Pelanggan / Huge

Huge memperbesar kolaborasi dan produktivitas dengan Dropbox Business.

Huge, Inc, merupakan agen periklanan digital dari hulu hingga ke hilir yang menyediakan layanan strategi, desain, dan pengembangan untuk klien termasuk HBO, PepsiCo, IKEA, dan Toyota. Dengan kantor di Amerika Serikat, Eropa, dan Amerika Selatan, operasi perusahaan tergantung pada kemampuan untuk bertukar ide dan informasi secara efektif antar anggota tim Huge di seluruh penjuru dunia.

Mencari solusi berbagi di awan yang sederhana dan tangguh

Karena tim tersebar di seluruh dunia, berkolaborasi selalu menjadi tugas yang tidak mudah bagi Huge. Perusahaan ini membutuhkan cara untuk berbagi file berukuran besar dalam waktu cepat dan mudah antar staf dan di semua perangkat di mana pun mereka berada. "Karena kami dituntut untuk segera mengatasi masalah, sangat penting bagi kami untuk bekerja dengan cepat", papar Direktur TI Huge, Paul Doyle. "Karyawan tersebar secara geografis, dan data yang dibagikan sangat besar, sehingga semakin sulit untuk melakukan pekerjaan secara tradisional". Saat perusahaan menyadari sistem berbagi file mereka gagal, Doyle mulai menjelajahi opsi yang akan mendukung kebutuhan mendesak akan kemampuan kolaborasi yang lebih baik. Prioritas utamanya adalah tidak mengubah alur kerja yang sudah ada, tetapi dia juga menginginkan sistem berbagi file yang sederhana, akses di berbagai perangkat, fleksibilitas ukuran file, dan biaya. Selama beberapa bulan, Huge mencoba memodelkan dan menguji sebuah solusi open source, tetapi pada akhirnya memutuskan bahwa kebutuhan manajemen dan biaya- termasuk kebutuhan staf internasional-terlalu besar. Perusahaan mulai mengevaluasi solusi lain, tetapi menemukan bahwa harga dan keterbatasan ukuran file menjadi masalah.

"Banyak sekali karyawan kami yang bekerja dengan dua komputer. Dengan bekerja pada data dalam Dropbox, mereka dapat menyinkronkan laptop dan desktop mereka. Ini mengurangi kebutuhan TI untuk menyediakan solusi yang memastikan sinkronisasi beragam perangkat. Dropbox menyediakannya untuk kami."

Solusi yang mendukung alur kerja yang sudah mapan

Saat Doyle menemukan Dropbox Business, ia mengatakan bahwa ia telah menemukan "sistem yang cocok dengan alur kerja yang sudah ada, bukannya sistem yang mengharuskan Huge mengubah alur kerjanya." Selain menawarkan harga yang kompetitif, Dropbox Business memberikan ruang penyimpanan dan kebebasan yang diperlukan untuk berbagi file besar dan siap menampung jumlah karyawan maupun klien yang terus bertambah, di berbagai lokasi. Dengan fitur seperti sinkronisasi LAN, Huge dapat langsung menyinkronkan file dengan kantor internasional di London dan Rio de Janeiro. Akhirnya pengguna mampu berbagi gambar dan video beresolusi tinggi, berapa pun ukurannya, dan memproses format file mentah untuk mempercepat kerja. Dari sisi admin, file dapat dikunci dan dikendalikan, agar pekerjaan tetap terdistribusi dengan benar, dan file yang dihapus dapat dipulihkan. Beralih ke Dropbox Business sebagai sistem penyimpanan dan berbagi untuk seluruh perusahaan juga sangat mudah. Manajer Sistem Dukungan Teknis Huge, Sam Gorney, mengatakan "Transisinya sangat mulus. Sekitar tujuh dari sepuluh orang sudah memiliki akun Dropbox, dan mereka sangat senang mendapatkan ruang penyimpanan yang besar. Setiap orang dapat dengan sangat mudah memindahkan akun Dropbox pribadi mereka ke akun Bisnis kami."

Meningkatkan efisensi — dan kepuasan klien

Dropbox Business telah sangat berpengaruh di hampir semua departemen dalam Huge, dengan menyediakan cara baru dan ringkas untuk menyelesaikan tugas penting sehari-hari. "Banyak sekali karyawan kami yang bekerja dengan dua komputer", ujar Doyle. "Dengan bekerja pada data dalam Dropbox, mereka dapat menyinkronkan laptop dan desktop mereka. Ini mengurangi kebutuhan TI untuk menyediakan solusi yang memastikan sinkronisasi beragam perangkat. Dropbox melakukannya untuk kami". Kini semua departemen dalam organisasi dapat lebih mudah memperoleh informasi terkini. Misalnya, grup desain pengguna merasakan betapa pentingnya Dropbox Business saat berkolaborasi melakukan pengembangan kerangka situs web. Perangkat lunak berbagi di Dropbox juga mempermudah pembaruan bagi grup TI, "Saat saya harus mengambil perangkat lunak dari lokasi terpencil, jujur saja, Dropbox merupakan solusi terbaik", ujar Gorney. "Saya harus mendistribusikan versi baru sistem operasi MAC, dan Dropbox membuatnya sangat mudah untuk berbagi file tersebut ke anggota tim lainnya". Kolaborasi dengan kantor-kantor internasional juga menjadi lebih lancar. "Dropbox memberikan kami fleksibilitas untuk berbagi dengan kantor Brasil, tanpa harus membuat infrastruktur apa pun. Dulunya sangat susah untuk merapikan segalanya, tetapi dengan Dropbox kami mudah mendapatkan file dari tim Amerika Selatan", kata Gorney. Manajer proyek merupakan pengguna terbesar dalam Huge, mereka mengandalkan Dropbox untuk membuat anggaran, file proyek, perincian pekerjaan, dan berbagai hal lainnya. Salah satu manfaat terbesar yang dirasakan manajer proyek adalah kemampuan untuk berbagi dengan klien dengan mudah. Seperti yang dijelaskan Doyle, "Dropbox memungkinkan kami berbagi data dengan aman, hanya dengan mengirimkan tautan-ketimbang harus membuat direktori tertentu saat kami ingin mengirim sebuah file. Hal ini mempercepat proses kolaborasi antara tim kami dan pihak ketiga eksternal, dan tak diragukan ini memberikan pengaruh yang besar." Ada juga manfaat lain yang diperoleh Huge dari sistem penyimpanan baru ini selama rapat eksternal dengan klien. "Sering sekali kami ditelepon seseorang dari tim yang meminta file ditempatkan di Dropbox, agar mereka dapat mengunduhnya ke sistem klien mereka. Dropbox memberikan mereka fleksibilitas untuk menampilkan hasil pekerjaan yang lupa dibawa, yang di masa lalu harus dilakukan dengan mengirimkan email atau lewat FTP", katanya. Kini, dengan Dropbox Business, Huge dapat langsung berbagi file apa saja, kapan saja.