Apa itu Eisenhower Matrix?

Tingkatkan pemrioritasan tugas dan keterampilan manajemen beban kerja Anda degnan Eisenhower Matrix, sebuah alat bantu pengelolaan waktu berdasarkan strategi dan teknik yang dipelopori oleh Dwight D. Eisenhower.

Apa itu Eisenhower Matrix?

Menjadi tidak produktif itu bukan hal yang diinginkan oleh siapa pun, paling tidak oleh semua orang yang bekerja. Namun seiring hari berjalan dan Anda mulai menangani permintaan mendesak, daftar tugas Anda pun semakin bertambah, sehingga Anda semakin sulit menjaga komitmen atas produktivitas tersebut. Entah itu tidak bisa menyelesaikan tenggat atau mengikuti rencana proyek jangka panjang, pemrioritasan tugas bisa menjadi pembeda antara tertinggal dan unggul dari yang lain. Di sinilah Eisenhower Matrix berperan.

Memahami Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix—juga dikenal sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Penting—adalah kerangka kerja sederhana untuk memprioritaskan tugas-tugas dan mengelola beban kerja. Matriks ini diambil namanya dari Dwight D. Eisenhower, jenderal bintang lima dan presiden Amerika Serikat yang ke-34. Eisenhower dikenal karena tingkat produktivitasnya yang luar biasa, sebegitu tingginya sehingga pendekatannya atas penetapan tujuan dan manajemen waktu telah dipelajari secara komprehensif oleh banyak orang, salah satunya adalah Steven Covey. Dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People,” Covey mengemas ulang ide-ide Eisenhower menjadi alat bantu sederhana untuk memprioritaskan tugas: Eisenhower Matrix.

Jadi, apa itu Eisenhower Matrix? Pada intinya, matriks ini adalah sebuah strategi yang memungkinkan Anda menerapkan kutipan berikut dari Eisenhower: "Saya memiliki dua jenis masalah, masalah yang mendesak dan penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak". Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengevaluasi tugas-tugas Anda sesuai hal yang mendesak dan penting.

Bagaimana cara kerja Kotak Eisenhower?

Bisnis dan individu dapat menggunakan Eisenhower Matrix untuk merencanakan, mendelegasikan, memprioritaskan, dan menjadwalkan tugas-tugas harian atau mingguan. Dengan menugaskan tugas ke salah satu dari empat kuadran di bawah ini, Anda dapat menentukan seberapa mendesak tugas itu dan mengupayakan penanganannya dengan benar:

  • Kuadran Pertama: Mendesak dan penting (tugas-tugas untuk diselesaikan segera)—ini adalah tugas-tugas untuk “dikerjakan dahulu” yang sangat penting untuk ditangani sesegera mungkin. Ini biasanya permintaan menit terakhir yang muncul karena situasi yang tidak diperkirakan. Secara umum. tugas-tugas seperti ini harus diselesaikan segera atau pada hari yang sama. Contohnya adalah menggantikan pekerjaan proyek karena rekan kerja yang sakit atau menangani situasi darurat yang tidak diperkirakan sebelumnya, seperti gangguan pada rantai pasokan.
  • Kuadran Kedua: Penting, namun tidak mendesak (tugas-tugas yang dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan)—ini adalah tujuan/tugas jangka panjang yang penting, namun tidak memiliki tenggat yang pasti, jadi Anda bisa menjadwalkannya untuk diselesaikan belakangan. Contohnya adalah menyelesaikan kualifikasi profesional atau merencanakan target bisnis jangka panjang, seperti pengurangan anggaran.
  • Kuadran Ketiga: Mendesak, namun tidak penting (tugas-tugas yang dapat didelegasikan kepada orang lain)—tugas-tugas ini perlu diselesaikan segera, namun mungkin tidak cukup penting sehingga memerlukan perhatian Anda. Ini berarti bahwa tugas-tugas ini dapat didelegasikan kepada anggota tim Anda yang lain. Contohnya adalah pekerjaan rutin, atau rapat panjang/telepon tanpa tujuan yang jelas.
  • Kuadran Keempat: Bukan mendesak tapi bukan pula penting (tugas-tugas untuk dihilangkan)—tugas-tugas ini adalah gangguan dan sebisa mungkin harus dihindari. Dalam banyak kasus, Anda cukup mengabaikan atau membatalkan tugas-tugas seperti ini. Contohnya adalah aktivitas sosial atau rehat teh/kopi panjang yang tidak perlu.

Sederhananya, menggunakan Kotak Eisenhower dapat membantu Anda memvisualkan tugas-tugas Anda di dalam konteks tingkat pentingnya (importance) dan kemendesakan (urgency). Saat Anda mulai memikirkan tentang beban kerja Anda dalam konteks ini, Anda akan lebih mudah untuk memastikan mana tugas penting yang harus mendapatkan prioritas dan diselesaikan sesegera mungkin.

Bagaiman cara membedakan hal yang mendesak dan penting?

Tidak ada rumus jitu untuk menentukan perbedaan antara hal yang mendesak (urgency) dan penting (important) saat Anda membuat Matriks Prioritas, namun ini adalah satu hal yang harus dipertimbangkan. Seringkali, perbedaan antara dua kategori ini dalam dunia nyata diputuskan lebih sulit untuk menentukan daripada saat Anda memuat Kotak Eisenhower abstrak. Intinya, tugas-tugas mendesak tidak bisa dihindari dan harus mendapatkan perhatian segera, sementara tugas penting membutuhkan perencanaan ekstra dan berkontribusi pada tujuan jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telepon dari klien utama adalah hal yang mendesak sementara mengikuti riset terbaru dalam bidang itu adalah hal penting.

Apa keuntungan dari Eisenhower Matrix?

Salah satu keuntungan dari Matriks Penting dari Eisenhower adalah kemudahan implementasinya. Tidak perlu membeli paket perangkat lunak mahal dan Anda tidak harus mengeluarkan waktu signifikan untuk membuat matriks ini. Secara lebih umum lagi, Matriks Prioritas memungkinkan Anda untuk meningkatkan manajemen waktu Anda dengan menetapkan prioritas yang jelas dan tidak rancu. Ini terutama berguna bagi orang-orang dalam manajemen atau memegang posisi kepemilikan, serta pekerja purna waktu yang mungkin harus berjibaku mengerjakan tugas-tugas dari beberapa proyek atau klien berbeda pada satu waktu.

Apa kerugian dari Eisenhower Matrix?

Ada beberapa kekurangan yang terkait dengan Matriks Pemrioritasan. Yang paling signifikan, seringkali sulit menentukan tingkat pentingnya sebuah tugas secara akurat. Ini berarti akhirnya Anda akan mendelegasikan tugas kepada sumber daya yang salah dan mengalami penurunan kualitas. Selanjutnya, Anda harus ingat bahwa bertindak segera tidak selalu mungkin dilakukan saat Anda menangani aktivitas yang mendesak. Kurangnya pengetahuan, kurangnya waktu, dan birokrasi, atau beberapa tugas mendesak/penting dapat membuatnya menjadi tidak mungkin, menjadikan Matriks Prioritas sedikit kurang efektif dalam urusan pengambilan keputusan dan manajemen waktu.

Bagaimana cara menggunakan Kotak Eisenhower untuk mengelola tugas dan beban kerja Anda?

Matriks Penting dapat menjadi titik awal terbaik untuk manajemen pekerjaan dan proyek. Setelah Anda menugaskan tugas-tugas Anda pada kuadran yang tepat, Anda dapat mulai mengatur proses manajemen waktu untuk membantu Anda menangani aktivitas penting tepat waktu. Misalnya, Anda dapat menggunakan Dropbox untuk mengelola daftar tugas untuk dilakukan secara lebih efektif. Anda dapat menggunakan alat bantu manajemen tugas ini untuk menentukan tugas mendesak/tidak penting dengan anggota tim Anda yang lain, sementara anda juga dapat mengatur tenggat dan pengingat untuk tugas penting/tidak mendesak yang dapat dijadwalkan kemudian.

Ada baiknya juga dipikirkan tentang mengimplementasikan alat bantu automasi di tempat kerja. Automasi—jika memungkinkan—adalah cara terbaik untuk menangani tugas-tugas yang harus dilakukan, namun tidak membutuhkan banyak perencanaan atau analisis sebelum Anda terlibat. Dengan alat bantu automasi atau integrasi di Dropbox, Anda dapat "mendelegasikan" tugas-tugas Kuartal 3 (mendesak, namun tidak penting) dengan cara yang efisien secara waktu bagi bisnis Anda. Anda dapat menetapkan tugas kepada anggota tim di Dropbox Paper dengan tenggat, atau memindahkannya secara langsung ke kartu Trello sebagai anggota tim dari file Dropbox. Alat bantu penyimpan konten otomatis dapat membantu Anda menghilangkan tugas-tugas yang banyak menghabiskan waktu atau rentan dengan kesalahan yang kemungkinan dapat membuat pekerjaan mengalami kemandekan, sehingga memastikan Anda dan tim Anda bisa bekerja lebih produktif di masa mendatang.

Selanjutnya, Anda harus mempertimbangkan perpaduan Kotak Eisenhower dengan pendekatan manajemen waktu lainnya untuk hasil yang lebih baik. Misalnya, Makan Katak (Eat the Frog) Masalah Makan Katak dari ucapan Mark Twain, yang mengatakan "Jika tugasmu adalah memakan seekor katak, sebaiknya lakukan di pagi buta". Dalam bisnis konteks, ini berarti bahwa Anda harus mengatasi tugas paling sulit atau kompleks dulu, sebelum mengerjakan tugas-tugas lebih kecil yang dapat Anda prioritaskan berdasarkan faktor-faktor lain seperti tenggat. Selain itu ada juga metode ABCD, di mana intinya Anda mengambil tugas-tugas Anda lalu memberi huruf atas tugas itu berdasarkan urutan tingkat pentingnya, sebelum menyelesaikannya sesuai urutan itu.

Pemikiran akhir

Kotak Eisenhower dapat menjadi alat bantu yang sangat efektif untuk manajemen tugas dan waktu/ Dengan mempelajari cara memprioritaskan tugas secara efektif, Anda dapat meningkatkan efisiensi di tempat kerja, menghapus kegiatan yang membuang waktu dan menargetkan tujuan jangka panjang sistem.,