Pelanggan / Chapman University

Sorotan Pelanggan Universitas Chapman

Departemen TI universitas ini meluncurkan Dropbox Education untuk membantu staf kampus berkolaborasi dengan cara yang lebih baik dan lebih aman serta menghasilkan peningkatan produktivitas dan penghematan biaya.

TANTANGAN

Tetap konsisten pada akar progresifnya

Universitas Chapman didirikan pada tanggal 4 Maret 1861 — bertepatan pada hari ketika Presiden Abraham Lincoln diambil sumpah untuk masa pertama kepresidenannya. Ini bukan kebetulan: beberapa jam setelah pidato presiden, universitas yang berada di kawasan Los Angeles ini membuka pintunya bagi mahasiswa dari ras atau jenis kelamin apa pun — suatu tindakan radikal di zaman itu. Lebih dari 150 tahun kemudian, Chapman telah mempertahankan pendekatan progresifnya dalam banyak bidang. “Sudah menjadi bagian dalam gen kami untuk melakukan sesuatu melewati batas dan apa yang dipandang umum, dan kami melakukannya terhadap cara pandang kami pada teknologi” kata Armando Diaz, Insinyur Layanan Teknik. Itu sebabnya anggota fakultas tahu ada cara yang lebih baik untuk berkolaborasi pada riset dan proyek ketimbang menggunakan CD dan USB Drive. “Anda harus mengirimkannya melalui surat antar kampus atau mengunjungi kantor seseorang,” kata Diaz. “Ini penggunaan waktu yang tidak praktis.” Banyak yang telah berpaling ke akun pribadi Dropbox untuk berbagi dokumen dengan cepat, dan bagian TI segera mengamatinya. “Karena banyak fakultas sudah menggunakan Dropbox, kami tahu kami selanjutnya dapat mengamankan lingkungan itu dengan Dropbox Education,” kata Helen Norris, Kepala Petugas Informasi. “Dari sekian banyak opsi yang kami terima, Dropbox adalah pilihan yang paling fleksibel dan mudah digunakan.”

“Karena banyak fakultas sudah menggunakan Dropbox, kami tahu kami selanjutnya dapat mengamankan lingkungan itu denganDropbox Education. Dari sekian banyak opsi yang kami terima, Dropbox adalah pilihan yang paling fleksibel dan mudah digunakan.”

Helen Norris, Pimpinan Petugas Informasi, Universitas Chapman

SOLUSI

Memungkinkan kolaborasi yang lebih aman

Chapman meluncurkan Dropbox Education dengan membuat portal web di mana pengguna dapat mendaftar sendiri. “Kami ingin mengukur nilai adopsi asli dari produk tersebut, sebaliknya dari memaksa orang-orang bergabung,” kata Paul Kang, Asisten Direktor, Infrastruktur. Baru saja seminggu sejak portal difungsikan, tim ini bertambah menjadi 300 pengguna, mewakili hampir sepertiga keseluruhan staf pengajar dan admin Chapman. Kang mengatakan nila adopsi universitas dari solusi sebelumnya hanyalah 20% setelah empat tahun. “Kami mencapai nilai yang lebih tinggi dengan Dropbox Education dalam tujuh hari,” katanya. “Dan orang-orang tidak hanya mendaftar — mereka menjadi pengguna aktif. Ini sukses besar.”

Untuk mendorong kolaborasi pada riset, para profesor dewasa ini merekam kuliah mereka dan menaruhnya di folder bersama Dropbox. Staf pengajar bisa mengakses rekaman ini apakah mereka di kampus atau di mana pun di seluruh dunia. Setiap hari, hanya departemen farmasi saja sudah mengunggah delapan jam kuliah dari lima kelas ke Dropbox. Salah satu profesor di departemen ini menggunakan folder bersama sebagai tempat kerja kolektif untuk mitra riset di Brasil, Mesir, dan Afrika Selatan. “Saya bisa meninjau laporan lab, publikasi, menyetujui aplikasi,” kata Dr. Ayman Noreddin, Profesor Farmasi dan Dekan Kolega untuk Permasalahan Akademi. “Semua yang terkait dengan riset saya tinggal di Dropbox karena file mudah sekali ditemukan dan dibagikan.”

Anggota staf pengajar menghargai bahwa Dropbox juga memungkinkan mereka bekerja dengan aman pada perangkat apa pun di lingkungan platform gabungan dari Chapman. “Tidak soal apakah PC, Mac, iOS, atau Android, data tersedia kapan saja,” kata Kang. “Itu baru salah satu kekuatan Dropbox.” Sebagai adopsi solusi yang telah menyebar lebih luas di Chapman, Konsol Admin memungkinkan departemen TI untuk melacak semua akun pengguna dan perangkat terhubung. “Dasbornya menakjubkan — kami dapat melihat pemakaian apa pun yang mungkin di luar norma,” kata Kang. “Selain itu dengan enkripsi Dropbox serta standar kepatuhan, kami merasa sangat aman meletakkan file-file penting kami di platform ini.”

“Nlai adopsi pada solusi kami sebelumnya hanyalah 20% setelah empat tahun. Kami mencapai nilai yang lebih tinggi dengan Dropbox Education dalam tujuh hari.”

Paul Kang, Asisten Direktor, Infrastruktur, Universitas Chapman

HASIL

Meningkatkan tabungan dan produktivitas

Dropbox Education telah membuat pekerjaan di kampus jadi lebih mudah untuk tim TI Chapman termasuk staf pengajar dan peneliti universitas. “Saya biasanya mengatur server email, dan waktu serta biayanya sangat besar,” kata Kang. “Karena Dropbox Education, orang-orang yang menggunakan email jauh berkurang. Ini berarti penghematan biaya besar sekali bagi kami, dengan pusing yang tinggal sedikit." Pejabat universitas mengatakan ini solusi kemudahan dalam penggunaan, artinya mereka mendapatkan lebih sedikit permintaan dukungan dari pengguna. “Tidak ada pelatihan khusus yang dibutuhkan dengan Dropbox,” kata Ramiro Landeros, Manajer Web. “Orang-orang memahaminya sendiri, yang menghemat banyak waktu dan sumber daya. ”Untuk para peneliti Chapman Dropbox Education memiliki efek positif lainnya: solusi ini menumbuhkan jaringan kolega mereka. “Dengannya pekerjaan saya jadi sangat tertata,” kata Noreddin. “Saya menjadi lebih fokus dan produktif, dan saya melihat perbedaannya dari kolega saya juga. Kami berbagi ide dengan sangat mudah, dan mambuat riset kami menjadi jauh lebih baik.”