Dropbox Business membuat kerja lapangan German Development Institute lebih cepat

German Development Institute, organisasi riset

Hasil-Hasil Utama German Development Institute

Kolaborasi global yang cepat dan simpel

Pengurangan kebutuhan dukungan TI

Kendali TI yang disederhanakan untuk tim global

Tantangan

Riset tanpa batas diwajibkan

German Development Institute/Deutsches Institut fur Entwicklungspolitik (DIE) merupakan salah satu lembaga pemikir terkemuka untuk pembangunan global dan kerja sama internasional di seluruh dunia. DIE mengembangkan konsep kebijakan, memberi saran bagi kementerian, pemerintah, dan organisasi internasional, dan merujuk pada isu kebijakan saat ini. Pemegang sahamnya adakah Republik Federal Jerman dan Negara Bagian North Rhine-Westphalia. Dua pertiga karyawan institut adalah para peneliti yang bekerja di tiga kelompok negara dan sering kali meneliti di negara berkembang secara langsung. Sebelum menggunakan Dropbox Business, tim mengumpulkan dan menyimpan data mereka dari kerja lapangan pada USB, yang membuatnya susah dibagikan dengan anggota tim lain yang tidak sedang berada di lokasi yang sama. Pada saat yang bersamaan, tim kehilangan data karena virus dan hanya memiliki sedikit wawasan tentang versi dokumen dan format file yang berbeda. Insitut mencoba menggantikan solusi USB dengan menerapkan Perangkat Lunak Open Source iFolder yang dikonfigurasikan oleh tim TI tetapi menampung secara eksternal. Solusi ini sangat kompleks dan membutuhkan banyak sumber daya TI, serta tidak memungkinkan tim untuk berkolaborasi. Sinkronisasi juga sangat problematis yang sering mengakibatkan kehilangan data dan sangat sulit untuk menyertakan mitra eksternal yang tidak memilikii akses ke perangkat lunak. “Solusi perangkat lunak open source memiliki keterbatasannya sendiri. Server rentan atas kesalahan dan kami harus menginvestasikan banyak dana dan waktu untuk memeliharanya”, ujar Vitaliy Isaakov, anggota tim TI pada German Development Institute. Mereka mulai mencari alternatif. Banyak dari mitra kerja sama mereka di negara berkembang menggunakan Dropbox Business dan mitra Insitute juga mengetahuinya. Keputusan untuk menerapkan Dropbox Business didorong oleh berbagai faktor: Sangat mudah untuk mengakses data lewat Internet, kebebasan perangkat yang dipilih karyawan, banyak tim bisa bekerja pada proyek/folder, bekerja secara offline dimungkinkan dan data masih terus disinkronkan, dan kapasitas penyimpanan yang cukup. Seperti yang Vitaliy tekankan “Peneliti menyimpan banyak sekali data, sehingga daya tampung merupakan faktor penentu bagi kami dan Dropbox Business sangat berlimpah dalam hal daya tampung penyimpanan.“

“Para ilmuwan yang bekerja dalam grup dan proyek kini terhubung lebih baik. Semuanya memiliki akses ke versi terbaru. Mereka juga bertambah cepat.“

Vitaliy Isaakov, TI, German Development Institute

Solusi

Kolaborasi yang kuat walau bandwidth terbatas

Institut ini telah menggunakan Dropbox Business sejak 2014. Peneliti mengaksesnya untuk berkolaborasi dengan para kolega pada proyek riset tertentu. Kini telah menjadi sangat mudah untuk berbagi data dengan mitra kerja eksternal di negara berkembang, juga dengan mereka yang telah bekerja dengan Dropbox Business. Sinkronisasi Dropbox Business juga bekerja sangat baik pada bandwidth yang sangat kecil, yang sangat penting bagi para kolega yang ada di lapangan di negara berkembang dengan koneksi internet buruk. Bahkan saat tanpa ada koneksi sama sekali, mereka bisa menyimpan data mereka dan akan segera disinkronkan segera setelah perangkat terhubung kembali dengan internet. Selain kerja lapangan, para pengajar program pelatihan di institut menggunakan Dropbox untuk menyebarkan materi ajar, serta mengumpulkan hasil tugas para lulusan universitas dan profesional muda.

“Sinkronisasi Dropbox Business juga bekerja sangat baik pada bandwidth yang sangat kecil, yang sangat penting bagi para kolega yang ada di lapangan di negara berkembang dengan koneksi internet buruk. Bahkan saat tanpa ada koneksi sama sekali, mereka bisa menyimpan data mereka dan akan segera disinkronkan segera setelah perangkat terhubung kembali dengan internet.

Vitaliy Isaakov, TI, German Development Institute

Hasil-Hasil

Kontrol TI dari kejauhan

Menerapkan Dropbox Business juga telah membebaskan daya tampung tim TI di German Development Institute. Pengguna mendapatkan akun Dropbox Business, departemen menginstal perangkat lunaknya dan tidak dibutuhkan pemeliharaan. Selain itu departemen TI juga bisa menyebarkan pembaruan perangkat lunak melalui folder bersama di Dropbox Business. “Sebagai admin saya memiliki kemungkinan untuk berbagi folder dengan beberapa pengguna yang telah mengunduh perangkat lunak dari folder itu dan menginstalnya. Sangat berguna sekali bagi para peneliti yang sering berada di lapangan.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda