Pelanggan / Asana

Dropbox Business memberikan Asana cara sederhana untuk meningkatkan produktivitas dan tetap sinkron

Asana adalah aplikasi daftar tugas bersama berbasis web yang membantu bisnis tetap terhubung dan terorganisasi. Pemakaian utamanya mengurangi kebutuhan akan rapat dan email status, memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien mencapai sasaran. Asana berkantor pusat di San Francisco dan saat ini mempekerjakan 35 lebih pemikir inovatif.

Sentralisasi penyimpanan

Dengan produktivitas sebagai misi utama perusahaan, Asana berusaha keras mewujudkan aliran kerja yang seefisien mungkin. Dalam upaya menyederhanakan segala sesuatu — termasuk sumber daya komputasi — pendiri Asana memutuskan di awal untuk membatalkan investasi besar membeli server atau infrastruktur TI. Sebaliknya, mereka lebih memilih strategi penyimpanan dan berbagi file dengan biaya operasional yang lebih rendah. Di hampir seluruh bagian, pendekatan ini berjalan dengan baik, khususnya karena perusahaan bisa mengandalkan perangkat lunaknya sendiri untuk mempertahankan proyek tetap teratur dan sesuai jadwal. Namun, dengan semakin banyaknya lembar kerja, desain pemasaran, dan dokumen yang mulai masuk dan keluar, penyimpanan file mulai membawa masalah. Karyawan menggunakan perangkat USB dan akun Dropbox pribadi untuk file-file internal, namun sering kali sulit untuk menentukan dengan tepat di mana suatu file telah disimpan. Kepala operasi bisnis Kenny Van Zant mengatakan: "File ada di mana-mana. Sangat mengerikan." Akhirnya peralihan ke Dropbox Business membantu Asana menyentralkan penyimpanan file — memudahkan akses dan kolaborasi pada file. Van Zant mengenang,"Kami memasang Dropbox, melatih semua orang lewat sebuah email saja, memindahkan folder-folder bersama kami yang paling besar, dan tak pernah melihat ke belakang lagi."

"Setiap saat, seseorang dapat meninggalkan ruangan kerjanya untuk pindah ke laptop yang bukan miliknya di ruang konferensi. Dropbox memungkinkan Anda melakukan ini tanpa perlu pusing memikirkan cara mengakses file-file Anda."

Meluaskan efisiensi

Kini Dropbox Business adalah bagian yang tak terpisahkan dari aliran kerja Asana. Ini adalah pos pertama bagi karyawan baru sewaktu proses pengenalan, dan di luar akses file standar, Dropbox berperan sebagai tempat bagi karyawan untuk menemukan presentasi utama, prakiraan perusahaan, dan bahkan informasi finansial untuk Asana. "Dropbox membantu kami mendukung budaya keterbukaan total." kata Van Zant. Dropbox Business juga membantu perusahaan ini mempertahankan mobilitas tempat kerja dengan mengizinkan staf mengakses file dari komputer di mana saja. Van Zant menerangkan, "Kami memiliki laptop yang mengapung di seluruh kantor. Setiap saat, seseorang dapat meninggalkan ruangan kerjanya untuk pindah ke laptop yang bukan miliknya di ruang konferensi. Dropbox memungkinkan Anda melakukan ini tanpa perlu pusing memikirkan cara mengakses file-file Anda. Bahkan ketika bekerja dari rumah, karyawan bisa cepat dan mudah mempertahankan koneksi ke Asana melalui Dropbox. Van Zant sendiri punya dua komputer di rumahnya yang sinkron dengan akun Dropbox Asana-nya. Beliau meneguhkan, "Kemampuan mengakses aset Anda dari mana pun — tanpa perlu terikat pada satu mesin atau bagian Anda — sangat bermanfaat." Selain menggunakan Dropbox untuk menyimpan dan berbagi file secara internal, Asana juga mengandalkannya untuk berkolaborasi dengan pihak-pihak lainnya. Dengan menyimpan file seperti dokumen legal dan presentasi direktur ke Dropbox, Staf Asana dan mitra legal dan finansial dari luar dapat bertukar informasi tanpa perlu mengirimkan email bolak-balik — yang sangat bernilai bagi Van Zant. "Saya mempercayai bahwa email itu makam bagi file," beliau bercanda. Dikaitkan dengan komitmen untuk tetap membuat proses internal sederhana, keinginan untuk menghindari email berarti bahwa anggota staf hanya menggunakan perangkat lunak Asana dan Dropbox untuk kolaborasi. "Dengan cara ini kita tahu semua orang bekerja dengan informasi yang terkini dan kita tidak memboroskan waktu atau energi," kata Van Zant. "Penting sekali untuk mencapai efisiensi di perusahaan kami."

Menemukan kebebasan finansial dan etos

Salah satu manfaat terbesar yang disadari Asana sebagai hasil mengadopsi Dropbox Business adalah kemajuan dalam kesanggupan teknologi — tanpa perlu tambahan sumber daya teknis. Van Zant mengonfirmasi bahwa Dropbox telah membantu Asana mempertahankan staf yang lebih ramping. "Dari segi biaya infrastruktur dan gaji purnawaktu, kami sudah pasti menghemat ratusan ribu dolar, " katanya. "Nilai Balik Modal mengagumkan." Sebagai gantinya, Asana bisa fokus mengembangkan stafnya dalam bidang inti yang mendorong pertumbuhan bisnis. Van Zant yakin bahwa dengan meningkatkan produktivitas setiap karyawan, Dropbox membantu Asana mencapai tujuannya dengan tim yang lebih kecil. Beliau menambahkan, "Manfaat terbesar muncul dalam bentuk profitabilitas dan efisiensi setiap karyawan. Dan semua itu merupakan metrik yang sangat penting bagi kami." Mempertahankan staf yang lebih ramping juga telah memungkinkan Asana melestarikan etos yang dibangun ketika perusahaan itu pertama kali berdiri. Menurut Van Zant Dropbox Business telah membantu Asana bertumbuh pada momen yang tepat, tanpa kelebihan teknologi atau sumber daya yang memperlambat perkembangan. Beliau menambahkan, "Manfaatnya bersifat non-materiil, namun sesuatu yang sangat kita hargai."