Pelanggan / Foursquare

Penyimpanan lokal: Bagaimana Foursquare menggunakan Dropbox Business agar tetap sinkron.

Foursquare merupakan aplikasi seluler berbasis lokasi yang didesain untuk menghubungkan orang dan tempat. Dengan aplikasi ini orang-orang bisa berbagi dan menyimpan tempat-tempat yang mereka kunjungi serta mendapatkan rekomendasi pribadi sesuai tempat yang pernah didatangi. Komunitas Foursquare berjumlah 25 juta lebih pengguna dan satu juta pedagang.

Mengutamakan pertumbuhan organisasi

Saat Foursquare meluncurkan produk pertamanya tahun 2009, tim kecil mereka hanya menempati kantor kecil. Karyawan awal ini duduk berdekatan dan tidak sulit untuk berbagi dokumen dan informasi proyek. Eric Friedman, Direktur Operasional Penjualan dan Pendapatan mengenang, "Dulu, jumlah kami bisa dihitung dengan jari, jadi mudah untuk tetap mendapatkan informasi terkini." Seiring dengan meningkatnya bisnis, jumlah karyawan juga meningkat, dan tak diragukan bahwa Foursquare butuh solusi yang lebih tangguh dan andal untuk berbagi file antar lokasi dan benua. Friedman mengungkapkan, "Dengan kantor di San Francisco, New York, dan London, kami membutuhkan sistem file terpusat yang praktis sehingga kami dapat dengan mudah membuat, mengatur, dan mengelola semua dokumen digital." Friedman mulai mengevaluasi sistem yang berbeda, dengan keamanan, kualitas, dan keterandalan berada di bagian atas daftar persyaratannya. Sebagai pengguna awal Dropbox, Friedman sendiri mengatakan bahwa dia cepat mengenali "Dropbox sebagai solusi terbaik untuk kolaborasi digital." Tidak seperti sistem file atau drive jaringan, Friedman mengetahui berdasarkan pengalaman, bahwa Dropbox tidak hanya memungkinkan file dapat diakses dari berbagai perangkat, namun juga menyinkronkannya ke komputer. Ini berarti walaupun karyawan Foursquare sedang berada di perjalanan dan tidak memiliki koneksi internet, mereka masih dapat mengakses dokumen penting.

"Memiliki semua file kami secara lokal di semua komputer dan dicadangkan secara teratur sangatlah berharga. Prinsip dasar kami adalah: jika tidak ada di Dropbox, berarti tidak ada."

Bertindak berdasarkan dasar pikiran yang sama

Karena Foursquare merupakan salah satu pengguna awal Dropbox, banyak orang dari dalam perusahaan ini telah memiliki akun individu sebelum Dropbox Business diperkenalkan. Pada saat perusahaan beralih ke Dropbox Business, sistem hanya mengalami sedikit gangguan. "Setiap klien dan mitra kami punya "rumah" di Dropbox", tambah Friedman. "Semua yang mereka alami berada dalam aplikasi ini, dan ini juga tempat wiraniaga, manajer akun, tim hukum dan desain menyimpan semua dokumen penting." Memiliki tempat penyimpanan sentral untuk aset-aset penting mempercepat dan mempermudah karyawan di tiga lokasi perusahaan untuk mengakses kontrak klien, presentasi penjualan, dan jaminan internal. Dan saat karyawan perlu mengedit file besar dengan Adobe Photoshop atau Microsoft Office, mereka dapat mengakses dokumen dan foto dengan cepat karena salinannya disimpan di komputer mereka secara lokal. Dropbox Business membantu Foursquare merampingkan tugas-tugas administratif yang sebelumnya memakan banyak waktu. Seperti yang dijelaskan Friendman , "Sangat membantu sekali untuk menggunakan Dropbox selama proses penerimaan karyawan baru. Saya cukup menambahkan orang ke tim, berbagi sebuah folder, dan mereka akan memiliki semua yang saya rujuk untuk proses penyambutan". Interaksi Foursquare dengan klien eksternal, misalnya pihak pedagang dan agen, telah ditingkatkan dengan Dropbox Business. Alih-alih mengirimkan email dengan lampiran dokumen-dan membuat kotak masuk penuh-staf Foursquare cukup mengirimkan tautan ke file di Dropbox. "Sangat menghemat waktu, khususnya jika Anda sedang berdiskusi dengan dua puluh atau tiga puluh orang dalam utas email", ujar Friedman. "Yang jelas, kami bisa bekerja jauh lebih cepat".

Sistem yang sangat dibutuhkan

Saat harus memilih fitur favorit Dropbox Business, bagi Friedman pilihan utamanya adalah memiliki kemampuan berbagi dengan tautan, membatalkan penghapusan, dan memulihkan file versi sebelumnya. Ia menjelaskan, "Satu kejadian yang sangat membantu saya memahami kekuatan Dropbox Business adalah ketika seseorang tanpa sengaja menghapus banyak file yang kami butuhkan. Saat itu juga saya langsung online dan memulihkan semuanya. Sungguh lega mengetahui bahwa Anda bisa tenang setelah suatu kecelakaan apabila itu benar-benar terjadi". Tetapi yang terpenting, akses sentral dan secara lokal ke berbagai file menjadikan Dropbox Business sangat bernilai bagi Foursquare. "Dengan banyak karyawan yang mengadakan perjalanan dan berada di kantor yang berbeda, sangat penting bagi kami untuk memastikan semua informasi dan dokumen penting berada di satu tempat dan dapat diakses kapan saja. Menyimpan semua file kami secara lokal di komputer setiap orang dan teratur dicadangkan sangatlah tak ternilai." Friedman menambahkan, "Prinsip dasar kami adalah: jika file tidak ada di Dropbox, berarti file itu tidak ada."