Perusahaan desain digital ini mengandalkan Dropbox Business untuk menyederhanakan dan meningkatkan kolaborasi di seluruh tenaga kerjanya yang berada jauh.

Hasil Utama UNITiD

Lebih punya waktu luang untuk kreativitas dan inovasi

Peningkatan produktivitas

Alur kerja perangkat seluler yang fleksibel

Tantangan

Membangun kerangka kerja untuk inovasi

Kreativitas dan inovasi adalah tenaga pendorong di balik aplikasi dan antarmuka pengikat UNITiD. Namun kolaborasi yang efektif juga meruapakan faktor sangat penting untuk mempertahankan proyek di jalurnya. Dengan tim yang terdiri dari pemilik bisnis, desainer interaktif dan visual, copywriter, dan pengembang teknis yang semuanya tersebar di berbagai lokasi, perusahaan harus memiliki pendekatan yang sangat disiplin pada manajemen proyek.“Kami menggunakan metode tangkas untuk mengelola proyek yang sering sekali berulang dan kolaboratif,” jelas Matthijs Collard, pendiri UNITiD. “Setiap tim bekerja erat dengan kliennya untuk memahami sudut pandang pengguna akhir, mengembangkan rancangan awal, membuat rancangan grafis, memproduksi dan menguji prototipe yang fungsional, dan membuat produk akhir. Di sepanjang keseluruhan proses, kami terus mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki desain kami untuk meningkatkan kualitas dan penggunaan solusi kami.”Mengelola banyak simpul umpan balik menghadirkan tantangan apabila menyangkut kontrol versi file. Maka, UNITiD memulai pencarian solusi berbagi file yang berbasis awan yang akan memberikan ke anggota tim akses cepat ke file-file terkini. Setelah menilai beberapa penawaran, perusahaan memutuskan untuk memberlakukan Dropbox karena kemudahan penggunaan, keterandalan, dan kesederhanaannya.Dengan semakin berkembangnya bisnis UNITiD, berkembang pula kebutuhan penyimpanan filenya. Ketika perusahaan mendengar bahwa Dropbox telah merilis solusi baru yang didesain sengaja untuk bisnis, perusahaan langsung bermigrasi. “Ini soal kepercayaan,” papar Collard. “Ketika solusi seperti Dropbox Business muncul dari perusahaan yang kami tahu dapat dipercayai, kami langsung menggunakannya.” Karena sebagian besar pegawai sudah terbiasa dengan Dropbox, peralihan ke solusi bisnis ini berlangsung dengan cepat dan bebas kendala. “Proses orientasi staf yang ada ke Dropbox Business sama sekali tidak butuh waktu lama,” kata Collard. “Dan karyawan baru mempelajari semua yang dibutuhkan dalam sesi 30 menit yang meninjau struktur folder perusahaan dan tips untuk sinkronisasi.”

“Ini soal kepercayaan. Ketika solusi seperti Dropbox Business muncul dari perusahaan yang kami tahu dapat dipercayai, kami langsung menggunakannya.”

Matthijs Collard, Pendiri, UNITiD

Solusi

Meningkatkan produktivitas dengan menghapus batas

Dropbox Business telah mengatasi kebutuhan perkembangan UNITiD untuk penyimpanan file, dan secara bersamaan memberikan fleksibilitas yang lebih besar untuk mendukung alur kerja. Dengan kemampuan menghubungkan lebih dari 300.000 aplikasi ke Dropbox Business, anggota staf dapat mengakses dan berbagi hampir semua jenis file melalui akun Dropbox mereka.Ketika pengeditan dilakukan, Dropbox Business otomatis memperbarui semua salinan file, yang sangat mempermudah untuk mengelola versi file. Misalnya, UNITiD mengandalkan aplikasi yang dinamakan InVision untuk membuat prototipe desain baru yang fungsional. Integrasinya dengan Dropbox berarti prototipe itu akan terus diperbarui segera setelah file disimpan ke dalam Dropbox Business — tidak diperlukan unggahan tambahan. “Jika desainer kami mengubah prototipe menggunakan InVision,” kata Collard, “Dropbox Business terus menyinkronkan semua aset desain, layar, dan file sumber yang terkait. Penghemat waktu-nyata dan tanpa gagal.”Aplikasi perangkat mobile Dropbox Business juga memberikan tim UNITiD yang tersebar cara yang lebih nyaman untuk mengatasi pengeditan dan permintaan pekerjaan harian. Misalnya, jika anggota mengambil foto untuk mendokumentasikan tangkapan layar awal dan gagasan papan tulis selama sesi pekerjaan, mereka dapat menyimpan dan mengakses foto-foto ini belakangan menggunakan Dropbox Business. “Setelah foto ditempatkan di Dropbox Business, kita bisa menggunakan ponsel untuk meninjaunya di kereta, di rumah pada malam hari, atau dalam penerbangan besok harinya,” ujar Collard.

“Kira-kira 90% dari proyek kami melibatkan kolaborasi dengan klien dan pihak lainnya. Dropbox Business mempermudah untuk bekerja dengan mitra eksternal, sambil tetap menjaga keamanan data.”

Matthijs Collard, Pendiri, UNITiD

Hasil-Hasil

Mempertahankan keamanan, memfasilitasi kemajuan

Yang tidak kalah pentingnya dengan akses fleksibel adalah keamanan file. Untuk mencegah pengguna yang tidak diberi izin mengakses file, pegawai UNITiD menggunakan verifikasi dua langkah dan rajin memantau tautan bersama. “Kira-kira 90% dari proyek kami melibatkan kolaborasi dengan klien dan pihak lainnya,” jelas Collard. “Dropbox Business mempermudah untuk bekerja dengan mitral eksternal, yang secara bersamaan terus menjaga keamanan data.” Sementara itu, cadangan dan pemulihan solusi ini memberikan jaring pengaman seandainya terjadi bencana. “Salah satu teman kerja saya tanpa sengaja menghapus ‘Semua File’ di Mac Finder, yang disinkronkan ke Dropbox,” kenang Collard. “Semua terhapus bersih. Tetapi Dropbox Business memungkinkan kami mundur kembali dan memulihkan semua file yang terhapus.” Dengan terpasangnya Dropbox Business, UNITiD dapat fokus lebih sedikit pada pengelolaan file namun fokus lebih besar menuntaskan pekerjaan desain terobosan. Seraya Collard menyimpulkan, “Yang terbaik dari Dropbox Business adalah bahwa Anda tidak perlu terus-menerus memastikan sesuatu. Pasti ada di sana. Langsung bekerja.”

Solusi berbagi dan penyimpanan terbaik untuk bisnis Anda