est automatiquement mise à jour.

Globalement lorsqu'ils sont utilisés pour le partage de fichiers, Dropbox et le VPN semblent proposer des expériences similaires : les fichiers sont modifiables directement (sans téléchargement) et les modifications apparaissent automatiquement dans les dossiers partagés de l'équipe. Toutefois, Dropbox donne à chaque utilisateur sa propre copie du document en local, ce qui facilite considérablement l'accès aux fichiers et leur modification.

De plus, à la différence du VPN qui vous permet d'interagir avec les fichiers uniquement si vous êtes connecté au réseau, Dropbox vous permet de stocker des fichiers pour faciliter leur accès et leur modification hors ligne, et se charge de transférer ces modifications une fois que vous êtes à nouveau connecté. Dropbox crée également une copie en conflit si plusieurs utilisateurs modifient le même fichier en même temps, plutôt que de verrouiller les autres utilisateurs en mode lecture seule.


Comment partager un fichier avec un client ?

Il est parfois difficile de partager des fichiers avec vos clients via le VPN. En effet, vous ne voulez pas que des personnes extérieures à l'équipe accèdent sans restriction à tout votre réseau. Il est à la fois plus simple et plus sûr de configurer Dropbox ou tout autre système pour partager des fichiers avec un client.

Si vous tenez à utiliser un VPN, vous pouvez utiliser un VPN SSL (Secure Sockets Layer), une variante moins courante du standard, qui permet à votre administrateur système de restreindre l'accès à certains serveurs ou fichiers de votre réseau privé.

VPN

  • Collaborez le plus tôt possible avec le service informatique pour faire en sorte que votre serveur puisse être configuré en tant que VPN SSL.
  • Demandez au service informatique de créer un compte VPN SSL pour votre client et de faire en sorte que ce compte n'ait accès qu'aux serveurs et fichiers nécessaires.
  • Transmettez à votre client les identifiants du compte VPN.
  • Les clients peuvent se connecter à votre VPN SSL en utilisant n'importe quel navigateur Web.
  • Toutes les ressources autorisées (serveurs de fichiers, dossiers partagés et fichiers) sont accessibles à travers l'interface Web.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Sélectionnez l'option Partager le lien Dropbox pour générer un lien de partage.
  • Envoyez le lien à votre client. Il pourra alors afficher ou télécharger le fichier à partir de n'importe quel navigateur Web.

Avec Dropbox, les liens de partage vous permettent de déterminer précisément les fichiers auxquels vos clients ont accès. Pour y accéder, il leur suffit de cliquer sur un lien. Ils n'ont pas besoin d'interagir avec un logiciel VPN complexe. Si vous utilisez Dropbox Pro ou Dropbox Business, vous pouvez aussi définir des mots de passe et des délais de validité pour vos liens. Enfin, vous pouvez à tout moment révoquer l'accès à un document, en désactivant tout simplement le lien.


Comment partager des fichiers volumineux ?

Avec un VPN, le partage de gros fichiers peut poser problème. Chaque fois que vous enregistrez un fichier, il est transmis en totalité au serveur de fichiers du réseau privé par le biais de la connexion VPN, une opération souvent lente avec les gros fichiers.

Pour résoudre ce problème, l'une des solutions possibles consiste à enlever le fichier du lecteur réseau pour le placer sur un disque dur local avant d'y apporter des modifications, puis de le replacer sur le lecteur réseau lorsque vous avez terminé. Au final, la procédure revient au même qu'avec un serveur FTP et ses opérations de téléchargement et de transfert peu efficaces. Il devient alors difficile de conserver une parfaite synchronisation des fichiers entre les différents membres de l'équipe.

VPN

  • Aucune restriction n'est imposée quant à la taille des fichiers transférés via le VPN.
  • La gestion de gros fichiers peut manquer de fiabilité, car le VPN dépend de la connexion Internet.
  • Les fichiers volumineux doivent être renvoyés en intégralité dès qu'une modification est apportée.

Dropbox

La fonction de gestion des versions intégrée à Dropbox enregistre chaque modification en arrière-plan. Vous pouvez dérouler l'historique complet d'un document en quelques clics, ce qui vous permet d'être certain de ne pas perdre de données par mégarde.


Comment gérer les anciennes versions d'un fichier ?

Un serveur de fichiers ne contient qu'une seule copie de chaque fichier (la version en cours). Aucun historique des fichiers n'est conservé, ce qui crée un risque de perte de données. Par exemple, si un utilisateur supprime des informations dans un fichier et transfère à nouveau le document sur le serveur, ces informations sont perdues à jamais.

VPN

  • Un VPN n'offre pas de fonction de gestion des versions.
  • Une solution courante consiste à copier le fichier et à le renommer pour inclure le numéro de version.

Dropbox

  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans votre dossier Dropbox.
  • Choisissez Afficher les versions précédentes dans le menu pour voir l'historique du fichier.
  • Sélectionnez la version souhaitée et cliquez sur Restaurer.

Lorsque vos fichiers sont stockés sur Dropbox, la moindre modification est enregistrée. Si vous réalisez que des données importantes ont été supprimées il y a un certain temps, vous pouvez les récupérer en seulement quelques clics. Comme pour le partage de fichiers, le contrôle des versions est entièrement automatique. Vous n'avez jamais à vous en soucier, et vous pouvez consulter une ancienne version d'un fichier dès que vous en avez besoin.


Comment accéder à mes fichiers sur mes appareils mobiles ?

La plupart des clients VPN se concentrent uniquement sur l'établissement d'une connexion chiffrée. Cette approche est utile pour la navigation sécurisée sur le Web, la messagerie et la voix sur IP (VoIP), mais elle n'apporte rien en termes de partage de fichiers. En général, le mappage à un lecteur réseau et l'accès aux fichiers partagés de l'entreprise sont assurés par une autre application, et certaines obligent même le service informatique à procéder à des opérations de configuration spécifiques.

VPN

  • Utilisez la fonction VPN intégrée ou installez une application de VPN sur votre appareil mobile.
  • Connectez-vous au VPN en saisissant l'adresse du serveur, ainsi que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
  • Mappez un lecteur réseau à l'aide d'une application tierce et accédez au fichier comme s'il se trouvait sur votre ordinateur.
  • La modification des documents nécessite une connexion Internet stable.

Dropbox

  • Téléchargez l'application Dropbox mobile.
  • Connectez-vous à votre compte et affichez les documents directement depuis l'application Dropbox mobile.
  • Avec les applications mobiles connectées à Dropbox comme Microsoft Office, vos modifications sont synchronisées sur tous vos appareils.

Avec l'application Dropbox mobile, nul besoin d'établir une connexion VPN. Il vous suffit en effet de vous connecter à Dropbox la première fois que vous ouvrez l'application. Dès lors, vous disposez d'un système de fichiers à part entière sur votre appareil mobile. Libre à vous de parcourir les fichiers, de les modifier avec des applications tierces et de créer des liens de partage, de la même façon que vous le feriez depuis le dossier partagé de votre ordinateur de bureau.

Les logiciels de VPN pour mobile sont particulièrement sensibles aux pertes de connexion (traversée d'un tunnel, par exemple). Selon le logiciel de VPN utilisé et l'application d'édition, vous risquez alors de ne pas pouvoir travailler sur vos fichiers si la connexion n'est pas stable. Dropbox résout ce problème en vous offrant la possibilité de télécharger les fichiers pour les utiliser hors ligne.