Perusahaan kontraktor listrik ini mengandalkan Dropbox Business untuk menghubungkan kantor pusat dengan pengawas lapangan yang berada di beberapa lokasi paling terpencil di Kanada.

CEL Electric, perusahaan kontraktor listrik

Hasil Utama CEL Electric

Kolaborasi yang meningkat antara pengawas lapangan dan kantor pusat

Pemulihan data tak terbatas pada aset-aset penting

Keamanan lebih kuat atas informasi pembayaran konsumen

TANTANGAN

Derita guncangan pada sistem

Roda ekonomi Provinsi Saskatchewan di Kanada sebagian besar digerakkan oleh pertambangan, manufaktur, dan pertanian dan bergantung pada firma kontraktor listrik seperti CEL Electric untuk menyediakan daya listrik bagi berbagai fasilitas produksi utama. Sejak didirikan di tahun 1979, CEL perlahan namun pasti telah melebarkan sayapnya dan memiliki enam kantor di seluruh penjuru Kanada. Namun seiring dengan semakin berkembangnya perusahaan, alat bantu yang ada telah membatasi kemampuan pegawainya untuk saling berbagi informasi di antara mereka dan dengan pelanggan. Saat mengirim gambar lewat email ke pemilik gedung, pegawai terpaksa harus memecah-mecah file PDF berukuran besar menjadi file-file kecil untuk mengakali keterbatasan besar lampiran. “Proses ini sangat tidak praktis dan data bisa hilang,” kata Mark Karr, Manajer Proyek. Parahnya lagi, banyak pegawai harus memakai CD, memori USB, atau tumpukan gambar kertas dan kontrak lewat kurir — sebuah proses yang lambat dan mahal. Kesulitan terakhir terjadi di tahun 2014 ketika petir menyambar server CEL di Saskatoon yang mengakibatkan hasil pekerjaan selama enam bulang terhapus, kata Shaun Unger, Wakil Presiden Urusan Korporasi. “Kami benar-benar disadarkan akan pentingnya mengambil sebuah langkah perubahan,” kata Unger. CEL memutuskan untuk beralih ke cloud, memilih Dropbox Business karena mudah berbagi file dengan mitra eksternal. Faktanya banyak pegawai CEL yang sudah memiliki akun Dropbox pribadi sehingga keputusan ini bisa cepat diambil. “Proses adopsi jadi jauh lebih mudah karena orang sudah tidak asing lagi dengan sistem ini,” kata Unger. “Dropbox merupakan sarana yang paling efisien untuk meluncurkan proyek.”

SOLUSI

Memberdayakan cara bekerja sama yang lebih baik

Dropbox Business telah mentransformasi semua cara CEL mengelola pekerjaan, mulai dari tawaran awal, fase desain, sampai tahap akhir konstruksi pembangkit daya listrik, fasilitas pengolahan air, dan gudang gandum, adalah sebagian dari beberapa proyeknya. Agar semua proses yang kompleks ini tetap rapi, CEL menyiapkan subfolder untuk setiap proyek untuk menata aset penting seperti gambar, perubahan pesanan, kutipan harga, dan izin. “Kini setiap orang selalu tahu di mana tempatnya,” ujar Karr. “Saya tidak harus membawa ke sana ke mari lagi memori USB di gantungan kunci saya.” Tim teknik dan desain bisa berkolaborasi pada desain AutoCAD yang berukuran besar, karena pegawai bisa mengakses file terbaru di Dropbox, sehingga waktu penyelesaian proyek bisa lebih cepat. Jika cakupan pekerjaan berubah, pengawas lapangan bisa menarik file yang mereka perlukan di ponsel, sehingga mudah berkolaborasi dengan kantor CEL secara real time. Fitur unggahan kamera di Dropbox berarti foto kabel atau sumber listrik baru di lokasi kerja dibagikan hampir secara bersamaan dengan kantor pusat. “Tak lama setelah pengawas mengambil gambar, saya bisa melihat apa yang yang sedang kami bicarakan,” kata Karr. Saat bekerja di lokasi yang terpencil, pegawai masih bisa mengakses file yang mereka perlukan karena Dropbox Business dapat bekerja dalam situasi bandwidth yang rendah. “Kami dapat melihat perubahan saat koneksi yang sangat tidak stabil sekalipun di Hudson Bay,” kata Karr. Pegawai CEL tidak lagi harus membuang waktu mengerjakan file yang sudah usang, karena lencana Dropbox memungkinkan kami mengetahui siapa lagi yang mengerjakan sebuah file. Departemen TI kini juga bisa lebih tenang sekarang, karena informasi perusahaan yang sensitif juga benar-benar aman. Fitur transfer akun memungkinkan admin memindahkan file ke akun karyawan lain jika seseorang keluar dari perusahaan. Dan masa berlaku tautan membatasi akses ke penawaran atau konsep desain setelah tanggal tertentu.

Hasil

Mengeklik tautan tanpa harus naik ke pesawat

CEL mengandalkan Dropbox Business untuk mencadangkan data — untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang sangat mendesak pasca rusaknya server karena petir. Namun CEL mengatakan bahwa ini juga telah sangat membantu di area lainnya. Pemulihan versi tak terbatas sangat membantu seorang pegawai untuk memulihkan gambar senilai $5.000 dan lembar kerja yang tidak sengaja terhapus. Namun manfaat terbesar datang dari peningkatan efisiensi dan produktivitas. “Dengan Dropbox Business, saya bisa mendukung pengawas lapangan dari kantor pusat tanpa harus terjun ke lapangan,” kata Karr. “Jika saya harus pergi ke lapangan, saya harus terbang, mengemudi ke lokasi terpencil dan kembali. Bagi kami ini cukup banyak memakan biaya.” Di lapangan, Dropbox Business membantu memastikan semua orang tetap memperoleh info terbaru. “Semuanya dilakukan terpusat, di mana pun lokasi tim Anda,” kata Unger. “Tidak diragukan lagi, Dropbox Business membuat kami semua jadi tambah produktif.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda