Pelanggan / Centric Projects
Play video

Centric Projects mempertahankan biaya operasional rendah dan produktivitas tinggi dengan Dropbox Business

Centric Projects adalah sebuah perusahaan konstruksi komersial yang membangun dengan pendekatan inovasi, fleksibilitas, ketahanan, dan keahlian sebagai pilihan. Dengan portofolio yang mencakup ruang komersial, retail, perawatan kesehatan, dan institusi, Centric tampil berbeda dibandingkan perusahaan konstruksi lainnya melalui desain unik, pemikiran kreatif, dan teknologi baru.

Membentangkan fondasi

Saat Centric projects berdiri tahun 2010, perusahaan memiliki tiga mitra — Courtney Kounkel, Steve Swanson, dan Richard Wetzel — yang duduk bersebelahan di ruang kantor sementara. Kolaborasi dan berbagi file masih sesederhana pembicaraan antar layar laptop dan bertukar flash drive satu sama lainnya.

Namun, interaksi masa depan di Centric berubah total ketika seorang rekan kerja menyarankan tim penggagas membuat akun di Dropbox. Trio ini mengunduh aplikasi Dropbox siang itu dan mulai sering menggunakannya, sehingga di penghujung dua minggu pertama mereka sudah harus menambah ruang penyimpanan.

Seiring bertambahnya staf perusahaan, kebutuhan akan penyimpanan file tambahan juga meningkat, maka Swanson memasukkan semua orang ke Dropbox Business. Dengan prioritas utama operasional dan efisiensi, dia mempertimbangkan beberapa solusi lain — bahkan hingga mempertimbangkan untuk memulai proses "ruwet" mengunggah file ke produk penyimpanan awan yang lain — namun akhirnya dia memutuskan Dropbox adalah pilihan yang paling tepat. "Dropbox Business berperan sebagai server kami," katanya. "Semua data perusahaan kami ada di sana, dan kami bisa dengan sangat cepat dan mudah menggunakannya untuk berbagi informasi dengan orang lain."

"Dalam bidang konstruksi, cara terbaik mempertahankan profitabilitas adalah dengan menjaga biaya operasional tetap rendah. Pengelolaan operasional kami seperempat hingga sepertiga dari kompetitor kami', sebagian karena Dropbox Business."

Kesederhanaan dan kepekaan

Karena sekitar tiga perempat tim Centric selalu bekerja di lokasi pekerjaan, sangatlah penting bagi perusahaan memiliki cara yang dapat diandalkan untuk berkomunikasi dan berbagi. Dropbox memungkinkan karyawan di lapangan dan di kantor terhubung secara langsung. Misalnya, ketika urutan perubahan proyek ditetapkan, data ini akan disimpan di Dropbox, memastikan siapa pun yang butuh dapat memilikinya pada saat bersamaan. Wetzel menambahkan, "Orang yang bekerja jauh dari kantor cukup membuka Dropbox dan ini persis seolah mereka sedang duduk bersama kami di kantor. Tidak ada seorang pun yang khawatir untuk masuk ke server Citrix. Kami langsung terhubung, dan file kami selalu terkini".

Anggota tim yang jauh dari kantor juga mengandalkan aplikasi Dropbox. Ketimbang menenteng laptop ke mana-mana, mereka bisa cepat mengakses file langsung di iPhone atau iPad. Wetzel berkeyakinan kemudahan aksesibilitas seperti ini mendukung cara pandang perusahaan dalam bidang teknologi. "Perusahaan kami tidak punya server besar atau kabel yang berseliweran di kantor", katanya. "Teknologi menjadikan semuanya mudah, tidak rumit — dan karena itulah kami memilih menggunakan Dropbox Business".

Selain menggunakan Dropbox secara internal, staf Centric juga mengandalkan tautan berbagi untuk mengirimkan gambar masukan penting ke subkontraktor, dan untuk berbagi penawaran dan proposal dengan calon klien. Kata Swanson "Ketika membuat folder di Dropbox, saya dapat berbagi file besar dengan subkontraktor, dan mereka dapat mengunggah kembali pengajuan mereka — sehingga hasilnya bisa langsung saya dapatkan segera setelah mereka selesaikan. Cara ini jauh lebih gampang ketimbang menggunakan situs FTP".

Bagian penting dalam kolaborasi internal dan eksternal di Centric adalah keamanan. Ketiga mitra telah mengaktifkan autentikasi dua langkah di Dropbox dan menghargai kemampuan cepat untuk memutuskan tautan komputer, perangkat, dan sesi web. Mereka juga memastikan agar semua karyawan menetapkan kata sandi pada perangkat seluler mereka, dan juga di aplikasi Dropboxnya sendiri, sehingga orang lain tidak bisa mengakses file mereka. Bila menyangkut keamanan data, Wetzel bercanda, "Saya lebih memilih untuk menempatkannya secara aman, dienkripsi, dalam sistem berganda seperti Dropbox, ketimbang menaruhnya di kantor dengan risiko kehilangan data lokal. Sekarang, seandainya bencana melanda kantor kami, kami akan bangkit dan beroperasi kembali di lokasi yang jauh dalam waktu 30 menit atau kurang!"

Manfaat bersaing

Karena bidang konstruksi merupakan industri berbiaya variabel, dan pemasukan dapat berubah-ubah dari bulan ke bulan, Centric percaya bahwa biaya pengoperasian yang rendah adalah standar penting untuk dipertahankan. Dengan menggunakan Dropbox, Centric tidak perlu menyewa profesional TI dan berinvestasi untuk server yang mahal. Kata Wetzel, "Dalam bidang konstruksi, cara terbaik mempertahankan profitabilitas adalah dengan menjaga biaya operasional tetap rendah. Pengelolaan operasional kami seperempat hingga sepertiga dari kompetitor kami, sebagian merupakan dampak penggunaan Dropbox. Kompetitor terbentur dengan sistem turun-temurun dan membuat efisiensi terbebani dan biaya meningkat. Dewasa ini membeli server bukanlah hal yang masuk akal."

Keunggulan lain dibandingkan kompetitor adalah kemampuan karyawan untuk bekerja cepat dan efektif terkait lokasi pekerjaan. Karena karyawan di perusahaan konstruksi lain bekerja jauh dari kantor melalui sistem berbasis server, mereka tidak dapat mengakses data dengan kecepatan yang sama dengan karyawan Centric. Kounkel, yang memiliki tim bekerja terutama di lapangan, menyatakan, "Jujur saja, Dropbox membuat perusahaan kami lebih unggul dewasa ini, melek-teknologi."

   Dropbox telah menjadi inti bagian untuk proses dan produktivitas Centric, seolah-olah aplikasi ini dibuat khusus untuk Centric. Swanson mengakui, "Mungkin kata 'Dropbox' adalah kata yang paling sering Anda dengar dibandingkan kata lainnya di perusahaan ini. Kami semua tahu cara menggunakan Dropbox; itu sudah menyatu dalam budaya kami."