Pelanggan / Dentsu

Dentsu terus menelurkan kreativitas berkat bantuan Dropbox Business

Berkantor pusat di Tokyo, Dentsu merupakan salah satu biro iklan terbesar di dunia. Perusahaan ini membuat kreasi iklan pemenang penghargaan, strategi pemasaran, rencana media, acara dan lain-lain untuk klien di 110 negara. Melalui promosi produk dan merek klien yang apik, Dentsu membantu memperkuat hubungan klien dan konsumennya.

Ditanda-tangani, dikemas, dan dikirimkan - dengan biaya.

Dalam dunia periklanan yang melaju dengan cepat, waktu luang jarang bisa didapatkan. Tenggat waktu harus dipenuhi — bahkan saat iklan dan strategi harus menyeberangi zona waktu untuk mendapat persetujuan. Bagi Dentsu, dulu ini berarti semakin besarnya tekanan dan kepanikan dalam antar-jemput file.

Banyak file yang dibuat dan dibagikan oleh Dentsu — untuk proyek seperti papan iklan dan iklan TV — berukuran ratusan megabyte. Namun karena server email perusahaan Dentsu memiliki batasan ukuran tertentu untuk file, para pegawai harus bergantung pada DVD untuk mengirimkan naskah kreatif ke klien dan kolega di negara lain.

Cara pengiriman DVD ini bukan hanya mengharuskan Dentsu menghabiskan waktu untuk menyiapkan amplop dan kemasan, bahkan waktu ini diambil dari jadwal pengembangan, sehingga para pegawai terpaksa mengerjakan proyek secara terburu-buru. Selain itu, perusahaan harus mengeluarkan biaya pengiriman yang sangat besar setiap bulan. Seiring waktu, semakin jelas bahwa biaya pengiriman DVD ini seharusnya tak semahal itu, maka Dentsu mulai menjajaki pilihan lain. Dropbox Business menawarkan solusi yang bukan hanya cepat, dapat diandalkan, dan berbiaya terjangkau — platform ini juga berhasil digunakan di wilayah di mana berbagi file dulunya sangat sulit dilakukan. Account Supervisor Dentsu, Ai Ando mengatakan, “Pasar internasional sangat penting bagi kami dan kami seringkali harus mengirimkan data ke luar negeri. Kami tahu bahwa Dropbox Business aman dan cukup dapat diandalkan untuk digunakan di negara-negara lain."

“Dua tahun lalu, nilai tagihan jasa kurir untuk semua pengiriman yang kami lakukan selama lebih dari empat bulan mencapai ratusan ribu yen. Dengan Dropbox Business, biaya tersebut menjadi berkurang drastis.”

Pendekatan baru dalam bisnis global

Dengan pembagian file dan alur kerja yang ditransformasi oleh Dropbox Business, divisi-divisi Dentsu seperti tim akun global dapat bertukar informasi dengan klien dan vendor jauh lebih cepat, berapa pun besarnya file. “Kami sering sekali melakukan pemotretan dan harus mengirimkan 20-30 file dengan resolusi tinggi kepada klien pada saat bersamaan dan masing-masing file berukuran 200-300 MB,” ujar Ando lagi. “Dropbox Business membuat pengelolaan data besar dan berat menjadi mudah setiap hari. Kami tinggal mengirimkan tautan kepada klien, mereka pun segera mendapatkan apa yang mereka perlukan.”

Para pegawai Dentsu bersyukur karena Dropbox tidak mengharuskan klien untuk mengunduh data untuk meninjau konsep, aset, dan video. Karena Dropbox Business mudah sekali diakses dari web, dari iklan cetak hingga iklan TV, semuanya dapat dilihat secara online. Seperti Ando jelaskan, “Luar biasa karena klien dapat melihat iklan cetak dan iklan TV di Dropbox Business tanpa mengunduh file. Mereka bisa segera mengakses konten, kemudian memberikan persetujuan akhir bahkan saat mereka sedang dalam perjalanan bisnis.”

Selain karena kenyamanan, para pegawai Dentsu – seperti tim IT – bersyukur karena data disimpan secara aman dengan Dropbox Business. “Keamanan merupakan prioritas tim IT kami karena kami menangani data yang sangat rahasia, dan Dropbox Business telah terbukti memenuhi persyaratan kami. Untuk meningkatkan keamanan data, kami menambahkan tanggal kedaluwarsa dan kata sandi ke tautan bersama kami,” kata Ando.

“Jika Anda menempuh perjalanan panjang ke dan dari kantor, Anda bisa dengan cepat mengambil file kerja dari akun Dropbox Business. Saya sering mengecek proyek menggunakan aplikasi seluler Dropbox dan mengirim tautan ke kolega bahkan sebelum saya sampai di kantor.”

Menurunkan biaya, meningkatkan produktivitas

Dengan mengadopsi Dropbox Business, Dentsu telah melihat keuntungan efisiensi besar – baik dalam waktu maupun biaya. Masa tagihan biaya pengiriman internasional yang besar telah berlalu. Menurut Ando, "Dua tahun lalu, nilai tagihan jasa kurir untuk semua pengiriman yang kami lakukan selama lebih dari empat bulan mencapai ratusan ribu yen. Dengan Dropbox Business, biaya tersebut menjadi berkurang drastis.”

Seiring menurunnya pengeluaran, produktivitas pun meningkat. Tenggat waktu tidak lagi harus dipersingkat karena waktu pengiriman DVD yang harus diperhitungkan. Sekarang, para pegawai memiliki lebih banyak waktu untuk memoles kreasi iklan, plus mereka juga bisa menjaga produktivitas pada tingkat yang lebih tinggi ketika mereka di luar kantor untuk pemotretan atau kunjungan klien. Seperti yang Ando katakan, "Jika Anda menempuh perjalanan panjang ke dan dari kantor, Anda bisa dengan cepat mengambil file kerja dari akun Dropbox Business. Saya sering mengecek proyek menggunakan aplikasi seluler Dropbox dan mengirim tautan ke kolega bahkan sebelum saya sampai di kantor."

Akses ke file proyek dari jarak jauh selama 24 jam seperti ini adalah kunci dalam industri yang bergerak dengan sangat cepat. Dengan Dropbox Business, Dentsu bisa terus berada di barisan depan dalam dunia periklanan, dan terus menjaga kepuasan dan keberhasilan klien globalnya.