Apa itu DMAIC?

Pelajari metodologi DMAIC agar Anda dapat memanfaatkan data untuk membuat perbaikan proses yang nyata di dalam organisasi.

Apa itu DMAIC?

DMAIC adalah pendekatan penyelesaian masalah berbasis data yang membantu membuat perbaikan-perbaikan bertahap dan optimalisasi pada produk, desain, dan proses bisnis. Pendekatan ini dibuat di tahun 1980-an sebagai bagian dari metodologi Six Sigma oleh seorang insinyur Motorola, Bill Smith. Pendekatan Six Sigma dirancang untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dalam proses manufakturing menggunakan data dan statistik.

Apa saja langkah-langkah yang berbeda dalam proses DMAIC?

DMAIC memiliki 5 langkah yang saling terkoneksi: Define (Definisikan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Improve (Tingkatkan), dan Control (Kendali). Setiap fase dirancang untuk memiliki efek kumulatif: untuk membangun informasi dan data yang dihasilkan dari tahapan sebelumnya dan akan diulangi dalam beberapa kali eksekusi.

  • Define: Fase Definisikan menetapkan apa masalahnya dan apa yang diperlukan untuk memperoleh solusi. Dalam bagian proses ini, Anda menetapkan dengan jelas masalah Anda, sasaran akhirnya, dan cakupan yang diperlukan untuk mencapainya. Fase ini membantu Anda memahami proses secara keseluruhan dan menentukan unsur-unsur apa saja yang sangat penting bagi kualitas (critical to quality), atau sering disebut sebagai "CTQ". Input dan output biasanya diuraikan dengan diagram SIPOC, yaitu singkatan dari supplier (pemasok), input (masukan), process (proses), output (keluaran), dan customer (pelanggan). Informasi ini biasanya ditarik dari dokumen piagam proyek (project charter), yang menetapkan bentuk proses DMAIC Anda.
  • Measure: Setelah Anda memahami masalah proses yang dihadapi, Anda harus menguraikan cara Anda akan memantau perubahan yang Anda buat pada proses itu. Tentu, dengan pendekatan berbasis data, memiliki data sangat penting bagi proses DMAIC. Oleh karena itu, tunuan dari fas Measure (Mengukur) ini adalah menetapkan performa proses Anda saat ini dan data apa yang akan Anda analisis. Dari situ, Anda dapat menggunakan rencana pengambilan data untuk memantau performa saat Anda membuat perubahan dan membandingkannya di akhir proyek.
  • Analyze: Sekarang Anda memiliki dasar patokan data yang dapat Anda gunakan untuk mulai mengambil keputusan tentang proses Anda. Seperti yang Anda harapkan, fase analisis adalah waktu yang tepat untuk melihat keseluruhan data itu. Di sini, Anda dan anggota tim akan membangun sebuah peta proses saat ini dengan memanfaatkan data Anda menemukan awal terjadinya masalah dalam proses. Meskipun beberapa proyek Six Sigma menggunakan alat bantu yang rumit untuk hal ini, diagram tulang ikan dan bagan Pareto sudah lebih dari cukup dan merupakan metode yang umum digunakan untuk menganalisis akar penyebab masalah. Setelah Anda mengetahui beberapa akar penyebab masalahnya, Anda dapat mulai melibatkan tim. Minta mereka untuk memilih arah fokus proses DMAIC Anda ke depannya.
  • Improve: Terakhir, sekarang adalah waktunya yang tepat untuk mulai membuat perbaikan nyata pada proses Anda. Dalam fase Improve, bekerja samalah dengan tim untuk menemukan solusi kreatif yang dapat dilaksanakan dan diukur di dalam proses DMAIC. Di titik ini, proses meminta berbagai macam masukan dan pendapat melalui brainstorming dan memiliki rapat yang efektif sangat penting bagi tim Anda. Setelah Anda memiliki solusinya, Anda harus melakukan percobaan, menguji, serta mengimplementasikannya. Plan-Do-Check-Act atau siklus “PDCA” adalah metode umum untuk melakukan hal ini, bersama dengan Mode Kegagalan dan Analisis Dampak (Failure Mode and Effects Analysis), atau “FMEA,” untuk mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi. Informasi ini harus disusun dalam sebuah rencana implementasi mendetail, yang selanjutnya dapat Anda gunakan untuk memantau penerapan solusi di dalam proses Anda.
  • Control: Langkah terakhir dalam metodologi DMAIC ini dapat membantu Anda memverifikasi dan mempertahankan kesuksesan solusi Anda untuk masa mendatang. Dalam fase Kontrol, tim Anda harus membuat rencana pemantauan dan kontrol agar terus menilai kembali dampak dari setiap perubahan proses yang diimplementasikan. Pada waktu yang sama, Anda harus membuat rencana tanggapan untuk ditindaklanjuti jika performa mulai turun kembali, dan sebuah masalah baru muncul. Kemampuan melihat ke belakang tentang bagaimana perbaikan ini dilaksanakan dan solusi yang dibuat, bisa jadi merupakan sebuah aset yang berharga. Di saat-saat seperti ini, memiliki dokumentasi yang baik dan kontrol versi pada proses perbaikan itu sangat penting.

Jika Anda sedikit banyak telah mengetahui tentang DMAIC, Anda mungkin pernah mendengar langkah awal yang berbeda, yang dikenal sebagai fase Recognize atau memberikan pengakuan. Langkah ini melibatkan pemilihan proyek atau masalah yang tepat untuk diatasi terlebih dahulu, karena tidak semua proyek mungkin membutuhkan pendekatan yang seketat DMAIC.

Apa saja manfaat dari DMAIC?

Dalam industri, daya tarik Six Sigma dan DMAIC ada pada kemampuannya mendorong sebuah pendekatan manufaktur yang ramping (Lean Manufacturing). Sasarannya adalah mengurangi limbah, kecacatan, dan produksi berlebihan—nama Six Sigma sendiri sebenarnya diturunkan dari model statistik yang digunakan. Dalam statistik, deviasi standar juga disebut sebagai “Sigma” atau σ. Pemanufaktur mengetahui bawa semakin besar deviasi standarnya di antara rata-rata dan batas kualitas yang dapat diterima, semakin tidak mungkin mereka akan melewati batas-batas ini. Selanjutnya, Six Sigma, atau enam deviasi standar, menjadi standar emas dalam mendefinisikan batas produksi, mengurangi kecacatan dan menyempurnakan proses.

Dalam istilah statistik yang sebenarnya, memiliki Kualitas Six Sigma berarti memiliki tingkat kecacatan 3,4 setiap jutaan peluang di dalam proses Anda. Sebagian industri, seperti farmasi dan produsen pesawat terbang, mungkin menggunakan level sigma yang jauh lebih tinggi lagi karena kemungkinan konsekuensi kecacatannya.

Pendekatan statistik ini pada perbaikan proses, bersama dengan metodologi lain seperti Kaizen, sangat penting untuk mendorong perbaikan dalam manufakturing di tahun 90-an dan 2000-an. Namun bagaimana penerapan DMAIC pada industri lain sekarang?

Manfaat inti dari DMAIC ada pada pendekatan pemecahan masalahnya yang benar-benar cermat. Eksperimen dengan proses-proses baru atau perubahan dalam alur kerja seringkali berakhir tidak memberikan jawaban pasti atas apa yang diubah, apa pun bisnis Anda. Namun dengan menggunakan DMAIC, pendekatan berbasis data dengan tujuan yang telah ditetapkan dan tahapan yang telah dirancang untuk menilai secara objektif apakah perubahan pada proses itu positif, Anda berada pada posisi yang lebih baik untuk mengukur kemajuan. Baik untuk mengidentifikasi akar masalah Anda yang sebenarnya atau dampak sebenarnya dari eksperimen Anda, DMAIC membekali Anda dengan data untuk melakukan hal ini.

DMAIC memberikan kerangka kerja yang baku, terstruktur untuk membuat perubahan, dan pendekatan 5 langkah yang jelas membuat semua orang memahami setiap kemajuan tahapan proses. Ini memungkinkan Anda membuat dokumentasi untuk merangkum semua keputusan dan kemajuan yang dibuat, sehingga Anda dapat melanjutkan dari satu tahap ke tahap lainnya secara lancar. Dan dengan memiliki proses yang pasti, Anda dapat membantu tim dalam hal tujuan saat ini dan arah pekerjaan mereka.

Salah satu hal terbaik tentang DMAIC adalah bahwa ia merupakan proses yang sangat dapat diulangi dan dirancang untuk terus dilaksanakan. Fase Kontrol dari proses mengharuskan pemilik proses agar terus melanjutkan dampak optimalisasi. Dengan rencana monitoring data telah diterapkan, data proses baru Anda secara alami akan menjadi dasar fase Measure yang baru. Rencana respons Anda dapat juga disatukan dengan proses DMAIC yang baru jika perbaikan awal gagal mempertahankan performa. Dengan demikian, metodologi DMAIC dapat terus menerus mengidentifikasi problem atau dampak pada performa dengan metode yang akan segera menargetkan masalah-masalah itu.

Dengan cara ini, kerangka kerja DMAIC menyediakan pendekatan terstruktur yang dapat memandu organisasi Anda dalam melalui optimalisasi proses bisnis yang berulang serta bertahap. Apa pun sektor yang Anda terjuni, atau besar tim atau organisasi Anda, metode ini sudah teruji dalam mendorong perbaikan terus menerus dalam performa.

Mengapa Anda harus menggunakan DMAIC?

Seperti dijelaskan di awal, penyesuaian umum pada DMAIC adalah fase tambahan Recognize atau Pengakuan: yaitu sebuah periode mengidentifikasi kecocokan sebuah masalah untuk DMAIC. Alasan untuk tahapan ini adalah bahwa DMAIC adalah proses yang mengharuskan penyelarasan dan upaya yang tinggi, serta waktu untuk memahaminya. Sebuah organisasi harus mengimplementasikan dan mempraktikkan DMAIC untuk mengetahui kesesuaiannya dengan timnya, industrinya, dan budaya organisasinya. Pada saat yang sama. organisasi harus mempertimbangkan tujuan alokasi sumber daya mereka: proses atau tim mana yang akan paling memperoleh manfaat dari DMAIC?

Dengan demikian, ia bukan selalu menjadi pilihan bagi sema isu atau masalah. Apabila masalah proses bisa diketahui, dan solusi sederhana yang didukung oleh data yang meyakinkan tersedia, maka proses sebuah DMAIC secara lengkap mungkin tidak diperlukan.

Namun demikian, bila masalah prosesnya rumit atau berisiko tinggi —mungkin ketika penurunan kinerja tidak bisa diterima— DMAIC merupakan pendekatan yang lebih disukai. Meski jika biaya sumber daya lebih tinggi, DMAIC memastikan bahwa prosedur telah diikuti dan langkah-langkah penting tidak dilewati, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan implementasi.

Menyempurnakan proses dengan DMAIC

Mencoba proyek DMAIC untuk pertama kalinya mungkin sulit dilakukan, terutama bila ada masalah besar yang perlu diselesaikan organisasi. Yang perlu dipahami pada DMAIC adalah bahwa pendekatan ini bukanlah pendekatan praktik terbaik yang di luar kebiasaan organisasi atau bisnis Anda. Sebaliknya, ini merupakan proses penemuan yang memungkinkan Anda menemukan praktik yang terbaik bagi tim dan organisasi Anda melalui perulangan dan perbaikan serta bertahap. Walaupun tidak semua masalah yang ditemui organisasi Anda akan memerlukan DMAIC, dengan memperkenalkannya Anda dapat mulai mendorong perubahan nyata dan perbaikan pada proses, yang, pada akhirnya, dapat mengarah pada keberhasilan yang terukur untuk perusahaan Anda.