NewVoiceMedia menyederhanakan proses ekspansi global dan mengurangi beban bagian TI dengan memindahkan file dari server tradisional ke dalam Dropbox Business.

Hasil Utama NewVoiceMedia

Penyimpanan dan berbagi file yang kompatible dengan OS

Pengurangan kebutuhan dukungan TI

Pemulihan cepat jika file hilang atau terhapus

Tantangan

Memuncaknya masalah-masalah TI

NewVoiceMedia, vendor kontak pelanggan cloud terkemuka dunia, telah mengembangkan basis pelanggannya di seluruh dunia. Seiring meningkatnya penjualan, perusahaan telah memperluas infrastrukturnya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan — membuka kantor baru di Inggris hingga Australia, dan berbagai lokasi di belahan bumi lainnya. Di dalam setiap kantornya, pada awalnya tim dipasok dengan server penyimpanan NAS serta akses VPN ke file. Namun tak lama koneksi VPN terbukti menghadirkan berbagai masalah. Sebagai Manajer Layanan TI Global Nithin Veeraarasu menjelaskan, “Akses jarak jauh merupakan masalah yang kerap terjadi, terutama bagi tim penjualan kami. Mereka mencoba mengambil informasi menggunakan VPN lewat hotspot 3G yang bukan merupakan kondisi yang ideal. Kami mulai menghadapi banyak masalah saat mencoba menyinkronkan dokumen dan menjaga versi file yang berbeda dengan benar.” Selain tantangan konektivitas dan tantangan versi file, pengguna Mac — yang jumlahnya 35% dari seluruh tenaga karyawan — menghadapi konflik OS saat mencoba memakai VPN. Menumpuknya masalah ini memperumit proses ekspansi dan menuntut waktu dan tenaga yang besar dari tim TI NewVoiceMedia.

Solusi

Konektivitas andal, kompatibilitas tinggi

NewVoiceMedia mulai mengevaluasi solusi berbasis awan yang bisa membantu akses file, keamanan, dan sinkronisasi bagi tim yang tersebar luas. Sebagai mitra Salesforce, NewVoiceMedia memanfaatkan Microsoft® Office 365 di seluruh divisinya, sehingga OneDrive tampak sebagai sebuah solusi yang logis. Akan tetapi, Veeraarasu menjelaskan, “Saat kami membandingkan biaya dan fitur, Dropbox Business benar-benar menonjol dari penyedia lainnya. Dropbox Business memenuhi berbagai standar yang tinggi, dan semua pihak menyadarinya.” Perusahaan memutuskan untuk meluncurkan Dropbox Business, menambahkan panduan pemasangan dan penyelesaian masalah ke setiap folder tim untuk membantu mengurangi beban kerja tim TI. “Kini saat karyawan baru bergabung dengan perusahaan, mereka dapat langsung membuka panduan kami di Dropbox Business jika mereka menghadapi masalah apa pun,” kata Veeraarasu. “Tidak ada lagi orang yang harus menunggu kantor di Inggris buka keesokan harinya untuk menyelesaikan masalah bagi mereka.” Pengguna Mac tidak perlu lagi harus menghadapi masalah kompatibilitas, karena Dropbox Business bekerja dengan lancar di seluruh perangkat dan sistem operasi. Aplikasi ini juga menyediakan pemulihan file, apa pun perangkat yang digunakan, yang menurut Veeraarasu merupakan “aset terbaik yang mutlak bagi bisnis.”

Hasil-Hasil

Penghematan biaya bagi kesuksesan pelanggan

Dengan membebaskan tim TI dan meniadakan biaya VPN, Dropbox Business telah membantu NewVoiceMedia menyelaraskan sumber daya dengan prakarsa prioritas yang lebih tinggi. Berkat sistem yang lebih andal, kini lebih mudah bagi perusahaan dalam mengembangkan tenaga kerja serta lokasi kantornya. Menurut Veeraarasu, perubahan-perubahan ini juga berdampak pada pelanggan NewVoiceMedia. “Tim pemasaran kami bisa berbagi gagasan, kampanye, anggaran, dan hasil; serta staf penjualan kami memiliki akses ke file presentasi pelanggan yang tepat. Dengan Dropbox Business, semua orang berada pada jalur yang tepat untuk membantu pertumbuhan perusahaan.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda