Perusahaan pengembang web menggunakan Dropbox Business untuk kolaborasi yang lebih baik seperti formulir kesehatan dan presentasi publik-dan para pengembang bisa tetap terus bekerja walau sedang dalam perjalanan.

Hasil Utama Mobify

Visibilitas dan kontrol administratif yang meningkat

Proses masuk yang mudah dan adopsi pengguna yang luas

Kolaborasi dari mana saja, dari perangkat apa saja

Tantangan

Uji coba dan pengalamannya

Dengan staf berwawasan teknis di kantor, Mobify selalu beroperasi tanpa departemen TI formal. Alih-alih, mereka menemukan produk yang hebat bisa digunakan tanpa membutuhkan dukungan yang banyak. Beberapa aplikasi — misalnya Dropbox — menjadi alat utama karena penyebaran penggunaan yang meluas di kalangan karyawan. Walau akun Dropbox Basic dan Pro populer di kalangan karyawan, mereka menciptakan tantangan logistik. Dalam usaha untuk membangun manajemen file terpusat dan kontrol lebih baik atas akses file, perusahaan beralih ke solusi lain seperti Dropbox. Sayangnya, tindakan ini berujung pada mimpi buruk. Insinyur Teknis Kyle Young mengingatnya, "Kami mendengar keluhan bahwa dokumen tidak disinkronkan dan beberapa lain dihapus. Tidak ada yang bisa menemukan cara mengatasinya." Perusahaan memutuskan tidak masuk akal untuk membayar solusi yang tidak berfungsi. Setelah menemukan bahwa Dropbox Business memenuhi semua persyaratan keamanan dan kontrol perusahaan, Mobify langsung bergerak kembali. "Semuanya mengingat betapa mulusnya berbagi dan sinkronisasi dengan Dropbox," ujar Young. "Tidak ada file hilang, dan itu yang pengguna inginkan. Solusi perusahaan juga cocok dengan kriteria kami. Semua yang bekerja di teknologi memiliki standar tinggi atas alat yang mereka gunakan, dan Dropbox Business benar-benar satu-satunya yang memenuhinya, dari berbagai solusi berbagi file." Di dalam setiap kantornya, pada awalnya tim dipasok dengan server penyimpanan NAS serta akses VPN ke file. Namun tak lama koneksi VPN terbukti menghadirkan berbagai masalah. Sebagai Manajer Layanan TI Global Nithin Veeraarasu menjelaskan, “Akses jarak jauh merupakan masalah yang kerap terjadi, terutama bagi tim penjualan kami. Mereka mencoba mengambil informasi menggunakan VPN lewat hotspot 3G yang bukan merupakan kondisi yang ideal. Kami mulai menghadapi banyak masalah saat mencoba menyinkronkan dokumen dan menjaga versi file yang berbeda dengan benar.” Selain tantangan konektivitas dan tantangan versi file, pengguna Mac — yang jumlahnya 35 persen dari seluruh tenaga karyawan — menghadapi konflik OS saat mencoba memakai VPN. Menumpuknya masalah ini memperumit proses ekspansi dan menuntut waktu dan tenaga yang besar dari tim TI NewVoiceMedia.

"Semua yang bekerja di teknologi memiliki standar tinggi atas alat yang mereka gunakan, dan Dropbox Business benar-benar satu-satunya yang memenuhinya, dari berbagai solusi berbagi file."

Kyle Young, Insinyur Teknik, Mobify

Solusi

Adopsi yang cepat dan mudah

Hanya membutuhkan waktu seminggu untuk keseluruhan 85 staf masuk ke Dropbox Business. Karena pengguna telah mengetahui dan menyukai Dropbox, penyiapannya sederhana —sehingga keluhan yang selalu mengganggu dengan solusi sebelumnya langsung berakhir. Young menjelaskan bahwa Dropbox Business sebagai "sangat intuitif", menambahkan, "Yang penting bagi kami adalah produktivitas tim dan kecepatan. Kami selalu ingin berfokus pada kekuatan kunci kami — yaitu nilai bisnis inti kami, bukan mengelola TI. Dropbox Business membantu kami melaksanakannya." Dropbox Business memungkinkan Mobify mengambil kembali kontrol atas dokumen perusahaan, menjaga batas jelas antara file pribadi dan pekerjaan, sementara tetap memungkinkan karyawan mengakses akun Dropbox pribadi mereka. Masalah sinkronisasi yang terjadi dengan solusi sebelumnya, seperti kehilangan templat kontrak penjualan di tengah-tengah negosiasi, kini hanya sekadar kenangan. Menurut Young, "Saya sering memecahkan masalah beberapa jam dalam seminggu. Proses masuk, keluar, pengaturan izin dengan solusi yang kami jual tampak sangat kuno dibandingkan Dropbox Business." Kini Young bisa membiarkan pemilik konten untuk mengelola izin file mereka sendiri, dan dia kini bisa fokus dalam prioritas pengembangan sistem dan produk. Sebagai pengadopsi Dropbox Business yang bersemangat, dia sendiri menjelaskan bahwa, "Di Mobify kami lebih menyukai Dropbox Business yang tidak mewajibkan kami untuk mengelolanya. Waktu yang kami dapatkan kembali bisa diinvestasikan langsung dalam produk."

"Di Mobify kami lebih menyukai Dropbox Business yang tidak mewajibkan kami untuk mengelolanya. Waktu yang kami dapatkan kembali bisa diinvestasikan langsung dalam produk."

Kyle Young, Insinyur Teknik, Mobify

Hasil-Hasil

Menguasai kolaborasi

Mobify membuat seluruh aset perusahaan — misalnya dokumen asuransi kesehatan dan presentasi dari rapat umum — tersedia di Dropbox Business, namun masing-masing departemen bisa menggunakan Dropbox Business untuk membuat lingkaran berbaginya sendiri yang lebih kecil. Misalnya desainer pengembangan produk berbagi file dengan desainer pemasaran, agar mereka bisa ditampilkan dalam materi promosi. "Dropbox Business sangat hebat untuk memfasilitasi mentalitas "saling menyalahkan", ketika desainer di berbagai kelompok bisa saling berkomunikasi satu sama lain dan berkomunikasi," ujar Young. Untuk kolaborasi eksternal, tautan bersama Dropbox Business menyediakan cara mudah untuk mengirimkan materi ke mitra pemasaran di Seattle, dan tim layanan khusus berbagi mockup pengembangan produk dengan klien. "Dropbox Business sangat penting untuk berbagi aset kami secara teratur," ujar Ahli Strategi Pemasaran Konten David Fay. Ketika karyawan Mobify harus bepergian, fitur Dropbox Business termasuk sinkronisasi yang andal, akses offline, dan aplikasi mobile yang intuitif, membantu mereka tetap terhubung dan produktif. Seperti yang dijelaskan Fay, "Kami bisa berada di pesawat atau kamar hotel dan bisa dengan cepat mengumpulkan aset bersama-sama. Dengan Dropbox Business, semuanya ada di sana, terkelola, saat kami membutuhkannya, dan ini memungkinkan kami untuk membuat materi dengan cepat dan terus bekerja." Baik sedang dalam tenggat produksi maupun dalam presentasi menggaet klien baru, karyawan Mobify mengandalkan Dropbox Business. Kemudahan dan keandalan yang disediakan menjadi alasan Mobify memilihnya sejak awal —hingga akhir.

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda