Manajemen tim online

Pastikan bahwa karyawan Anda—baik karyawan di kantor dan pekerja jarak jauh—dapat menjalankan fungsi dan berkembang sebagai tim yang efektif.

Mengatasi masalah pekerja virtual

Manajemen tim yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa anggota tim Anda, baik pekerja virtual maupun staf di kantor, dapat bekerja dengan lancar sebagai satu kesatuan. Tentu saja, mengelola tim virtual lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Pemeriksaan dan pelacakan waktu di berbagai zona waktu dan jam kerja dapat terasa berat.  Selain itu, membangun kepercayaan dalam sebuah tim yang tersebar dan tidak memiliki kesempatan untuk bertemu secara langsung bisa menjadi tantangan. Singkatnya, rasanya hampir mustahil untuk membantu pekerja virtual Anda merasa dihargai. Membina budaya perusahaan di lingkungan virtual adalah hal yang penting, dan Anda juga perlu memastikan bahwa Anda dapat menanamkan proses bekerja yang efektif.

Kurangnya kehadiran fisik tentunya dapat menimbulkan dampak terhadap anggota tim dan alur kerja. Jika anggota tim jarak jauh tidak berada di kantor, mereka dapat merasa bahwa mereka bukan benar-benar bagian dari tim itu. Dan jika seseorang bekerja di luar negeri sepenuhnya, ia dapat merasa bahwa seluruh budaya tersebut memisahkan ia dari timnya. Untuk mengatasi tantangan ini, manajer tim virtual diajak untuk:

  • Mengadakan rapat 1:1 melalui Zoom secara sering dan konsisten
  • Memberikan konteks untuk permintaan dan pertanyaan
  • Menyusun norma komunikasi
  • Memberikan kesempatan kepada tim untuk melakukan pekerjaan individual dan pekerjaan kolaborasi
  • Menjalin ikatan yang kuat
  • Menentukan kesuksesan agar semua orang mengetahui bahwa mereka sedang bekerja untuk mencapai satu tujuan

Tanpa interaksi secara langsung, besar kemungkinannya nilai-nilai utama dalam perusahaan Anda tidak akan mencapai sasarannya. Tugas Anda adalah untuk memastikan hal ini tidak terjadi. Untungnya, ada banyak alat hebat untuk membantu Anda.

Terhubung dengan pekerja virtual melalui teknologi

Telah jelas bahwa teknologi sangatlah penting, tetapi apakah Anda menggunakannya dengan cara yang benar? Email adalah alat komunikasi yang hebat, tetapi jika peran utama Anda adalah kolaborasi, waktu tidak selalu berpihak kepada Anda. Jangan membuang waktu untuk menunggu balasan email jika alat digital lain dapat memberi Anda banyak kesempatan kolaborasi virtual yang berharga dan siap diakses.

Perpesanan instan

Setiap kelompok kerja harus memiliki alat bantu pengiriman pesan secara instan. Entah itu dengan Zoom atau Slack, tim Anda dapat terhubung selama 24 jam/7 hari dan ini terutama berguna jika Anda bekerja di berbagai zona waktu yang berbeda. Perpesanan instan dapat menjadi sesuatu yang selalu ada di semua tempat kerja, baik di rumah, di kantor, atau bekerja jarak jauh dari sebuah kedai kopi. Terus terhubung secara real time sangat penting untuk melakukan manajemen tim online jauh serta manajemen tim secara umum.

Salah satu "aturan penting si pelanggar aturan" dalam perpesanan instan adalah mencobai dan melanggar aturan tersebut. Meskipun obrolan ringan di luar pekerjaan nyaris tidak dapat dihindari dalam keadaan tertentu, persahabatan semacam ini adalah sebuah aspek penting dalam mengembangkan tim virtual. Jadi, sepanjang masih wajar, masuk akal jika Anda tidak berusaha melarang keterbukaan saluran komunikasi ini. Rekan kerja yang senang mengobrol dan menikmati tatap muka dapat dan perlu diperbanyak secara virtual sebisa mungkin, dan hal ini juga dapat memengaruhi motivasi tim. Jika memungkinkan, pastikan bahwa semua orang bergabung dalam satu obrolan grup sehingga setiap orang merasa dilibatkan, dan pastikan bahwa karyawan baru selalu diperkenalkan secara virtual. Panggilan video adalah cara yang baik untuk melakukannya, sehingga setiap orang dapat mengenalnya. Selanjutnya, kita akan mencoba:

Konferensi video

Kecuali Anda orang introver yang parah, tidak adanya rapat tatap muka langsung bisa berakibat buruk. Perpesanan instan memang bagus, tetapi jika kolaborasi berarti menjalin hubungan yang kuat, maka pesan yang tidak bisa berbicara tidak akan banyak berarti. Apalagi, sebagian besar yang kita ungkapkan berasal dari bahasa tubuh. Maka, pastikanlah bahwa Anda membiasakan diri melakukan pertemuan melalui video bersama tim sejak awal.

Proses orientasi untuk karyawan virtual harus dilakukan melalui panggilan video atau panggilan telepon biasa, bukan melalui rangkaian email tanpa suara dan tanpa rupa. Berbincanglah dengan anggota tim jarak jauh, baik secara pribadi maupun dalam rapat tim, dengan rapat rutin melalui panggilan video. Zoom, misalnya, adalah alat yang tepat. Alat ini tidak hanya memungkinkan Anda menikmati percakapan lisan yang nyata dalam bentuk panggilan video, tetapi juga memungkinkan Anda membagikan layar dan mengerjakan dokumen bersama-sama secara langsung dari Dropbox. Tambahan untuk rangkaian alat biasa yang Anda miliki inilah yang dalam jangka panjang akan lebih menghemat waktu Anda dan menjaga diskusi Anda tetap terarah. Pastikan bahwa tim Anda melihat rapat melalui video sama seperti yang lain, dan sepenuhnya dapat menyelenggarakan dan mengikuti rapat tersebut. Jangan lupa, tidak ada yang mengatakan bahwa setiap pertemuan itu harus selalu serius. Pertimbangkanlah untuk bertemu sejenak dengan tim melalui rapat Zoom setiap hari Jumat, dengan cara yang sama ketika Anda makan siang atau bersenang-senang bersama di akhir pekan.

Memantau waktu kerja

Pekerja dalam tim online dapat dengan mudah melupakan waktu atau tanggung jawab tanpa struktur kantor untuk menjaga mereka tetap terkendali. Meskipun bersama dengan tim Anda, tidak berada di dalam kantor tetap dapat menimbulkan perasaan tidak terlalu terlibat. Perkenalkan pemantauan waktu kerja waktu kepada tim Anda agar semua orang mengerti bahwa mereka bertanggung jawab atas kesepakatan untuk mematuhi waktu dan pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat menyelaraskan jam kerja dan anggota tim berdasarkan kelompok keterampilan di seluruh zona waktu.

Pastikan Anda memilih pemimpin tim untuk pekerja jarak jauh agar tetap terdapat struktur yang jelas. Tetapkan harapan yang jelas dan pastikan setiap orang menjalankan tugasnya. Dengan waktu yang telah ditentukan, Anda juga akan dapat memastikan bahwa selalu ada seseorang yang dapat dihubungi oleh pekerja jarak jauh. Orang ini dapat merupakan pekerja virtual senior yang jam kerjanya masih berlangsung ketika jam kerja kantor Anda berakhir.

Evaluasi tugas dengan mudah

Setelah pemantauan waktu kerja diterapkan, Anda harus memastikan bahwa tim Anda bekerja efektif. Itulah gunanya alat manajemen tugas. Sebagai sebuah alat yang sangat diperlukan dalam manajemen proyek, Dropbox memungkinkan Anda untuk menyusun daftar tugas yang jelas dan dapat diperbarui dengan mudah. Anda dapat mengatur tanggal tenggat dengan pengingat otomatis, sehingga tidak ada yang terlambat. Dan karena segala sesuatu diuraikan dengan jelas di satu tempat, anda mengetahui bahwa setiap orang mengikuti perkembangan dan bertanggung jawab. Untuk melakukan manajemen tim online, setiap orang harus selaras, sehingga sebuah lokasi pusat untuk tugas-tugas penting Anda dapat benar-benar menyederhanakan proses kerja Anda.

Telecommuting

Tidak ada seorang pun yang suka naik kereta ke kantor yang padat atau melewati lalu lintas yang padat di jam-jam sibuk, namun itu masih penting dilakukan. Meskipun sering terasa tidak menyenangkan, bekerja bolak balik ke kantor menyiapkan mental Anda untuk bekerja dan, mungkin yang terpenting, secara fisik benar-benar memisahkan antara kehidupan pribadi dan kehidupan profesi Anda. Pekerja rumahan mungkin merasa tidak dapat membedakan antara kehidupan di rumah dan kehidupan dalam pekerjaan ketika kantor mereka adalah meja ruang makan. Dengan mendorong hari kerja virtual dengan telecommuting, Anda juga dapat membantu meningkatkan keseimbangan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan.

Dropbox adalah sebuah solusi ideal untuk pekerjaan jarak jauh, yang memungkinkan anggota tim untuk melakukan apa pun yang perlu dilakukan—semuanya dari satu tempat. Segera setelah anggota tim siap untuk bekerja, mereka hanya perlu melakukan log in. Setelah selesai, mereka hanya perlu menutupnya dan menjelaskan bahwa hari kerja telah usai. Bukan hanya mudah, tetapi alat ini juga menciptakan lingkungan virtual yang berguna. Jadi, meskipun Anda memakai laptop yang sama untuk bekerja dan bermain, godaan seperti media sosial dapat disingkirkan selama jam kerja Anda.

Sederhanakan

Dengan tim yang tersebar di berbagai tempat, secara alami proses kerja juga dapat menjadi kacau. Tanpa kantor bersama, tim virtual mudah kekurangan alur kerja yang menyatu. Jangan biarkan hal ini terjadi – bekerja sebagai satu kesatuan adalah bagian pokok dari sebuah tim, apa pun ukuran dan jenisnya.Dropbox Paper memungkinkan tim mengedit dan berkolaborasi secara real time, agar tidak ada file offline yang dibagikan sehingga bisa hilang dengan mudah. Templat praktis untuk notula rapat memudahkan pekerja jarak jauh untuk mengikuti rapat yang diadakan di luar zona waktu mereka. Dan jika pekerja virtual menanyakan tentang bagian tertentu dari rapat tersebut, mereka dapat mengetahui jawabannya dengan cepat. Integrasi aplikasi ke Dropbox juga membuat segala sesuatu tetap jelas dan ringkas, dengan bermacam-macam aplikasi untuk pekerjaan, seperti Xero dan Zapier. Tidak perlu membuang waktu untuk beralih antar-program atau berpindah antar-perangkat jika alat kolaborasi dapat menyederhanakannya.

Kiat mengelola tim jarak jauh

Teknologi memang hebat, tetapi hanya itulah yang bisa dilakukannya. Dasar dari setiap manajemen tim jarak jauh yang sukses adalah mentalitas yang kuat dan semangat tim yang sejati. Apakah Anda menyediakan kesempatan yang memungkinkan pengembangan tim virtual, yang menimbulkan rasa kesatuan di seluruh perusahaan meskipun berbeda zona waktu atau tempat bekerja?

Berikut ini adalah beberapa pertimbangan penting untuk memastikan bahwa perusahaan Anda benar-benar mendukung kerja tim virtual.

Benar-benar menjadi tim

Kiat ini mungkin sudah cukup jelas, tetapi Anda tidak akan menjadi tim yang sesungguhnya jika anda tidak ingin melakukannya dengan tulus. Setiap korespondensi, setiap pembaruan, setiap peristiwa yang memengaruhi tim di kantor Anda harus disampaikan kepada pekerja jarak jauh. Ini adalah hal yang penting untuk menanamkan rasa kerja tim virtual: tidak ada yang sendirian, meskipun ia bekerja seorang diri di kantor rumahan.

Komunikasi yang efektif berawal dari mengetahui bahwa kedua belah pihak sama-sama terlibat. Pekerja virtual Anda harus tahu bahwa mereka dihargai dan diakui di kantor Anda. Wujudnya bisa berupa apa pun, mulai ucapan selamat ulang tahun dari seluruh karyawan hingga memastikan bahwa mereka diundang ke rapat tim mingguan. Manajemen tim virtual tidak boleh menghambat Anda. Jika tim di kantor dapat mengajak seseorang, baik karyawan magang maupun rekan pendiri perusahaan, untuk bertemu secara langsung, pastikan tim virtual Anda pun dapat melakukannya juga. Panggilan video dan sinkronisasi tidak harus dijadwalkan beberapa hari sebelumnya atau terlalu dipentingkan. Yang terpenting bagi mereka adalah agar semua orang mengetahui bahwa tim mereka terhubung, dapat dihubungi, dan siap membantu.

Jangan menganggap pekerja virtual sebagai komoditas

Akan mudah timbul perasaan bahwa pekerja jarak jauh hanya dilibatkan seperlunya dan ketika dibutuhkan saja, tetapi inilah sikap yang harus Anda cegah sejak awal. Pastikan ikatan tim selalu terjalin. Jalin hubungan yang kuat dengan semua anggota tim Anda agar hubungan antar-pekerja virtual sama kuatnya dengan hubungan karyawan yang bekerja di satu ruangan fisik yang sama. Bekerja dengan pekerja virtual tidak boleh dipandang sebagai suatu tugas yang memerlukan usaha lebih keras.

Jangan sampai manajemen tim virtual Anda hanya dibebankan pada satu orang: karyawan jarak jauh juga harus terpadu dengan tenaga kerja Anda, sama seperti setiap karyawan yang lain. Akhirnya, mengelola tim jarak jauh seharusnya tidak berbeda dengan nilai-nilai nyata dan usaha yang Anda lakukan untuk terhubung sebagai satu kesatuan tenaga kerja. Mereka harus semakin memperkuat kesatuan ini—dan jika Anda memberdayakan mereka, maka mereka akan mewujudkannya.

Ayo tim!

Jadi, jika perusahaan Anda ingin mengembangkan sebuah tim virtual, pastikan bahwa Anda benar-benar siap melakukannya. Membina budaya perusahaan sangatlah penting di setiap kantor, dan akan menjadi dua kali lipat lebih penting jika kantor Anda mulai menjalankan ruang virtual juga. Yang terpenting, pastikan bahwa tim jarak jauh Anda benar-benar seperti ini – dan pastikan alat kolaborasi Anda selalu memberdayakan mereka semua.