Manajer aset mengakses dan berbagi konten terbaru di mana saja menggunakan Dropbox Business memungkinkan perusahaan real estat untuk mengevaluasi dan melakukan pemeliharaan atas properti secara aman serta mengurangi lalu-lintas email.

Monarch Investment & Management, perusahaan real estat

Pencapaian Utama Monarch Investment & Management Group

Mazarine Coffee, perusahaan makanan & minuman

Mengurangi ketergantungan email

Mazarine Coffee, perusahaan makanan & minuman

Meningkatkan produktivitas di lapangan

Mazarine Coffee, perusahaan makanan & minuman

Kendali lebih besar atas informasi pelanggan yang sensitif

TANTANGAN

Menggantikan alat yang ketinggalan zaman

Sebagai perusahan realestat, Monarch Investment Group membuka jalan dan bangga atas keterlibatannya dalam mengelola portofolio untuk penanam modal dan merawat gedung-gedungnya bagi para penyewa. Oleh karena itu Monarch terkejut ketika menyadari alur kerja internalnya tidak selalu cocok dengan kolaborasi di antara hampir 1.000 pegawainya yang mengawasi properti di 15 negara bagian. Manajer aset sering bepergian, namun tidak dapat mengakses dokumen kunci seperti peta lantai, kontrak legal, dan perjanjian pembiayaan ulang dari server internal Monarch, ungkap Curtis Pottle, Analis. “Dulu kami harus mengemail file ke manajer aset, yang lalu mengemail kembali untuk menanyakan di mana filenya,” kata Pottle. Kotak masuk email menjadi berantakan sehingga banyak pekerja yang akhirnya malah menenteng binder tebal yang berisi dokumen yang mereka perlukan. Monarch juga menginginkan kendali lebih baik atas informasi sensitif, khususnya saat pegawai keluar dari perusahaan. “Kami ingin merasa tenang bahwa mereka tidak akan melarikan diri dengan setumpuk nomor Social Security,” kata Pottle. Setelah mengulas beberapa solusi, Monarch memilih Dropbox Business dengan berkesimpulan bahwa layanannya akan menawarkan keamanan terbaik dan adopsi pengguna. “Platform ini sangat mudah digunakan sehingga kami tidak merasa terintimidasi olehnya,” kata Analis Greg Hidlay.

SOLUSI

Mendorong berbagi dengan kendali hebat

Dengan Business, Monarch mengelola semua file properti seperti perjanjian pengoperasian dan spesifikasi bangunan di dalam folder bersama. Dropbox membantu manajer aset berhemat waktu saat mengevaluasi penjualan atau pembiayaan ulang, karena mereka sekarang dapat menarik spreadsheet Excel dan PDF dari ponsel di mana saja mereka berada. Sekarang semuanya menjadi satu folder konsisten yang disusun secara hierarki berdasarkan nama klien dan jenis konten, manajer aset tidak lagi harus mengemail kantor pusat untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. “Kini mereka dapat dengan mudah menemukan file, mengirim tautan langsung dari aplikasi seluler, dan menyelesaikannya,” kata Pottle. Solusi ini menghemat waktu Monarch dengan membiarkan admin mengelola izin untuk grup pekerja, bukan satu pekerja satu per satu. “Fitur Group sangat efektif dan efisien,” ujar Hidlay. “Ketika seseorang berpindah tim, Anda cukup memindahkan mereka ke grup baru, maka akses folder mereka akan berubah otomatis.” Izin disesuaikan lagi dengan kemampuan mengedit dan hanya melihat untuk memastikan bahwa orang-orang yang tepat dapat mengubah dokumen.

Monarch tidak meributkan apa yang terjadi dengan file jika pegawai keluar, ini semua berkat fitur seperti transfer akun dan penghapusan jarak jauh. “Sangat mudah mentransfer file pegawai yang akan keluar ke pengganti mereka, dan memastikan mereka tidak memiliki akses dari perangkat lain,” kata Pottle.

HASIL

Menjadikan tenaga kerja yang lebih produktif

Monarch mengatakan Dropbox membantu manajer aset menjadi lebih produktif saat bepergian, sekaligus memberikan keamanan yang lebih ketat kepada perusahaan. “Dropbox memudahkan hidup semua orang,” kata Pottle. "Manajer aset dapat lebih berfokus pada properti alih-alih mencari dokumen." Riwayat versi ekstra juga telah menjadi penyelamat hidup. “Kami mengalami beberapa situasi ketika dokumen penting telah dihapus,” kata Hidlay, “kemudian dengan tiga klik kami bisa memulihkan semuanya. Kami jadi bisa tidur nyenyak pada malam hari.” Secara umum, orang-orang bekerja lebih efisien, kata Pottle. “Penggunaan Dropbox di sini telah berevolusi dengan ajaib,” katanya. “Orang-orang mengadopsinya begitu saja dan merekomendasikannya ke rekan-rekan kerja. Tidak ada yang memaksakan, dan itu cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda