Pelanggan / Plex

Sorotan Pelanggan Plex Systems

Karyawan perusahaan ERP manufaktur cloud ini melonjak dua kali lipat dalam dua tahun terakhir, menggunakan Dropbox Business untuk lebih mudah berkolaborasi di lokasi dan perangkat berbeda.

TANTANGAN

Menghilangkan penghalang bagi pertumbuhan yang cepat

Dipimpin oleh beberapa pendiri yang pernah bekerja di fasilitas manufaktur, Plex Systems membantu lebih dari 400 pabrikan mengelola persediaan dan pengiriman dengan membawa proses utama ini ke cloud. Perusahaan yang berbasis di Michigan ini telah menambah jumlah karyawannya dua kali lipat dalam dua tahun terakhir, dan menyadari bahwa mereka perlu meningkatkan alat bantu internalnya agar bisa terus mengimbangi pertumbuhan ini. Karyawan di berbagai lokasi berbeda mengandalkan email untuk bekerja bersama, dan ini sering menimbulkan “impian buruk pengelolaan file” karena banyak versi dokumen yang berbeda, ujar Direktur TI Chris Pesola. “Kami perlu cara yang lebih baik untuk berkolaborasi di berbagai negara dan perangkat yang berbeda,” ujarnya. Sebagai penyedia solusi cloud, Plex mengevaluasi berbagai solusi kolaborasi. Namun Dropbox Business muncul sebagai favorit paling favorit karena kemudahan penggunaannya. Setelah berpindah dari lingkungan PC-saja ke lingkungan yang dapat menerima semua platform, perusahaan membutuhkan layanan yang dapat digunakan di berbagai perangkat tanpa kendala. “Kami butuh solusi yang kami rasa cukup mudah yang tidak banyak ditentang,” kata Pesola. “Itu sulit dilakukan saat menerapkan teknologi mana pun.”

“Kami menginginkan alat bantu yang dirasa mudah digunakan oleh sebagian besar orang dari sudut pandang pandang antarmuka, keamanan, dan penerapannya. Alat bantu ini harus dapat bekerja dengan baik pada Macs, PC, smartphone, semua yang telah disebut di atas. Jawaban yang kami peroleh hanya satu, yaitu Dropbox.”

Chris Pesola, Direktur TI, Plex Systems

SOLUSI

Memungkinkan pengguna bekerja dengan alat favorit mereka

Dropbox Business menjaga karyawan tetap produktif karena mereka bisa memakai aplikasi favorit dari mana saja. “Pengguna kami suka dengan kemampuan membuka dokumen asli Microsoft Office dari web,” kata Pesola. Departemen pemasaran sekarang berkolaborasi pada presentasi PowerPoint memakai emblem Dropbox, fitur yang membuat karyawan dapat melihat orang lain yang sedang mengerjakan file dan memperbarui ke versi terakhir saat perubahan dibuat. Anggota tim keuangan sekarang mengirim kontak ke perwakilan penjualan sebagai tautan bersama atau melalui folder bersama. Ini memudahkan perwakilan penjualan mengakses dan membagikan dokumen transaksi ini bersama pelanggan, seringkali dari perangkat mobile.

“Jika calon klien mengatakan kepada perwakilan penjualan bahwa mereka siap menandatangani, maka mereka tinggal mengirim kontrak dengan mudah,” kata Pesola. Konsol Admin membantu Plex menjaga lingkungan BYOD-nya tetap aman, karena perusahaan memantau penggunaan atau login mencurigakan. Jika karyawan kehilangan perangkat atau keluar dari perusahaan, TI dapat memindahkan file atau menghapus perangkat dari jauh.

“Seiring pertumbuhan perusahaan dan lingkungan kerja yang semakin tersebar dan sewaktu-waktu dibutuhkan, kami juga perlu melihat alternatif teknologi yang memiliki kemampuan sesuai permintaan itu. Dropbox berhasil memenuhi hal itu.”

Katy Teer, Manajer Senior Komunikasi Korporat, Plex Systems

HASIL

Mengurangi biaya dan mendongkrak produktivitas

Dengan Dropbox Business, Plex mengatakan bahwa perusahaan kini berada pada posisi yang lebih baik untuk bisa mengimbangi pertumbuhan di masa mendatang. Batas penyimpanan untuk drive lokal dan perangkat telah semakin menurun, mengurangi investasi jangka panjang perusahaan dalam hal perangkat keras. “Dampak penghematan yang langsung bagi kami adalah ketidakharusan untuk meningkatkan arsitektur back-end kami yang bernilai jutaaan,” kata Pesola. Bagi bagian penjualan dan pemasaran, lalu lintas email telah berkurang karena penggunaan folder bersama. Hal tersebut memungkinkan karyawan lebih fokus pada pekerjaan dan kebutuhan pelanggan tanpa harus meluangkan waktu mengira-kira versi mana yang merupakan file terakhir. Dan dengan akses ke penjamin dan kontrak utama melalui Dropbox di perangkat mobile mereka, perwakilan penjualan dapat merespons lebih cepat kepada pelanggan. Intinya? Perwakian penjualan dapat menutup lebih banyak transaksi dan meningkatkan pendapatan perusahaan.