Firma yang berada di San Francisco ini menjalankan keseluruhan proses desain di Dropbox Business, memungkinkannya untuk bekerja lebih mudah dengan para kontraktor dan meningkatkan kapasitas tim kecilnya.

Hasil Utama Red Dot Studio

Kolaborasi lebih kuat secara internal dan dengan para kontraktor

Waktu bertambah untuk berfokus pada pekerjaan mendesain

Pertumbuhan perusahaan lebih cepat

Tantangan

Meninggalkan solusi yang berat dan lambat

Agar berkembang pesat di pasar real estat San Francisco yang penuh persaingan, Red Dot Studio harus mendesain perumahan elegan yang memaksimalkan setiap jengkal lahannya yang berharga. Dengan staf in-house yang hanya berjumlah enam orang, firma arsitektur ini menyadari tata letak dapur bukanlah satu-satunya bagian yang harus selalu efisien. Tim tersebut harus menyederhanakan caranya berbagi informasi untuk menjadi perusahaan kecil yang sukses. Pada masa awal perusahaan, Red Dot Studio mempekerjakan firma konsultasi TI untuk mempersiapkan server di lokasi perusahaan, dengan harapan untuk meringankan beban pengelolaan data. Namun hasilnya kebalikan dari yang diinginkan. "Server berat, lambat, dan berbelit-belit, dan kami menginginkan untuk menghubungi perusahaan lain untuk membantu kami mengatasi masalah ini," kata Alix Daguin, Desainer Proyek dan karyawan nomor dua di perusahaan. Untuk presentasi satu klien, tim meninggalkan server yang berat dan lambat dengan berbagi file PDF, Photoshop, InDesign, dan CAD menggunakan akun Dropbox pribadi milik Daguin. "Sehari setelahnya, kami merasa sudah cukup bersusah payah, dan kami pun mendaftar untuk Dropbox Business," ungkapnya.

“Dropbox Business datang pada waktu yang tepat. Ketika jumlah karyawan bertambah dari satu menjadi enam , masuk akal untuk meningkatkan fleksibilitas dan kemudahan penggunaan Dropbox. Kami bisa memfokuskan energi pada kompetensi inti dan kelebihan kompetitif: karya desain hebat, hubungan dengan klien, dan karyawan."

Solusi

Berkolaborasi di luar dan di dalam kantor

Kini, desainer Red Dot Studio menggunakan Dropbox Business untuk berkolaborasi bukan hanya dengan sesama desainer, namun juga dengan para teknisi, konsultan, dan klien dari luar perusahaan. Dengan mengatur folder bersama untuk masing-masing proyek, tim bisa bekerja bersama-sama dan melacak revisi pada aset seperti perhitungan rancangan, izin, dan desain skematis. "Bekerja melalui struktur folder yang tertata itu jauh lebih mudah daripada email, di mana file tertimbun di dalam kumpulan file lain," kata Daguin. “Kontraktor kami sudah terbiasa menggunakan Dropbox, sehingga mereka akan mengambil apa yang diperlukan dari folder bersama kami untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga kami tidak perlu bolak-balik berkirim file.” Saat memberikan presentasi kepada klien atau mengkoordinasikan pekerjaan dengan para teknisi, Red Dot Studio menggunakan tautan bersama Dropbox untuk mengirimkan file presentasi dan CAD yang besar dengan mudah. Dropbox Business memungkinkan anggota-anggota tim Red Dot Studio untuk selalu bisa mengakses pekerjaan mereka di mana pun mereka berada. Saat anggota memerlukan konsep terkini, dia bisa menariknya dengan cepat dari aplikasi mobile Dropbox. “Setelah mengunjungi lokasi pekerjaan, dulu kami biasa membuang waktu untuk mencari sketsa, memindainya, lalu menyimpannya,” Daguin berkata. "Sekarang kami bisa memotret gambar dari ponsel, menyimpannya di lokasi penyimpanan jangka panjang, dan membagikannya langsung. Sekarang jauh lebih mulus."

“Kontraktor kami sudah terbiasa menggunakan Dropbox, sehingga mereka akan mengambil apa yang diperlukan dari folder bersama kami untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga kami tidak perlu bolak-balik berkirim file.”

Hasil

Merampingkan jumlah staf dan biaya operasional

Red Dot Studio telah memindahkan file perusahaan ke Dropbox Business, memecahkan kekhawatiran para pegawainya karena solusi ini. Mereka khususnya menyukai fitur riwayat versi tanpa batas, yang memungkinkan mereka untuk mengembalikan versi terdahulu dari dokumen dan dengan mudah memulihkan file yang tak sengaja terhapus. "Bahkan jika terjadi banjir atau kebakaran, saya tahu Dropbox dapat diandalkan," ungkap Daguin. Bagi Red Dot Studio, Dropbox Business hadir pada waktu yang tepat. "Ketika jumlah karyawan bertambah dari satu menjadi enam , masuk akal untuk meningkatkan fleksibilitas dan kemudahan penggunaan Dropbox," Daguin berkata. "Kami bisa memfokuskan energi pada kompetensi inti dan kelebihan kompetitif: karya desain hebat, hubungan dengan klien, dan karyawan."