Pelanggan / Cleveland Community College

Sorotan Pelanggan Cleveland Community College

Dropbox Education membantu perguruan tinggi North Carolina menajamkan fokus pengajaran dengan memungkinkan staf bekerja dari berbagai perangkat, menghemat waktu pada tugas-tugas TI dan administratif.

TANTANGAN

Mencari cara lebih baik untuk berbagi dan mengakses file

Untuk membekali masa depan lebih dari 13.000 mahasiswa sarjana dan lanjutannya, Cleveland Community College selalu menerima teknologi baru. Perguruan Tinggi The Shelby yang terletak di North Carolina belum lama ini memperoleh hibah federal terbesar yang pernah dianugerahkan kepada perguruan tinggi komunitas di negara bagian ini. Sebagian besar anggota fakultas dan staf perguruan tinggi ini memakai berbagai macam perangkat, termasuk iPad dan tablet Surface, untuk mengajar di semua lokasi tempat perguruan tinggi ini menawarkan kuliahnya.

Namun bekerja di berbagai macam perangkat dan platform seringkali menyulitkan anggota fakultas dan staf untuk mengakses dan berbagi file. Terlebih lagi, sistem server warisan perguruan tinggi ini mengharuskan karyawan untuk mencadangkan file secara manual, sebuah proses yang seringkali mengakibatkan file terhapus tidak sengaja — dan memusingkan bagian TI. Banyak pegawai sudah memakai akun pribadi Dropbox untuk mengatasi tantangan ini, membuat perguruan tinggi ini mempertimbangkan solusi sinkronisasi dan berbagi tingkat perusahaan yang dapat diadopsi seluruh kampus.

Setelah melihat beberapa vendor berbeda, perguruan tinggi memutuskan untuk memakai Dropbox Education “Standar dari segi fitur sudah sangat tinggi, seperti dapat berkolaborasi, berbagi, dan mengakses dari berbagai lokasi, hal-hal seperti itu,” ujar Athena Smith, Koordinator Pengembangan Instruksional perguruan tinggi ini. “Sulit menemukan sesuatu yang bisa menyamainya.”

“Dari sudut pandang TI, jika seorang kehilangan file, kami harus terlibat untuk memulihkan file tersebut ke kondisi semula. Kami juga harus menggunakan dukungan server yang sepenuhnya ditujukan untuk mencadangkan file. Setelah kami memindahkan semua ke Dropbox, kami tidak akan lagi harus melakukannya. Saya melihat ini sebagai penghematan waktu yang luar biasa bagi kami.”

Howard Roberts, Pimpinan Eksekutif Informasi, Cleveland Community College

SOLUSI

Membuat pengajaran di dalam dan di luar kampus jadi lebih mudah

Dengan Dropbox Education, perguruan tinggi ini dapat lebih baik melayani komunitas mahasiswanya. Anggota fakultas sekarang dapat datang dengan perangkat pilihan mereka di sekolah menengah dan lokasi kelas di luar kampus lainnya, dan segera mengakses materi yang mereka butuhkan. “Anggota fakultas tidak harus lagi khawatir mengenai perangkat apa file itu akan dibuka,” kata Smith, “Karena file akan ada di seluruh perangkat. Mereka bisa mengaksesnya dari mana saja — di kampus, di luar kampus, di pantai, di mana pun mereka kebetulan berada.”

Anggota fakultas tidak perlu memakai kertas lagi saat berbagi folder dengan mahasiswa, sehingga tugas kuliah lebih mudah diberikan dan dikumpulkan. Dan emblem Dropbox memudahkan kolaborasi antara staf yang bekerja di sebuah kelompok kerja dan prakarsa perencanaan kampus lainnya. Fitur ini memungkinkan pemirsa membagikan file dan memakai versi terbaru saat seseorang membuat perubahan, semuanya di dalam Microsoft Office. “Di pendidikan tinggi, selalu ada tim orang-orang yang mengerjakan sesuatu,” kata Dr. Shannon Kennedy, Wakil Presiden Eksekutif Instruksi dan Pengembangan Mahasiswa. “Ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan dokumen yang sama.”

Howard Roberts, Pimpinan Eksekutif Informasi mengatakan bahwa Dropbox Education juga menyediakan fitur keamanan yang dibutuhkan kampus. Layanan ini berintegrasi dengan penyedia sistem masuk tunggal kampus SecureAuth, yang berarti bahwa anggota fakultas dan staf bisa masuk ke Dropbox dengan izin masuk yang disediakan oleh kampus. “Dari sudut pandang keamanan, tidak ada seorang pun dari orang yang dimaksud yang dapat mengakses dokumen,” ujarnya

“Para pengajar di fakultas tidak perlu lagi mengkhawatirkan di perangkat mana file disimpan, karena file akan tersimpan di semua perangkat mereka. Mereka dapat mengaksesnya dari mana saja — di kampus, di luar kampus, di pantai, di mana saja mereka kebetulan berada.”

Athena Smith, Koordinator Pengembangan Instruksional Cleveland Community College

HASIL

Menghemat waktu bagi TI dan dosen

Dropbox Education akan mengurangi waktu yang dihabiskan personel TI untuk menangani berbagai masalah terkait berbagi dan pencadangan file, jelasnya. Anggota fakultas dan staf segera mencadangkan semua file di Dropbox Education daripada ke server perguruan tinggi yang lama, sebuah langkah yang akan memudahkan pemulihan file saat seseorang tidak sengaja menghapusnya — atau meninggalkan kampus. “Saya melihatnya sebagai sebuah hal yang sangat menghemat waktu kami,” kata Roberts.

Yang terpenting? Para dosen dapat menghabiskan waktu lebih lama mengajar dan mengurangi waktu mengurusi tugas-tugas administratif. “Saya kenal seorang anggota fakultas yang meminta mahasiswa membuat folder dan membagikannya dengan mereka,” ujar Smith. “Mereka malah bisa berjalan mengelilingi ruang kelas dan melihat folder mahasiswa itu dan mengatakan, ‘Ya, saya sudah menerima pekerjaan rumah Anda,’ dan memeriksanya saat mereka berjalan mengelilingi ruang kelas.”