Firma desain strategis ini mempercepat dan menyederhanakan kolaborasi global dengan tim dan klien, menggunakan Dropbox dan Dropbox Paper.

Hasil Utama Designit

16 kantor global

588 pengguna Paper aktif

175+ proyek klien dikirimkan dengan Paper

Tantangan

Menyatukan tim global menjadi lebih dekat

Setiap hari, Designit menyelidiki cara orang berpikir, berperilaku, dan berinteraksi dengan lingkungan mereka. Firma desain strategis tersebut menggunakan keahlian ini untuk membantu merek ambisius untuk menciptakan produk, layanan, dan ruang berdampak tinggi yang disukai orang-orang, karena yang penting bagi orang-orang juga penting bagi bisnis.

Pendekatan Designit yang mengutamakan orang tercermin dalam budayanya. Dalam jantung Designit terdapat penekanan pada pengalaman karyawan, fleksibilitas, dan kolaborasi. Pada tahun 2015, itulah yang memudahkan Dropbox untuk menjadi standar kolaborasi perusahaan. Setelah menemukan bahwa banyak karyawan yang sudah menggunakan akun Dropbox pribadi, Designit membeli akun perusahaan yang kini hampir memiliki 1.000 pengguna. “Kami mencoba untuk menggunakan alat yang lebih suka digunakan karyawan,” kata Direktur Eksekutif Global, Kjersti Lund. “Kami melihatnya sebagai bagian penting untuk memastikan kesejahteraan karyawan.”

Namun seiring berkembangnya teknologi, karyawan juga berkembang. Dengan karyawan yang tersebar di 16 kantor, Designit akhirnya menginginkan solusi sederhana untuk menginginkan tim berbeda untuk bekerja di konten yang sama secara real time.

Mereka beralih ke Dropbox Paper, yang kemudian menjadi hal yang harus dimiliki untuk kolaborasi di firma tersebut. “Paper ada di mana saja di Designit,” kata Pemimpin TI Global, Morten Thomsen. “Dan lucunya adalah kami tidak pernah benar-benar memperkenalkannya ke siapa pun. Siapa pun tahu cara menggunakannya karena sederhana dan bekerja persis dengan semestinya."

“Ketika saya terburu-buru, saya menggunakan Paper karena memungkinkan saya untuk bekerja dengan cepat. Ada banyak produk di luar sana yang terlihat serupa, tetapi Paper sangat ramping.”

Solusi

Koordinasi konten di Paper

Di seluruh Designit, lebih dari 550+ karyawan aktif menggunakan Dropbox Paper untuk bekerja sama dalam proyek secara real time dan memperlancar alur kerja. Hal ini secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administrasi seperti mengirim email konten atau memberikan pengarahan kepada tim tentang proyek. Berikut adalah dua contoh cara tim di Designit menggunakan Dropbox Paper.

Tim Riset Desain

Tim Riset Desain sangat bergantung pada Paper selama fase awal proyek. Pada langkah ini, fokusnya adalah mempelajari sebanyak mungkin tentang tantangan yang dihadapi klien. "Mengoordinasikan riset dan mengolah data yang kami perlukan untuk benar-benar memahami tantangan klien kami memerlukan ketelitian atau perhatian terhadap detail,” Peneliti Desain Utama, James Bailey, menjelaskan. “Paper memudahkan bekerja dengan data dan menarik perhatian pada poin yang paling penting.”

Secara khusus, fitur seperti rendering yang cepat untuk tautan Dropbox ke tangkapan layar mempercepat keseluruhan proses untuk tim James. “Ini sangat menghemat banyak waktu, cukup ambil tangkapan layar, tempelkan tautan, dan dor, kemudian muncul di dokumen. Saya menyukainya.” Selain itu, tim desain menggunakan alat sorotan untuk menyebutkan kutipan wawancara utama, yang kemudian dikelompokkan berdasarkan tema. Tabel digunakan untuk membandingkan tanggapan orang yang diwawancarai, dengan emoji yang membantu memberikan isyarat visual.

Tim Pemasaran

Tim Pemasaran Designit diberi tugas menyebarkan berita tentang perusahaan dan perspektif tentang desain ke audiens global seluas mungkin. Hal ini membuat tim bertanggung jawab atas apa pun mulai dari sosial media hingga studi kasus pelanggan terhadap konten untuk blog kepemimpinan pemikiran di Medium. Paper berfungsi baik sebagai wadah untuk konten tersebut saat dikembangkan maupun tempat yang fleksibel untuk koordinasi proyek. “Paper adalah tentang berbagi, sehingga membuat pembaruan proyek kami menjadi lebih terlihat,” kata Direktur Pemasaran Designit, Nicole Okumu. “Masing-masing dari 16 kantor kami mengelola kontennya sendiri, sehingga Paper membuat semuanya transparan, yang membuat kantor jarak jauh kami menjadi lebih mandiri.”

Tim pemasaran juga menggunakan Paper untuk mengelola rencana sosial media mingguan. Di dalam masing-masing dokumen ini, elemen konten utama seperti tanggal publikasi, salinan konten, tujuan tematik, dan gambar, diatur, bersamaan dengan tugas harian dan item tindakan untuk masing-masing postingan. Saat tiba waktunya untuk menayangkan postingan, ahli strategi digital tim menyalin konten dari dokumen dan memublikasikan postingan tersebut. “Paper adalah hal pertama yang sangat melekat pada tim kami sebagai pengganti untuk berkoordinasi melalui email,” kata Okumu. “Paper hadir tanpa adanya masalah kontrol versi dan memudahkan untuk membuat pendekatan templat yang konsisten di mana semuanya ada di satu tempat.”

“Tim kami terus-menerus bekerja di negara, zona waktu dan kantor yang berbeda. Banyak solusi dapat mengakomodasi kebutuhan ini sekarang, tetapi tidak ada yang tanpa kendala seperti Dropbox dan Dropbox Paper.”

Hasil

Satu solusi untuk semua

Tim Pemasaran Designit sedang bersiap untuk menciptakan lebih dari 100 aset pemasaran di Paper tahun ini. Dengan mengurangi ketergantungan pada email dan menyingkirkan masalah kontrol versi, Paper membantu tim Designit tetap selaras.


Yang membuat semua pekerjaan ini menjadi mungkin adalah tim TI Designit, yang mengelola pemasangan Dropbox Enterprise. Mereka menyebutkan pengurangan hambatan untuk kolaborasi sebagai manfaat yang paling penting dari Dropbox.  “Tim kami terus-menerus bekerja di negara, zona waktu dan kantor yang berbeda,” kata Thomsen. “Banyak solusi yang dapat mengakomodasi kebutuhan ini sekarang, tetapi tidak ada yang tanpa kendala seperti Dropbox dan Dropbox Paper.”


Mendengar mereka menceritakannya, bebannya tidak terlalu berat, bahkan untuk akun dengan hampir 1.000 pengguna. "Pengguna kami merasa bahwa Dropbox mudah digunakan,” kata Administrator TI Global, Anh Le. “Kami tidak perlu memberikan banyak dukungan.”