Pelanggan / USA Gymnastics

Dropbox Business membantu USA Gymnastics dan anggotanya meraih medali emas.

USA Gymnastics adalah badan pengatur negara untuk olahraga senam. Organisasi ini mengatur aturan dan kebijakan senam negara ini; memilih dan melatih tim untuk Olimpiade dan Kejuaraan Dunia; serta mengembangkan senam di akar rumput dan tingkat nasional. USA Gymnastics menyelenggarakan sejumlah acara untuk senam untuk laki-laki dan perempuan, senam ritmik, senam trampoline dan akrobatik, dan senam kelompok, termasuk kejuaraan nasional dan kompetisi internasional.

Membentuk Diri

Setelah Kejuaraan U.S. Gymnastics Championships tahun 2008, tim acara di USA Gymnastics mengalami kegagalan teknologi yang menyebabkan mereka mengevaluasi kembali secara serius cara mereka menyelenggarakan organisasi mereka selama ini. Dengan mengikuti protokol seperti biasa, anggota staf telah menyalin semuanya — dari dokumen izin, gambar tata letak tempat, sampai jadwal — ke laptop mereka sebelum acara. Namun ketika seorang karyawan akan menempatkan dokumen pasca acara yang telah diperbaruinya ke server, ia secara tidak sengaja menghapus ratusan file.

Meski tim dapat memulihkan banyak salinan file dari komputer lainnya, ketakutan akan hilangnya semua data menjadi katalis perubahan. Direktur Pengelola Acara dan Teknologi Jeff Smith mulai mencari opsi dengan harapan menemukan situasi yang akan memungkinkan pengguna laptop untuk mencadangkan dan bertukar file. Karena banyak karyawan USA Gymnastics sering bepergian, Smith mencari jalan yang memungkinkan karyawan mengakses dan berbagi informasi dari sejumlah lokasi yang berbeda.

Mencari yang sesuai membutuhkan waktu — karena kebanyakan pilihan menawarkan fitur cadangan, bukan berbagi — namun Smith akhirnya menemukan apa yang ia cari pada Dropbox. Timnya mulai dengan sepuluh akun Dropbox Pro lalu segera pindah ke Dropbox Business setelah produk itu tersedia.

"Banyak orang-orang kami yang bekerja 24/7 selama acara internasional. Mengakses kumpulan file kami secara langsung di ponsel, dan kemampuan mengambil dokumen kapan saja, amat sangat membantu."

Unjuk Kekuatan

Bagi karyawan dan anggota USA Gymnastics, acara kompetitif biasanya menuntut ketergesaan, dan kebutuhan penting untuk memiliki informasi logistik di tangan mereka. Akses mudah ke diagram lokasi dan jadwal membantu staf memastikan bahwa atlet, pelatih, dan wasit berada di tempat yang tepat, tepat pada waktunya. Dan anggota staf membutuhkan spreadsheet dan dokumen perjalanan yang mudah dilihat untuk memantau siapa yang pergi ke mana, dan kapan. "Dengan Dropbox Business, semua orang yang terlibat memiliki file dan info yang mereka butuhkan dengan mudah," ujar Smith. "Kita tidak lagi harus memakai drive bersama atau server file."

Siaran televisi juga merupakan komponen penting di hari pertandingan yang membutuhkan perencanaan liputan sekeliling secara mendetail. Tim USA Gymnastics biasanya memiliki hingga lima orang yang menentukan atlet dan acara mana yang akan ditampilkan dalam liputan televisi— dan perubahan seringkali dibuat terburu-buru. "Menempatkan jadwal TV di Dropbox Business memungkinkan kami mengeditnya secara real time," jelas Smith. "Plus, kami dapat menyimpan file di sana dan membuka kembali file tersebut jika kami akan mengadakan lagi acara yang sama di masa mendatang."

Memiliki satu tempat yang nyaman untuk menyimpan file juga melayani USA Gymnastics dalam operasinya di luar kegiatan acara. Dengan folder bersama, direktur program dan asisten dapat dengan mudah memperoleh informasi terbaru dan mengontrol versi file. Dan jika karyawan kontrak direkrut untuk membantu acara-acara tertentu, mereka dapat mengakses dokumen yang mereka butuhkan dengan cepat — dan meninggalkan file mereka di satu tempat agar staf permanen dapat mengambilnya dengan mudah.

Dengan banyaknya orang berbeda yang mengelola file, pemulihan penghapusan menjadi komponen yang sangat penting bagi tim USA Gymnastics. Seperti yang dijelaskan oleh Smith, "Kami pernah mengalami di masa laku saat orang menghapus file secara tidak sengaja. Sangat menenangkan mengetahui bahwa Dropbox Business akan melindungi kami jika hal itu terjadi lagi."

Performa yang Layak Mendapatkan Medali

Mengingat betapa banyaknya pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan USA Gymnastics di luar kantor, salah satu manfaat terbesar yang ditawarkan Dropbox Business kepada organisasi ini adalah kemampuan untuk tetap efisien saat bekerja di luar kantor. Meski mayoritas staf bekerja pada laptop, banyak orang juga mengandalkan iPhone dan aplikasi Dropbox. Menurut Smith, "Banyak staf kami yang bekerja 24/7 selama acara internasional. Mengakses kumpulan file kami secara langsung di ponsel, dan kemampuan mengambil dokumen kapan saja, amat sangat membantu."

Tentu saja, acara internasional terpenting bagi USA Gymnastics adalah Olimpiade. Di tahun 2012, Dropbox Business hadir secara langsung di acara USA, plus menyediakan akses bagi staf yang ada di London dan Indianapolis. Smith menyatakan, "Dropbox merupakan sumber daya yang sangat besar bagi organisasi ini, memungkinkan kami untuk berbagi dokumen dan informasi selama kompetisi dan di antara staf yang bekerja di London dan AS. Dropbox membantu kami melalui keseluruhan proses ini."