Bagaimana dan mengapa cross functional team

Sebuah tim mungkin semuanya bekerja untuk tujuan yang sama, namun itu tidak berarti mereka memerlukan seperangkat keahlian yang sama. Berikut cara membentuk cross functional team yang berbakat dalam bisnis Anda.

Arti lintas fungsi

Setiap kantor memiliki departemennya sendiri-sendiri. Mulai bagian keuangan hingga SDM, konten hingga pemasaran, namun bagaimana jika keragaman keterampilan ini juga tercermin di setiap tim? Di sinilah lintas fungsi ini hadir.

Lintas fungsi adalah sekelompok orang dengan berbagai keterampilan dan pengalaman yang semuanya bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Jadi, daripada meneruskan satu proyek dari satu tim ke tim lainnya hingga hari peluncuran, satu tim dapat menangani setiap aspeknya. Anggap saja setiap tim ini sebagai tenaga kerja mini, di mana masing-masing dapat menyelesaikan tiap langkah sebuah proyek melalui kolaborasi , tanpa berurusan dengan departemen lain.

Mengapa memakai tim lintas fungsi?

Ide utama di balik tim lintas fungsi adalah meningkatnya daya tanggap, akuntabilitas, produktivitas, serta pengambilan keputusan. Dengan meniadakan pemisah itu berarti bahwa satu tim saja yang dapat mendekati satu proses dalam sebuah daur hidup proyek, tim lintas fungsi menikmati kolaborasi yang lebih baik. Selain itu juga, anggota tim dapat berasal dari setiap tingkatan di dalam bisnis, termasuk pekerja remote atau di luar kantor, sehingga menciptakan rangkaian keahlian, wawasan, serta pengalaman yang lebih beragam. Tim yang berhasil pada dasarnya dapat menghilangkan kemandegan karena tidak ada waktu tunggu untuk serah terima ke departemen lain.

Siapa yang bisa memanfaatkan tim lintas fungsi?

Siapa saja dapat menemukan cara untuk membuat tim lintas fungsi ke dalam bisnisnya, namun ini memerlukan beberapa prasyarat tertentu. Hierarki yang datar, kerja tim online , dan keterbukaan atas ide-ide baru merupakan konsep perusahaan yang penting bila Anda ingin pendekatan ini berhasil. Usaha kecil biasanya memiliki sedikit karyawan dan mereka harus multifungsi pada tingkatan tertentu, dan merupakan pihak yang menerapkan metode kerja seperti ini. Tim lintas fungsi dipandang memiliki kemampuan memecahkan masalah yang lebih baik dan karenanya juga mengambil risiko yang lebih kreatif.

Tim hanya dapat merasa nyaman melakukan ini bila bisnis menumbuhkan pendekatan semacam ini secara keseluruhan. Jadi, jika Anda tahu perusahaan tidak mungkin memberikan platform tersebut kepada eksekutif junior yang bekerja dari rumah maka, selain perlu memperhatikan budaya perusahaan Anda dengan cermat, Anda mungkin tidak akan berhasil jika membangun tim lintas fungsi.

Jika Anda terjebak dalam pola pikir tradisional, maka Anda mungkin belum siap memperoleh manfaat dari cara berpikir yang maju ini. Bisnis seperti Netflix, Spotify, dan Google semuanya mulai mengadopsi metode kerja ini, tetapi hal itu tidak bisa terwujud dalam semalam. Anda sangat membutuhkan orang yang tepat dari berbagai bidang fungsi yang seusai di belakangnya agar berhasil.

Bagaimana bisnis dapat memanfaatkan tim lintas fungsi?

Ada beberapa gaya kerja yang dibangun berdasarkan ide seputar tim lintas fungsi, seperti agile, lean dan kanban. Pertaruhan terbaik Anda dalam mengadopsi gaya kerja ini adalah mempekerjakan anggota tim yang berpengalaman dalam hal-hal tersebut, dan kemudian mereka bisa mendukung anggota tim melalui setiap masalah yang timbul. Lintas fungsi mungkin berbelok dari ide tradisional tentang memiliki manajer proyek dan bawahan langsung, namun memiliki seorang pemimpin seringkali diperlukan. Pimpinan tim lintas fungsi yang berpengalaman bisa membantu kelancaran transisi ini.

Keberagaman dalam perekrutan juga menjadi hal yang sangat penting di sini. Anda ingin tim yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang beragam. Lintas fungsi bisa jadi perlu kepercayaan yang lebih tinggi dari yang lain. Anda ingin dapat bekerja sebagai tim, berpikir di luar kebiasaan bila perlu, tidak takut berbuat kesalahan dan diberi dukungan saat melakukannya. Merekrut individu yang memiliki pandangan dan pengalaman profesional berbeda akan menempatkan Anda pada posisi yang baik saat mengatasi dan memecahkan masalah secara kreatif.

Apa faktor terpenting dalam sebuah tim lintas fungsi?

Ciri-ciri berikut harus dimiliki untuk memiliki sebuah tim yang sukses:

Komunikasi

Tidak ada yang baru di sini. Semua tim yang sukses perlu salin terhubung dan saling memberi informasi terbaru. Kanban dan rapat harian agile (rapat tim singkat yang langsung membahas masalah daripada rapat duduk) membuat semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru. Jadi, jangan hanya menghubungi saat kesalahan terjadi atau perubahan mendesak diperlukan. Ingatlah untuk juga merayakan kemenangan sebagai sebuah tim dan menjaga komunikasi mengenai hal-hal positif serta masalah yang lebih mendesak. Saluran komunikasi yang terbuka dan jujur menjauhkan politik kantor, sifat saling menyalahkan, dan pengkambinghitaman.

Akuntabilitas

Ini adalah semuanya untuk satu, satu untuk semua. Sebagaimana yang kami katakan, komunikasi adalah kunci, namun Anda juga ingin mendorong orang untuk mengakui kesalahannya. Memberi teladan, tidak hanya mengakui saat Anda salah, namun juga bagaimana memperlakukan orang yang melakukan hal serupa. Kegagalan adalah bagian hidup yang tak bisa dihindari; tim yang baik dapat menjadikan kegagalan sebagai kesempatan belajar yang penting, bukan kesempatan untuk menyalahkan.

Kemampuan beradaptasi

Banyak hal dapat berubah banyak dalam perjalanan satu proyek. Tim lintas fungsi Anda harus siap menghadapi ini. Itu artinya bereaksi terhadap perubahan harus cepat serta efisien. Tim Anda harus merasa percaya diri dalam mengambil jalan baru agar proyek berhasil, dan sekali lagi, ini berarti kembali mempercayai mereka untuk mencoba sesuatu yang baru, mengakui tindakan mereka, dan serta tidak saling menyalahkan bila gagal.

Penyelarasan

Semboyan tak resmi yang umum dari metode kerja agile dan cara bekerja yang serupa adalah "menyelesaikan pekerjaan" dan ini adalah sentimen yang perlu diterima oleh tim Anda. Anda semua harus mengetahui dengan jelas perkembangan setiap proyek, dan Anda harus berbagi kepemilikan. Keputusan mesti diambil sebagai satu kesatuan, masalah harus diangkat sebagai satu. Keinginan itu tidak hanya untuk melakukan sesuatu, namun untuk menyelesaikannya dengan baik, mesti menjadi cahaya yang menjadi pemandu bagi tim Anda.

Apakah tim lintas fungsi ini memang benar bisa berjalan?

Ya, jika dibentuk dengan benar, jika tidak, maka masalah yang mungkin akan terjadi. Layak diperhatikan bahwa dari banyak metode kerja yang mendorong lintas silang, awalnya dikembangkan dengan mempertimbangkan proses kerja tertentu. Agile pada mulanya diadopsi oleh para pengembang perangkat lunak, dan Lean dirancang bagi pabrik atau manufaktur. Jadi, Anda mungkin mengetahui bahwa penerapan dan manfaat dari metode ini tidak hanya cocok dengan bisnis seperti agen pemasaran misalnya. Jika metode ini salah diterapkan, berbagai masalah pasti menanti — Harvard Business Review menyatakan bahwa 75% tim lintas fungsi tidak berjalan dengan baik .

Kita telah membahas semua manfaat dari membentuk tim lintas fungsi, namun kesalahan berikut dapat terjadi jika Anda hanya mengumpulkan beberapa karyawan sekaligus dan mulai bekerja dengan agile.

Loyalitas antar departemen

Ya, Anda mungkin adalah sebuah tim, namun mungkin juga ada kebutuhan yang tidak terlihat agar karyawan memihak departemen mereka saat menghadapi kesulitan. Misalnya, apakah bagian pemasaran dari tim akan memaksa pengembang mereka tidak sejalan dengan KPI departemen, meski hal itu demi klien atau proyek terbaik? Sekali lagi, ini adalah alasan mengapa seluruh bagian perusahaan perlu mengikuti gaya kerja seperti ini, Anda tidak lagi bisa hanya bisa menghabiskan satu hari sebagai hari lintas fungsi lalu sisanya bekerja memakai model tradisional.

Membebani pimpinan

Pimpinan dapat membantu menjaga tim tetap berjalan pada jalurnya. Namun demikian, mereka bisa secara tidak sengaja mendorong nilai-nilai kerja tradisional sehingga membuat cara kerja yang lebih menatap masa depan jadi mundur. Tim dapat dengan mudah mulai bergantung pada pimpinan. Sudahkah keputusan penting dibuat? Tanyakan pimpinan. Ada masalah? Minta pimpinan memperbaikinya. Ada anggota yang tidak bertanggung jawab? Andalkan pada pimpinan untuk mengatasinya. Tim lintas fungsi berkembang bila mereka bekerja dan menang sebagai satu kesatuan.

Kurangya komunikasi

Selain itu ada pula risiko mentalitas "semua untuk satu" dan menganggap bahwa tim bisa tetap berjalan menggunakan osmosis. Hanya karena Anda sekarang menerapkan lintas fungsi, bukan berarti bahwa Anda bisa ada di mana-mana. Pastikan Anda selalu membekali semua orang di tim dengan alat-alat bantu seperti anotasi , folder bersama , papan Trello, dan sering muncul bertemu di kantor atau secara virtual.

Kurangnya semangat

Ini bukan berarti bahwa setiap anggota tim perlu menghargai pekerjaan di atas segalanya, namun mereka perlu dapat menemukan motivasi dalam bekerja. Ini berarti bahwa mereka perlu tahu bahwa ada nilai dalam pekerjaan mereka dan itu berdampak pada proyek secara keseluruhan. Anda melakukan ini dengan bekerja dan menang sebagai satu kesatuan. Siapa saja yang gagal melihat tujuan dalam pekerjaan mereka pasti akan kehilangan minat.

Bantuan yang dapat diberikan Dropbox

Kerja sama lintas fungsi perlu diselaraskan dengan sempurna, dan Dropbox adalah alat bantu yang sempurna untuk itu. Anda dapat berbagi folder dan memperbarui serta mengedit dokumen secara real time. Setiap anggota tim bisa mengetahui dengan persis posisi mereka.

Dropbox berarti tim tidak perlu berada di lokasi yang sama untuk memastikan bahwa kolaborasi tetap berjalan, dengan semuanya disimpan dengan aman secara online. Tim lintas fungsi bisa memiliki satu tempat kerja yang terpusat sehingga dapat bekerja bersama untuk satu tujuan inti.