Karyawan perusahaan ERP manufaktur berbasis awan ini melonjak dua kali lipat dalam dua tahun terakhir dengan menggunakan Dropbox Business untuk lebih mudah berkolaborasi di semua lokasi dan perangkat.

Plex Systems, perusahaan perangkat lunak

Hasil-Hasil Utama Plex System

Arsitektur TI yang terukur dan hemat biaya

Waktu tanggap pelanggan menjadi lebih cepat dengan perangkat seluler 

 

Kolaborasi yang lebih sederhana dan tangguh di semua lokasi 

 

Tantangan

Menghilangkan penghalang bagi pertumbuhan yang cepat

Dipimpin oleh beberapa pendiri yang pernah bekerja di fasilitas manufaktur, Plex Systems membantu lebih dari 400 pabrikan mengelola persediaan dan pengiriman dengan membawa proses utama ini ke cloud. Perusahaan yang berbasis di Michigan ini telah menambah jumlah karyawannya dua kali lipat dalam dua tahun terakhir, dan menyadari bahwa mereka perlu meningkatkan alat bantu internalnya agar bisa terus mengimbangi pertumbuhan ini. Karyawan di berbagai lokasi berbeda mengandalkan email untuk bekerja bersama, dan ini sering menimbulkan “impian buruk pengelolaan file” karena banyak versi dokumen yang berbeda, ujar Direktur TI ChrisPesola. “Kami perlu cara yang lebih baik untuk berkolaborasi di berbagai negara dan perangkat yang berbeda,” ujarnya. Sebagai penyedia solusi berbasis awan, Plex mengevaluasi berbagai solusi kolaborasi. Namun Dropbox Business muncul sebagai satu-satunya favorit karena kemudahan penggunaannya. Setelah berpindah dari lingkungan PC-saja ke lingkungan yang dapat menerima semua platform, perusahaan membutuhkan layanan yang dapat digunakan di berbagai perangkat tanpa kendala. “Kami butuh solusi yang kami rasa cukup mudah yang tidak banyak ditentang,” kata Pesola. “Itu sulit dilakukan saat menerapkan teknologi mana pun.”

SOLUSI

Memungkinkan pengguna bekerja dengan alat favorit mereka

Dropbox Business menjaga karyawan tetap produktif karena mereka bisa memakai aplikasi favorit dari mana saja. “Pengguna kami suka dengan kemampuan membuka dokumen asli Microsoft Office dari web,” kata Pesola. Departemen pemasaran sekarang berkolaborasi pada presentasi PowerPoint memakai emblem Dropbox, fitur yang membuat karyawan dapat melihat orang lain yang sedang mengerjakan file dan memperbarui ke versi terakhir saat perubahan dibuat. Anggota tim keuangan sekarang mengirim kontak ke perwakilan penjualan sebagai tautan bersama atau melalui folder bersama. Ini memudahkan perwakilan penjualan mengakses dan membagikan dokumen transaksi ini bersama pelanggan, seringkali dari perangkat mobile. “Jika calon klien mengatakan kepada perwakilan penjualan bahwa mereka siap menandatangani, maka mereka tinggal mengirim kontrak dengan mudah,” kata Pesola. Konsol Admin membantu Plex menjaga lingkungan BYOD-nya tetap aman, karena perusahaan memantau penggunaan atau login mencurigakan. Jika karyawan kehilangan perangkat atau keluar dari perusahaan, TI dapat memindahkan file atau menghapus perangkat dari jauh.

Hasil

Mengurangi biaya dan mendongkrak produktivitas

Dengan Dropbox Busines, Plex mengatakan adalah tepat mengambil posisi untuk memperhitungkan pertumbuhan masa depan. Batas penyimpanan untuk drive lokal dan perangkat telah semakin menurun, mengurangi investasi jangka panjang perusahaan dalam hal perangkat keras. “Dampak penghematan yang langsung bagi kami adalah ketidakharusan untuk meningkatkan arsitektur back-end kami yang bernilai jutaaan,” kata Pesola. Bagi bagian penjualan dan pemasaran, lalu lintas email telah berkurang karena penggunaan folder bersama. Hal tersebut memungkinkan karyawan lebih fokus pada pekerjaan dan kebutuhan pelanggan tanpa harus meluangkan waktu mengira-kira versi mana yang merupakan file terakhir. Dan dengan akses ke penjamin dan kontrak utama melalui Dropbox di perangkat mobile mereka, perwakilan penjualan dapat merespons lebih cepat kepada pelanggan. Yang terpenting? Perwakian penjualan dapat menutup lebih banyak transaksi dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda