Perusahaan makanan ini menggunakan Dropbox Business agar perwakilan penjualan mereka dapat terus terhubung dengan lebih baik ketika bekerja dari jarak jauh, memungkinkan para pegawainya untuk tidak menggunakan media cetak dan mendapatkan informasi terbaru.

Hasil Utama Orkla

Presentasi produk lebih bersih dan lebih modern

Dukungan lebih baik untuk unit penjualan yang dikirimkan ke berbagai lokasi

Ketenangan dan pengawasan administrasi yang lebih baik

Tantangan

Mengubah merek mapan

Jika Anda telah berbisnis selama lebih dari tiga abad, Anda telah terbiasa melihat bagaimana bisnis Anda berevolusi. Orkla telah melihat divisinya melalui masa indah dan masa sulit — dan akhirnya tumbuh menjadi produsen terbesar dalam kategorinya di Skandinavia. Pada tahun-tahun terakhir, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, unit penjualannya terus bergerak dari operasi perusahaan yang terikat kantor dan alur kerja yang menggunakan kertas menuju alur kerja yang lebih bergerak dengan proses digital. Perusahaan telah menggunakan Lotus Notes selama kurang lebih dua dekade, bergantung pada Lotus Notes bersamaan dengan platform basis data dan email untuk berbagi dokumen — tanpa alur kerja yang jelas. Seiring dengan semakin banyaknya pegawai yang mulai bekerja dari rumah, saat bepergian, dan langsung di lokasi distribusi Orkla Foods, kebutuhan atas sistem berbagi yang lebih bersih dan lebih baik juga meningkat. “Kami memerlukan cara lebih cepat untuk mengirimkan informasi ke perwakilan penjualan kami dan cara yang jauh lebih modern untuk menyajikan produk kami,” kata Pimpinan Bagian Dukungan Penjualan Jon-Erik Andersgaard. “Kami ingin unit penjualan lapangan kami memiliki akses lebih baik ke gambar dan video, dan dokumen administratif yang menjelaskan bagaimana kami ingin bekerja.” Orkla Foods mengambil keputusan untuk beralih ke peranti berbasis tablet dan aplikasi penjualan pada perangkat mobile yang berjalan di atas SAP CRM, namun ini menimbulkan serangkaian masalah untuk alur kerjanya.

“Aplikasi Dropbox sangat mudah dijelaskan kepada orang yang baru saja mengenal penggunaan perangkat mobile dalam pekerjaannya. Jika Anda ingin karyawan memahami cara mengakses dan berbagi file dari perangkat mobile dengan cepat, Dropbox adalah teknologi yang Anda inginkan.”

Jon-Erik Andersgaard, Pimpinan Bagian Dukungan Penjualan, Orkla Foods

Solusi

Tatanan dunia baru

Meskipun tablet memungkinkan staf penjualan Orkla Foods tetap terhubung dengan lebih baik saat bekerja di lapangan, karyawan mengalami kesulitan untuk membagikan dokumen di luar lingkungan kantor biasa, sebagai pelengkap aplikasi penjualan. Mereka membutuhkan aplikasi yang bekerja lebih lancar dengan antarmuka tablet dan memungkinkan mereka untuk melihat dan berbagi dokumen dengan lebih mudah. Andersgaard menambahkan, “Staf penjualan kami butuh sebuah platform yang dirancang khusus untuk berbagi dokumen dan file media dengan cepat dan aman.” Tim penjualan menemukan solusinya ini dalam Dropbox Business. Fungsionalitas aplikasi mobile ini yang mudah dipahami merupakan hal yang dicari oleh Orkla Foods. Menurut Andersgaard, “Aplikasi Dropbox sangat mudah dijelaskan kepada orang yang baru mengenal penggunaan perangkat mobile dalam pekerjaannya. Jika Anda ingin karyawan memahami cara mengakses dan berbagi file dari perangkat mobile dengan cepat, Dropbox adalah teknologi yang Anda inginkan.” Kini ketika staf penjualan mengunjungi lokasi grosir di seluruh benua, mereka bisa langsung mengambil presentasi PowerPoint, video, dan semua dokumen yang mereka butuhkan untuk menutup transaksi penjualan. Mereka tidak lagi harus mencari-cari email atau menemukan file yang telah dibagikan lewat aplikasi yang ruwet. Selain itu, saat perusahaan memperbarui informasi produk, ketentuan penjualan, dan materi pemasaran — yang terjadi beberapa kali dalam setahun — perusahaan dapat mengirim file-file tersebut kepada karyawan tanpa harus mencetak atau membagikan satu dokumen pun secara manual. “Sasaran kami adalah mempertahankan alur kerja tetap bebas dari kertas,” jelas Andersgaard. “Dropbox Business menyediakan ruang tunggal digital bagi karyawan untuk menemukan semua informasi yang mereka butuhkan — mulai dari informasi penjualan terbaru dan terlengkap, dokumen orientasi karyawan, hingga petunjuk laporan pengeluaran.”

“Dengan Dropbox Business, kami mengendalikan sepenuhnya siapa yang akan melihat apa dan kapan, serta untuk berapa lama. Baik saat kami menerima karyawan baru atau menjaga tim penjualan tetap mendapatkan informasi terbaru, kami dapat memberikan pengetahuan yang tepat, pada tempat dan waktu yang tepat."

Jon-Erik Andersgaard, Pimpinan Bagian Dukungan Penjualan, Orkla Foods

Hasil-Hasil

Produktivitas berpadu dengan ketenangan hati

Orkla Foods mungkin menyukai Dropbox Business karena kemampuannya memberdayakan karyawan untuk bergerak bebas ke mana saja — namun Dropbox Business juga menjaga file perusahaan tetap aman dan terlindungi di satu tempat. Dengan sekitar 300 pengguna di bidang penjualan mobile, penghapusan file tidak sengaja pasti sesekali akan terjadi. Namun seperti yang telah disampaikan oleh Andersgaard, “Dropbox Business benar-benar memberi ketenangan hati kepada kami. Kesalahan pasti akan terjadi, dan mengetahui bahwa kami bisa memulihkan dokumen yang hilang dan versi file sebelumnya benar-benar sangat menarik kami.” Selain mengetahui bahwa karyawannya tidak perlu khawatir akan kehilangan file penting, perusahaan juga dapat memastikan bahwa file yang tepat segera tersedia dalam segala situasi. “Dengan Dropbox Business, kami benar-benar memegang kendali atas siapa yang akan melihat apa dan kapan serta selama berapa lama,” ujar Andersgaard. “Baik saat kami menerima karyawan baru atau menjaga tim penjualan tetap mendapatkan informasi terbaru, kami dapat memberikan pengetahuan yang tepat, pada tempat dan waktu yang tepat.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda