Agile methodology

Pahami agile methodology, nilai kelebihan dan tantangannya serta temukan strategi untuk mengimplementasikannya pada tim Anda.

Apa itu Agile methodology?

Sejak awal tahun 2000-an, Agile methodology telah menjadi pendekatan manajemen proyek yang utama bagi banyak organisasi teknologi. Sebagian besar tim pengembangan perangkat lunak dewasa ini sudah mempraktikkan Agile dalam berbagai bentuk, dan unsur-unsurnya telah banyak diterapkan dalam banyak lingkungan pekerjaan. Kata agile itu sendiri kini bahkan semakin populer, karena banyak pemimpin strategis dewasa ini banyak membicarakan tentang perlunya bersikap "agile" atau lincah atau gesit di seluruh dunia bisnis. Namun apa sebenarnya arti dari menerapkan manajemen proyek yang lincah dalam bisnis Anda?

Agile methodology adalah proses manajemen proyek yang membagi proyek ke dalam tugas-tugas dan tahapan-tahapan yang lebih kecil. Pekerjaan yang terpilah-pilah ini memungkinkan tim agile untuk menyertakan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan, mengevaluasi kembali pekerjaan, dan mengambil pendekatan yang berulang di setiap titik prosesnya. Salah satu pendekatan paling umum dalam Agile melibatkan pemilahan pekerjaan ke dalam tahap-tahap pendek pengembangan, yang dikenal sebagai sprint (perencanaan cepat). Ini memungkinkan tim untuk bekerja cepat lalu kemudian mengevaluasi kembali pekerjaan dengan manajer dan pihak yang berkepentingan secara berkala dalam perencanaan yang cepat (sprint) dan rapat singkat (scrum). Setelah ditinjau, tim proyek dan pihak-pihak yang berkepentingan selanjutnya dapat melanjutkan pemantauannya atau mengubah rencana untuk sprint mendatang. Dibanding pendekatan manajemen proyek pada umumnya, Agile memprioritaskan kecepatan, fleksibilitas, kerja tim, dan kebutuhan pihah-pihak yang berkepentingan.

Dari mana asal Agile?

Ide di balik Agile muncul di awal tahun 2000-an dan berasal dari sekelompok pengembang perangkat lunak yang menetapkan empat prinsip utama Agile:

  • Individu dan interaksi daripada proses dan alat bantu
  • Perangkat lunak yang berfungsi daripada dokumentasi yang lengkap
  • Kolaborasi pelanggan daripada negosiasi kontrak
  • Menanggapi perubahan daripada mengikuti rencana

Nilai-nilai ini termaktub dalam Manifesto Agile yang diluncurkan pada tahun 2001, membentuk pendekatan manajemen proyek yang lincah dan mengubah industri pengembangan perangkat lunak.

Hingga saat itu, Waterfall (Air Terjun) dianggap sebagai pendekatan yang lebih disukai dalam menangani proyek pengembangan perangkat lunak. Meski merupakan sebuah terobosan saat pertama kali muncul di tahun 1970-an, Waterfall menjadi beban di era 2000-an. Pendekatan ini secara krusial melibatkan banyak dokumentasi dan perencanaan yang menentukan bahkan sebelum proyek dimulai. Setelah pekerjaannya benar-benar dimulai, rencana tersebut diikuti secara ketat oleh tim yang terpisah yang seringkali bersifat ego sektoral, sehingga sulit beradaptasi dengan masalah atau perubahan yang dibutuhkan. Sebagai perbandingan, tim yang memanfaatkan metode pengembangan Agile bisa mulai bekerja lebih cepat, beradaptasi dengan masalah saat masalah itu muncul dan secara langsung membuat rencana dengan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan.

Mengapa manajemen proyek yang lincah sangat populer?

Dibanding Waterfall, manfaat Agile cukup terasa bagi perusahaan teknologi di tahun 2000-an. Manfaat dari pengembangan perangkat lunak Agile melebar melampaui dunia pemrograman karena kini banyak industri lain yang memasukkan Agile dalam alur kerja mereka. Lalu, apa yang telah membuat Agile banyak menarik perhatian manajer proyek dan pemimpin bisnis?

Kemampuan beradaptasi

Jantung dari Agile methodology adalah kemampuannya menanggapi perubahan dalam tujuan, lingkungan, atau masalah-masalah proses. Melalui kerangka kerja Agile, kemampuan mengevaluasi pekerjaan yang sedang dilakukan, jadwal, dan kebutuhan proyek diintegrasikan dalam pendekatan ini. Jika seorang pemangku kepentingan ingin mengubah cakupan atau arah sebuah proyek, rapat singkat (scrum), dan perencanaan cepat (sprint planning) memberi kesempatan pada tim untuk mengubah arah pekerjaan mereka. Jika seorang anggota tim menemukan masalah pada tugas yang sedang dilakukan saat itu atau pada bagian dari sebuah proyek yang sedang dikerjakan, maka jadwal proyek dapat disesuaikan agar masalah dapat diatasi dengan cepat. Daripada tim proyek memproduksi sesuatu yang tidak lagi memenuhi kebutuhan pelanggan, Agile memungkinkan Anda untuk berubah arah dengan cepat.

Konsolidasi Pemangku Kepentingan

Dengan tingkatan fleksibilitas seperti ini, Agile juga akan terus relevan dan sejalan dengan kebutuhan dan tuntutan klien dan pelanggan yang selalu berubah. Dalam proyek apa pun, tujuan dan cakupan yang diuraikan di awal proyek kepada tim dan pemangku kepentingan jarang selalu sama. Ini terjadi mungkin karena klien membutuhkan pekerjaan dan kebutuhan tambahan yang tidak diantisipasi, atau kebutuhan pelanggan akhir telah berubah seiring waktu berjalan. Apa pun alasan perubahan rencana yang terjadi pada pemangku kepentingan, Agile memungkinkan Anda untuk lebih tanggap atas perubahan-perubahan itu sehingga Anda dapat menyelesaikan proyek dengan cepat tanpa ada penundaan. Ini akan memastikan sasaran yang harus dicapai bisa memenuhi harapan klien yang berubah, berapa pun jauhnya penyimpangan harapan itu dari harapan yang ada di awal proyek.

Kecepatan

Tentu, Agile methodology tidak akan mengusung nama ini jika karakteristiknya tidak lincah atau gesit. Dengan memilah-milah tugas tim menjadi bagian-bagian kecil, serta memberi mereka periode kerja yang lebih singkat namun jelas, Agile memungkinkan tim Anda berkonsentrasi pada pekerjaan dan bekerja lebih cepat. Di tingkat akar rumput, ini berarti bahwa produk bisa sampai ke pasar atau klien lebih cepat. Namun kecepatan dan kemampuannya beradaptasi inilah yang sebenarnya menjadi inti kombinasi yang membuat Agile menarik perhatian dunia bisnis dari berbagai bidang. Saat masalah muncul, tim Anda dapat mengubah taktik dan mengatasinya dengan cepat. Tidak ada waktu yang dihabiskan untuk kembali melihat rencana atau dokumen awal: Anda mengangkat masalahnya dalam rapat singkat (scrum), menjadwalkannya, lalu menyelesaikan masalah itu. Dengan cara ini, Agile membantu tim tetap fokus pada tugas-tugas individu dan menuntaskannya tepat waktu.

Apa saja tantangan yang dihadapi oleh pendekatan lincah (agile)?

Meski demikian, Agile bukanlah solusi yang bebas dari kesalahan atau penyalahgunaan. Seperti halnya pendekatan manajemen proyek apa pun, ada hal-hal yang memuat pendekatan ini lebih unggul dan ada pula hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memanfaatkannya. Seperti halnya pendekatan Waterfall, ada kekurangan dan tantangan saat menggunakan Agile yang bisa menghambat pekerjaan jika tidak dikelola dengan baik.

Mengelola Cakupan

Dengan kemampuannya beradaptasi dengan cepat pada masalah dan perubahan pada proses, Anda harus memantau proyek dan cakupan proyek secara menyeluruh. Agile memungkinkan Anda mengubah rencana dan bekerja cepat, namun beralih antar tugas dengan cepat bisa membuat Anda tidak menyadari kemajuan yang telah dicapai secara keseluruhan. Meski tim Anda bekerja efisien, jadwal dapat molor atau budget bisa membengkak apabila daftar tugas yang dihasilkan dalam perencanaan sprint tidak dipantau. Tim dan manajer proyek Agile harus tetap mengetahui cakupan dan peta strategi proyek mereka untuk memastikan bahwa jumlah pekerjaan yang mereka lakukan tidak meluas kemana-mana.

Penjadwalan

Cakupan bukanlah satu-satunya hal yang dapat membuat tim yang memakai proses cepat (agile) menjadi lengah. Saat tim memanfaatkan perencanaan sprint, mereka harus dapat secara luwes mengubah jadwal dan prioritas berdasarkan kebutuhan saat ini. Namun demikian, setelah anggota tim mulai berganti dan mengatasi tugas-tugas atau dukungan yang baru dalam berbagai masalah, jadwal harus dapat mengakomodasi hal itu secara fleksibel. Jika Anda memiliki jadwal proyek yang ketat, Anda harus memastikan bahwa perencanaan sprint masih sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditetapkan.

Selain itu, meski tim yang mengatur dirinya secara mandiri bisa jadi berpindah-pindah tugas sesuai kebutuhan, mereka pada akhirnya juga harus kembali pada tugas yang diberikan. Pada saat inilah manajer proyek Agile harus mengetahui tugas yang sedang dilakukan oleh tim dan memastikan bahwa tidak ada satu pun yang terlewat. Jika tidak, pekerjaan yang dianggap telah tuntas bisa terlupakan saat melakukan berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan dengan cepat.

Komunikasi

Dalam pendekatan lincah (agile), penentuan prioritas dari kerja tim dan tanggapan yang cepat biasanya berarti bahwa komunikasi menjadi hal yang amat penting. Anggota tim harus dapat mengomunikasikan kemajuan yang telah mereka capai hingga saat ini, apakah ada masalah yang muncul dan jika mereka membutuhkan bantuan untuk meringankannya. Komunikasi melalui penyampaian seperti ini harus dilakukan secara berkala di antara seluruh anggota tim, dan harus menjadi masukan secara langsung dalam perencanaan Anda. Terus berkonsolidasi dengan pemangku kepentingan merupakan keharusan mengingat Anda adalah satu-satunya orang yang dapat mengubah rencana jika Anda mengetahui keinginan pemangku kepentingan. 

Cara mengimplementasikan proses cepat (agile)

Jika Anda berminat untuk mengadopsi metodologi manajemen proyek yang lincah untuk tim, ada banyak strategi dan praktik yang telah terbukti dan teruji. Perencanaan cepat (sprint) dan rapat singkat (scrum) adalah beberapa contoh yang paling umum diketahui. Tentu saja, menggunakan perangkat lunak dan alat bantu manajemen proyek yang tepat juga dapat menentukan sukses tidaknya pendekatan perencanaan Agile. Berikut beberapa proses dan metode yang terpenting untuk menerapkan dan mengikuti Agile methodology:

Lacak Tugas Anda

Untuk mengetahui pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam pertemuan cepat (sprint) berikutnya, Anda harus mengetahui apa saja yang sudah selesai dikerjakan. Karena itu, tim Anda harus menguasai cara melacak kemajuan pekerjaan mereka. Penyempurnaan atau pemeliharaan pekerjaan yang tertunda (backlog refinement atau backlog grooming), adalah teknik yang umum dipakai oleh tim Agile. Keduanya berkisar tentang perlunya menciptakan transparansi atau keterbukaan, memprioritaskan hal-hal yang tertunda dan perlu diselesaikan, dan memastikan bahwa hal-hal yang berada di posisi teratas dalam daftar prioritas tersebut siap diselesaikan. Tim rapat cepat (scrum) seringkali memakai dinding perencanaan atau papan Kanban untuk melacak berbagai hal, namun banyak juga yang memilih menggunakan perangkat lunak manajemen tugas. Dropbox memungkinkan integrasi perangkat lunak manajemen tugas seperti Trello, yang memungkinkan tim tetap mengikuti perkembangan dan kemajuan terbaru pada berbagai proses di seluruh aplikasi secara real-time.

Berkomunikasi secara Rutin dan Efektif

Komunikasi yang baik merupakan dasar dari setiap kerangka kerja manajemen proyek yang lincah. Oleh karena itu, memberi sarana dan kesempatan kepada tim untuk berkomunikasi secara berkala menjadi hal yang sangat penting. Meski perencanaan cepat (sprint) biasanya dilakukan setiap 2-3 minggu, banyak ahli rapat cepat (scrum) melakukan "rapat harian sambil berdiri" dengan timnya untuk mengetahui perkembangan kemajuan sehari-hari. Meski derap komunikasi spesifik terserah kepada Anda dan tim, memakai alat bantu dapat membantu Anda memfasilitasi diskusi seperti ini. Dropbox Spaces memungkinkan Anda menyimpan semua konten di satu tempat yang terorganisir sembari berkoordinasi secara efektif dengan tim Anda. Dengan memberi tugas yang perlu dilakukan atau meninggalkan komentar, Anda dapat menginformasikan konteks dan arahan pekerjaan yang diperlukan agar tetap konsisten. Integrasi dengan fitur obrolan secara langsung (real-time chat) dan konferensi melalui video (videoconferencing) memakai aplikasi seperti Slack dan Zoom juga dapat membantu Anda saat menyelenggarakan rapat untuk tim dan sesi perencanaan. Anda dapat berbagi file dan mulai berdiskusi secara langsung dari Dropbox. mengurangi waktu yang dihabiskan karena harus beralih antar tab dan topik. Ini terutama sangat berguna saat harus berkomunikasi dengan tim yang ada di lapangan, atau dengan anggota tim yang jauh lokasinya.

Stop dan Evaluasi

Dengan Agile, orang bisa tergoda untuk beralih dari satu tugas ke tugas berikutnya, dan menyelesaikan yang satu untuk melakukan tugas yang lain. Namun demikian, kita harus meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi/tinjauan dan melihat kembali proses cepat (agile) yang telah dilakukan sebelumnya agar kita tidak memandang sesuatu dengan "kacamata kuda". Meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi di akhir setiap pertemuan cepat (sprint) memberi kesempatan kepada anggota tim untuk memikirkan kembali pekerjaan yang telah mereka lakukan dan membuat prioritas.

Evaluasi pertemuan cepat setelah suatu tugas selesai juga harus dimanfaatkan untuk mempelajari dampak perencanaan pada proyek dalam siklus pelaksanaan proyeknya. Untuk hal-hal tersebut, terus melacak dan mencatat dengan baik semua pekerjaan menjadi sangat penting. Dropbox telah membangun fitur kontrol versi yang dapat membantu mengevaluasi file tim Anda di setiap tahapan perkembangan pada waktu-waktu tersebut. Fitur ini juga dapat dimanfaatkan selama rapat cepat sambil berdiri untuk melihat kemajuan yang telah dicapai setiap anggota tim atau mengembalikan perubahan yang mungkin belum disetujui.

Bekerja dengan Agile methodology

Agile methodology telah mengubah banyak bisnis dan manajer dalam cara mereka bekerja dan cara pandang mereka terhadap kesuksesan. Agile telah menjadi motor penggerak proses pengembangan perangkat lunak sejak era 2000-an, dan unsur-unsurnya telah menyebar ke serata tempat di seluruh dunia. Jika Anda sedang mempertimbangkan Untuk melakukan rapat formal sembari duduk atau rapat cepat besok pagi, atau tetap berkutat pada komunikasi lewat email, tampaknya Agile methodology akan selalu ada.