Pelanggan / BNIM Architects

Sorotan Pelanggan BNIM Architects

Dropbox Business memungkinkan firma arsitektur pemenang penghargaan untuk berkolaborasi dengan mudah pada file desain berukuran besar dari kantor atau perangkat mana saja, sehingga mempercepat waktu penyelesaian proyek-proyek klien.

TANTANGAN

Menyederhanakan alur kerja selama perluasan

BNIM mendesain bangunan yang tidak hanya tampak apik dan berhasil memenangkan penghargaan nasional untuk kelestarian dan efisiensi energi. Keberhasilan ini telah membawa perusahan untuk berkembang ke luar kantor pusatnya di Kansas City, dan membuka tujuh kantor yang baru di seluruh AS. Namun saat waktunya tiba bagi para pegawai dari tujuh lokasi untuk bekerja bersama, proses yang ada tak pelak menghalangi perkembangan mereka. Setiap kantor memiliki drive jaringan berbeda sehingga menyulitkan sesama pegawai dan konsultan untuk berkolaborasi, terutama saat harus menangani file kompleks seperti model 3-D Autodesk Revit. Tenggat proyek yang diusulkan maju dari jadwal, dan arsitek harus mengunggah file ke server satu malam sebelum tanggal tenggat, ujar Erin Gehle, Direktur Komunikasi. “Kami harus menyisihkan waktu yang panjang hanya untuk komunikasi,” kata Gehle. Saat berada di luar kantor, arsitek harus berkutat dengan VPN dan perangkat pengelolaan proyek, perjuangan ini terus berulang setiap kali seseorang mengeditnya. “Alat bantu kami yang sekarang tidak melakukan tugasnya saat kami membagikan model Revit yang berukuran besar,” kata Paul Waters, DIrektur TI. “Mekanisme lain harus digunakan.”

Untuk mengakali masalah ini, pegawai mulai memakai akun pribadi Dropbox memakai alamat email BNIM. Setelah mengevaluasi sejumlah penyedia cloud untuk perusahaan, tidak mengejutkan jika Dropbox Business muncul sebagai pemenangnya. “Dari sudut pandang kompatibilitas, Dropbox Business paling mudah dioperasikan,” kata Waters.

“Dulu kami harus melewati banyak tahapan untuk berbagi dan berkolaborasi file. Dropbox Business meniadakan semua tahapan itu sehingga alur kerja kami jadi jauh lebih efisien”.

Paul Waters, Direktur TI, BNIM

SOLUSI

Cetak biru baru untuk berkolaborasi

Bagi pegawai BNIM, proses dari konsep ke cetak biru jadi jauh lebih mulus setelah mengaplikasikan Dropbox Business. Gehle mengatakan bahwa daripada harus menghabiskan waktu berjam-jam mengakali batasan server, pegawai dapat dengan cepat memulai permintaan file, yang memandu penerima untuk menambahkan konten ke folder spesifik. “Saat konsultan melihat sebuah proposal dan ingin melihat gambar alternatif, prosesnya sangat mudah”, ujarnya.

Tim arsitek dan insinyur kini dapat dengan mudah mengubah pada model-model yang ada di dalam folder bersama. Saat siap mengirim desain ke pelanggan, mereka memakai tautan bersama sehingga mereka tidak perlu lagi khawatir akan urusan atau jenis file. Dan pegawai BNIM sekarang bisa membagikan banyak dari dokumen-dokumen ini dengan klien di perangkat mobile, sehingga setiap konsep bisa divisualisasikan saat ada di lokasi. “Bekerja di ponsel kini menjadi pengalaman yang jauh lebih lancar dibandingkan membuka email untuk mengunduh file,” kata Gehle.

Beralih ke Dropbox Business juga telah membuat BNIM merasa tenang karena dokumen eksklusif milik perusahaan selalu dalam keadaan aman. Waters menyebut Konsol Admin sebagai “penyelamat,” karena BNIM dapat memiliki kendali yang lebih besar atas data, sehingga TI bisa menghapus file dari perangkat saat pegawai meninggalkan perusahaan.

“Dropbox Business benar-benar mentransformasi kemampuan kami untuk bereaksi cepat. Reputasi kami meningkat karena kami tanggap, memahami, dan peduli. Dan klien kami sangat menghargainya.”

Erin Gehle, Direktur Komunikasi, BNIM

HASIL

Waktu tanggap lebih cepat

Dropbox Business membantu pegawai BNIM menghemat waktu — sama seperti gedung yang dibangun firma ini yang membantu klien menghemat energi. “Kami tidak perlu lagi lembur hingga larut karena harus memindahkan file kembali ke jaringan,” ujar Gehle. Waktu penyelesaian yang lebih cepat juga dirasakan oleh pelanggan. “Dropbox Business benar-benar mentransformasi kemampuan kami untuk bereaksi cepat. Reputasi kami meningkat karena kami tanggap, memahami, dan peduli. Dan klien kami sangat menghargainya.” Departemen TI BNIM telah melihat dampak serupa pada kecepatan dan efisiensi mereka dengan Dropbox Business. Waters memperkirakan layanan ini telah mengurangi overhead manajemen TI sebesar 40%. “Misalnya, kami tak perlu lagi bertanya kepada pengguna yang file-nya hilang ‘ke hari apa file akan dipulihkan?’ pengguna bisa melakukannya sendiri,” katanya. Sebagai tim TI yang paham dengan bisnis, penghematan waktu ini membantu mempertahankan keunggulan daya saing BNIM. “Kami telah berusaha keras menempatkan BNIM menjadi yang terdepan dalam sisi teknologi dan melihat semua cara yang kini tengah berkembang untuk menyempurnakan proses desain,” ujar Waters. “Jadi pengurangan overhead ini benar-benar fantastis.”