Kontrol versioning editan<br />yang efektif

Membantu tim Anda membuat sistem kontrol versi yang berfungsi, yang akan memastikan bahwa mereka selalu mengerjakan file versi terbaru.

Bekerja dengan kontrol versi

Tim dalam organisasi masa kini berkolaborasi antar departemen, kantor, negara, dan zona waktu—semuanya mengerjakan sekumpulan dokumen yang sama. Terlepas dari betapa lazimnya cara ini, tim-tim tersebut sering kesulitan mengelola berbagai versi file pekerjaan mereka. Berapa banyak dokumen bertanda "FINAL" yang kemudian segera diikuti oleh dokumen bertanda "FINAL V2"? Jika tim Anda kehilangan waktu untuk menemukan file terbaru dan melacak perubahannya, mungkin sudah terlambat untuk menyusun sebuah sistem kontrol versi yang baik.

Jadi, apa sebenarnya kontrol versi?

Kontrol versi adalah sebuah proses mengelola berbagai versi dari sebuah file dari waktu ke waktu, yang biasanya dilakukan menggunakan sistem kontrol file. Meskipun awalnya digunakan dalam pengembangan perangkat lunak untuk mengelola perubahan kode, sistem kontrol versi tidak serumit namanya. Sistem ini dapat berupa perangkat lunak yang melacak perubahan dan memungkinkan anda untuk mengakses semua versi terdahulu dari suatu file kapan pun. Sebuah sistem kontrol versi juga dapat berupa serangkaian aturan untuk mengerjakan file, seperti arsitektur folder untuk menyimpan berbagai versi secara terpisah.

Berbagai penggunaan ini jauh melebihi pembuatan kode; contohnya, kontrol versi dokumen dapat membantu penulis mengelola berbagai draf konten, atau membantu desainer grafis melacak perubahan yang dilakukan pada sebuah file desain.

Cara membuat sistem manajemen dokumen dengan kontrol versi

Ada berbagai pendekatan yang dapat Anda terapkan terhadap kontrol versi, tergantung pada kebutuhan tim Anda dan ukuran organisasi Anda. Kebanyakan orang hanya akan memberitahukan apa versi file yang mereka kirimkan atau memberikan label pada dokumen dengan inisial atau tanda "ditinjau". Setiap orang memberikan label pada dokumen secara berbeda, sehingga pendekatan ini dapat dengan cepat menimbulkan kebingungan ketika hanya terdapat dua orang yang bekerja bersama—apalagi untuk tim atau organisasi yang lebih besar. Ketika sampai pada kondisi ini, pendekatan yang jelas diperlukan untuk mengelola file tim.

Konvensi Penamaan

Hal ini mungkin tampak jelas, tetapi memiliki konvensi penamaan yang ketat untuk diikuti oleh tim Anda adalah hal yang sangat penting untuk kontrol versi. Sebagai permulaan, konvensi penamaan harus konsisten, dan harus jelas untuk semua orang yang mengakses file Anda. Namun, konvensi ini juga harus berdasarkan cara tim Anda berinteraksi dengan file tersebut. Contohnya, jika penanggalan dokumen adalah faktor yang paling penting bagi tim Anda untuk mengaturnya, maka nama file harus diawali dengan tanggal. Ini akan menjadi cara paling umum untuk memfilter dan mencari dokumen tersebut untuk tim Anda. Selanjutnya, nama file harus meliputi bagian informasi yang paling penting untuk memahami apa isi dokumen tersebut. Tentu saja, jika Anda hanya akan menggunakan konvensi penamaan sebagai sistem kontrol versi, maka sistem penomoran untuk versi file yang berbeda juga harus disertakan.

Arsitektur Informasi

Setelah Anda menyusun metode pelabelan dokumen yang berfungsi untuk tim Anda, Anda memerlukan sistem yang mudah diakses untuk menyimpan dokumen tersebut dengan aman. Itulah gunanya arsitektur informasi, yang secara sederhana merupakan tata letak folder dan file yang Anda gunakan untuk menyimpan informasi. Secara alami, konvensi penamaan juga berperan penting dalam hal ini—tak ada gunanya menggunakan nama file yang diatur dengan ketat jika file tersebut disimpan di sebuah folder bernama "Pekerjaan". Namun demikian, arsitektur informasi juga berkaitan dengan siapa yang memiliki akses ke file tersebut, karena tidak semua file harus tersedia untuk setiap anggota organisasi Anda.

Cara terbaik untuk mengelolanya biasanya adalah melalui solusi penyimpanan file bersama. Folder tim di Dropbox Business memungkinkan Anda membuat arsitektur informasi yang aman. Dengan memberikan tugas kepada tim tertentu melalui Dropbox, Anda dapat membuat repositori untuk pekerjaan mereka dengan izin akses khusus untuk orang di dalam dan di luar tim. Selanjutnya, Anda dapat memastikan bahwa file tersebut tidak diubah tanpa izin dan berbagai versi file dapat dibuat dengan aman.

Perangkat Lunak Kontrol Versi

Konvensi penamaan dan arsitektur informasi adalah landasan sistem manajemen dokumen yang sukses. Namun, keduanya juga dapat menghabiskan waktu ketika digunakan sebagai metode utama kontrol versi. Perangkat lunak kontrol versi mengotomatiskan berbagai proses terkait kontrol versi dan memberikan manfaat tambahan yang tidak terdapat pada konvensi penamaan.

Setidaknya, perangkat lunak kontrol versi secara otomatis menyimpan setiap versi sebelumnya dari suatu file. Versi ini kemudian dapat diakses atau dikembalikan ke waktu mana pun dan juga berfungsi sebagai cadangan untuk versi terkini dari file tersebut. Anggota tim juga dapat bekerja bersamaan pada file yang terpisah menggunakan perangkat lunak kontrol versi sebelum memperbaruinya ke versi terkini. Hal ini menyederhanakan penggabungan perubahan dan mengatasi setiap konflik file.

Singkatnya: perangkat lunak kontrol versi menyederhanakan seluruh proses pembuatan versi file dan memberikan manfaat tambahan kepada tim yang mengerjakan file tersebut.

Mengapa kontrol versi sangat penting bagi tim?

Ketika harus mengerjakan dokumen kolaboratif, beberapa bentuk kontrol versi sangat penting untuk diselaraskan pada suatu pekerjaan. Untuk menyetujui sebuah dokumen yang telah selesai, Anda memang perlu mengetahui file mana yang merupakan versi akhir, tetapi bukan hanya itu yang diperlukan. Menggunakan perangkat lunak yang tepat dan membuat versi file dengan benar dapat mencegah kehilangan waktu dan mempercepat proses dalam semua organisasi.

Simpan setiap versi file

Manfaat utama kontrol versi adalah Anda dapat menyimpan setiap versi file di sepanjang alur kerja proyek—dari awal hingga akhir. Anda dapat memeriksa perbedaan antar versi dan memastikan bahwa semua perubahan yang dilakukan telah diterapkan. Anda harus yakin bahwa perubahan yang membuat versi terakhir benar-benar terakhir dan bukan ditambahkan pada pukul 1 dini hari sebelumnya.

Setelah proyek selesai, riwayat versi juga dapat menjadi sangat penting ketika meninjau pekerjaan tim Anda melalui kilas balik. Dalam hal ini, kontrol versi dokumen dapat berfungsi sebagai riwayat audit untuk pekerjaan tim Anda dalam suatu proyek, yang memerinci kemajuan mereka di setiap tahap. Berbekal informasi tersebut, Anda dapat mendiagnosis dengan lebih baik masalah dalam proses Anda, terutama yang berhubungan dengan cara Anda merampingkan pekerjaan di masa mendatang.

Pengelolaan dan pengeditan file yang aman

Tidak ada yang menghambat pekerjaan tim melebihi menimpa sebuah file tanpa izin—atau menghapus file secara tidak sengaja. Dalam kasus ini, tidak ada yang dapat Anda lakukan selain membuka-buka email dan berharap menemukan salinan file aslinya. Daripada berharap menemukannya, Anda dapat mengandalkan cadangan yang dibuat sesuai kehendak Anda, karena sistem kontrol versi akan menyimpan versi file di setiap tahap perubahan. Dengan Pemulihan file Dropbox, jika seorang anggota tim keliru mengubah atau menghapus sebuah file, versi sebelumnya selalu tersedia apabila Anda perlu mengubahnya kembali. Anda tidak perlu khawatir bahwa suatu file akan hilang atau perubahan yang permanen dilakukan.

Pantau perubahan dari anggota tim

Ketika Anda bekerja bersama sebuah tim yang besar, Anda wajib mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada sesuatu dan kapan perubahan dilakukan. Dokumen bersama biasanya meliputi rincian mengenai siapa yang terakhir kali mengedit dokumen tersebut, tetapi mungkin tidak menyertakan anggota tim yang lain dalam file tersebut. Dalam kasus ini, Anda akan membuang waktu mengirimkan email ke semua orang untuk bertanya siapa yang meninjau file tersebut dan pengeditan apa yang dilakukan.

Mencatat perubahan file dan versi yang berbeda dari suatu dokumen untuk seorang anggota tim adalah alasan Anda memerlukan perangkat lunak kontrol versi. Misalnya, dengan menggunakan kontrol versi di Dropbox, semua perubahan file akan terlihat dan terkait secara langsung dengan email dan akun seorang anggota tim. Anda akan menerima pemberitahuan setiap kali seseorang mengedit sebuah file—yang menunjukkan dengan tepat apa yang diubah—atau jika mereka memindahkan atau menghapus sebuah file dalam folder bersama.

Kontrol versi tingkat ini membentuk sebuah proses yang lebih transparan untuk mengelola file Anda serta pertanggungjawaban atas file-file tersebut. Anda dapat melihat ketika anggota tim Anda mulai mengerjakan sebuah file atau apakah sesuatu diubah secara keliru atau tidak sengaja. Setiap perubahan file dapat segera dipastikan kepada orang yang terkait tanpa email yang canggung, tanpa memberitahukan kepada seluruh tim melalui Slack.

Buat sumber tunggal untuk seluruh organisasi Anda

Ketika Anda bekerja dengan sebuah tim yang beroperasi di berbagai tempat atau di tempat dengan aturan yang ketat, penyelarasan adalah hal yang sangat penting. Tetapi, jika informasi tidak terpusatkan dan dapat diakses, maka dengan cepat tim akan kacau dan silo akan timbul. Ketika dipadukan dengan arsitektur informasi yang tepat, kontrol versi dapat membantu Anda membuat dan menyimpan sumber informasi bersama di semua bidang dalam organisasi Anda.

Daripada terus-menerus mengirimkan panduan yang diperbarui, kontrol versi memungkinkan Anda menyimpan satu dokumen terpusat yang dapat dibaca oleh semua orang dalam organisasi Anda. Misalnya, dengan Dropbox, panduan SDM dapat disimpan dalam sebuah folder bersama, dengan izin akses tertentu untuk masing-masing anggota tim. Ketika memperbarui file tersebut, anggota tim akan mendapatkan informasi terbaur di sumber yang sama, sedangkan editor akan memiliki catatan semua informasi yang sudah usang. Ini adalah cara yang sederhana untuk memastikan bahwa informasi tersimpan dengan aman, dicadangkan, dan dapat diakses oleh siapa pun yang membutuhkannya.

Mengotomatiskan dan mempercepat proses dengan kontrol versi

Tentu saja, tujuan akhir dari setiap optimalisasi proses adalah untuk membuat sesuatu menjadi lebih mudah dan lebih hemat waktu bagi manajer maupun anggota tim. Sejak awal, kontrol versi dokumen dapat membantu tim Anda bekerja lebih cepat. Kontrol versi membantu setiap orang mengikuti perkembangan dan menyelaraskan diri dengan dokumen, sekaligus menyediakan pengaman ketika terjadi kegagalan fungsi akibat kesalahan dalam pengelolaan file.

Dengan manfaat tambahan berupa pengawasan, transparansi, dan keamanan, sistem kontrol versi dapat melakukan lebih dari sekadar memastikan bahwa Anda memiliki versi terbaru dari sebuah file. Sistem ini dapat menunjukkan proses dalam tim Anda, yang membantu Anda untuk memperbaikinya, dan kemudian menyelaraskannya dengan lebih baik di seluruh organisasi Anda di masa mendatang.