Apa itu diagram alir dan bagaimana penggunaannya?

Diagram alir dapat mengubah alur kerja yang rumit menjadi bentuk visual yang mudah dipahami serta menyoroti hambatan dan inefisiensi.

Apa itu diagram alir?

Diagram alir adalah diagram yang biasanya mewakili sebuah proses, sistem, atau algoritme komputer dan umum digunakan untuk mendokumentasikan, merencanakan, menyempurnakan, atau memvisualkan sebuah alur kerja multilangkah. Membuat diagram alir dapat membantu mendefinisikan maksud dan cakupan dari sebuah alur kerja dan secara kronologis mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu dilakukan. Konsep ini pertama kali didokumentasikan di tahun 1921 saat insinyur industri Frank dan Lilian Gilberth mempresentasikan sebuah bagan proses alur berbasis grafik ke Asosiasi Masyarakat Insinyur Mekanis Amerika (ASME). Kepopuleran diagram alir ini berkembang selama tahun 20-an dan 30-an, ketika Art Spinanger dan Ben S. Graham yang terkenal menjadi pengguna dari sistem ini. Dibangun di atas karya Gilberth, ASME menerapkan sebuah sistem yang terdiri dari seperangkat simbol untuk bagan proses alur di tahun 1947. Pada tahun 1949, diagram alir ini mulai digunakan dalam perencanaan program komputer. Meski tugas seperti ini sekarang biasanya dilakukan dengan pseudocode, diagram alir masih tetap populer dan menjadi alat bantu produktivitas yang sangat berdaya guna.

Diagram alir seperti yang kita ketahui sekarang ini menggunakan bentuk yang berbeda-beda untuk menguraikan aspek unik dari alur kerja dan panahnya, atau garis alur, untuk menjelaskan urutan langkah demi langkahnya. Diagram alir ini bisa berbentuk desain sederhana yang ditulis tangan hingga pola-pola yang dibuat komputer bergantung pada kebutuhan penggunanya.

Mewakili apa saja berbagai jenis diagram alir ini?

Jika Anda pernah melihat contoh diagram alir sebelumnya, Anda mungkin memperhatikan berbagai bentuk berbeda yang digunakan di dalamnya. Meski tampak acak, bentuk-bentuk ini sebenarnya mewakili proses dan subproses yang telah ditetapkan sebelumnya. Diagram alir yang mendetail, terutama yang digunakan dalam pemrograman komputer, akan menggunakan berbagai jenis simbol, meski diagram yang lebih sederhana seringkali hanya butuh beberapa bentuk saja,. Berikut beberapa simbol diagram alir yang sering Anda temukan:

  • Simbol Proses atau Tindakan: Simbol ini dilambangkan dengan persegi panjang dan mewakili sebuah langkah dalam proses. Ini merupakan bentuk diagram alir yang paling sering digunakan.
  • Simbol Awal/Akhir atau Penghenti: Simbol ini adalah persegi panjang dengan tepi bulat yang tampak di titik awal atau akhir sebuah diagram alir.
  • Simbol Keputusan: Simbol berbentuk berlian yang mengindikasikan sebuah pertanyaan yang harus dijawab, biasanya ya/tidak atau benar/salah. Diagram alir ini selanjutnya berpisah menjadi cabang berbeda yang menyediakan arah yang unik untuk setiap jawabannya.
  • Data atau simbol input/output: Simbol yang berbentuk paralelogram yang mewakili data yang dibawa atau diambil dari proses, yaitu sumber daya yang digunakan atau dihasilkan.

Meski banyak templat diagram alir akan mengikuti standar simbol yang telah baku ini, Anda dapat mengabaikan aturan ini jika anda membuat diagram peta proses sendiri, terutama jika Anda hanya membuat dokumen untuk digunakan sendiri atau oleh tim internal. Yang terpenting audiens Anda memahaminya. Jika simbol yang akan digunakan itu tidak umum, sebaiknya tetap konsisten agar tidak mengakibatkan kebingungan.

Bagaimana cara menggunakan diagram alir?

Diagram alir adalah alat serbaguna yang memiliki berbagai contoh penggunaan. Pada umumnya, diagram alir proses biasanya digunakan untuk:

Menyederhanakan dan memvisualisasikan sistem dan ide yang kompleks

Bentuk, warna, dan garis arah pada diagram alir jauh lebih mudah dipahami daripada rentetan tulisan yang sering ditemukan dalam evaluasi proses bisnis. Dengan menguraikan alur kerja dan konsep menjadi penggalan-penggalan kecil, tugas menganalisis proses menjadi jauh lebih terkelola dan gambaran umumnya menjadi jauh lebih mudah dipahami.

Mendokumentasikan, menguraikan, dan menstandardisasikan proses untuk membentuk sudut pandang besama

Saat bekerja bersama tim, akan lebih mudah memfokuskan pada aspek-aspek proses yang tanggung jawabnya langsung Anda pegang. Berkolaborasi pada latihan pembuatan diagram alur bisa membantu menghilangkan ego sektoral pada tim dengan menekankan tujuan yang lebih besar yang sedang diupayakan oleh tim. Memastikan semua orang melihat masalah dengan pandangan yang sama akan memberi manfaat yang sangat besar kepada tim saat bersama-sama mencari sebuah solusi.

Mengorganisir tim, mengidentifikasi tumpang tindih atau pengulangan, dan berkolaborasi untuk meningkatkan proses

Terkadang memiliki representasi pekerjaan yang perlu dilakukan dan melihat siapa yang harus melakukannya dapat segera membantu mengidentifikasi masalah dalam sebuah proses. Anda mungkin melihat ada anggota tim yang bekerja terlalu keras atau menganggur yang bisa lebih baik lagi dialokasikan. Dengan menguraikan dengan cermat maksud dari setiap bagian dari bisnis, Anda akan dapat mengenali unsur apa saja yang benar-benar perlu dan mana yang bisa dioptimalkan lagi.

Melacak kemajuan sekilas dengan satu sumber kebenaran di satu tempat

Diagram alir, terutama yang mendetail dan rumit, biasanya adalah dokumen yang seringkali Anda rujuk kembali selama berbagai tahapan dari proses alur kerja Anda. Dengan mengetahui bahwa Anda memiliki satu dokumen induk yang memiliki uraian secara mendetail dan melacak setiap fase produksi akan sangat berguna selama produksi dan ketika menganalisis proses sesudah proyek selesai. Menggunakan diagram alir sebagai pelacak dan alat evaluasi akan membantu memastikan proses Anda tetap lancar karena Anda akan lebih memahami bagian-bagian apa saja yang berjalan dengan baik di dalam tugas Anda serta aspek-aspek dalam alur kerja yang mungkin tidak berjalan semestinya.

Meski penggunaannya luas, jenis diagram alir yang lebih spesifik terkadang diperlukan. Jalur renang atau diagram lintas fungsi menyoroti proses alur kerja dengan mengelompokkannya pada kolom-kolom dengan kategori tertentu. Kolom-kolom ini biasanya dibagi menurut peran, bagian, atau tahapan dari proses. Secara visual, ini akan membagi diagram alir seperti yang bisa ditemukan di kolam renang, sehingga diagram ini disebut sebagai jalur renang. Diagram jalur renang tidak selalu diperlukan, namun sangat berguna ketika mencoba membandingkan kebutuhan pada berbagai divisi dalam alur kerja secara sekilas. Selain itu, diagram alur data berbeda dari diagram alir umum karena tidak memiliki alur keputusan, lingkaran, atau kontrol. Diagram seperti ini secara khusus difokuskan pada cara peralihan data di dalam sistem. Secara khusus, diagram ini menunjukkan asal data, arah tujuannya dan cara penyimpanannya.

Diagram alir lainnya yang berbeda adalah Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) yang menjadi standar untuk menggambarkan alur kerja bisnis dalam bentuk grafis. Diagram alir ini telah menjadi bahasa pemodelan visual yang diterima dalam analisis bisnis serta memiliki konvensi serta praktik terbaik yang harus diikuti. Meski didasarkan pada teknik pembuatan diagram alir yang sudah tidak asing lagi, BPMN hanya mendukung konsep pemodelan yang berlaku dalam proses bisnis serta tidak dimaksudkan untuk penggunaan lainnya apa pun.

Meskipun banyak bentuknya, diagram alir bukanlah satu-satunya cara untuk memvisualisasikan informasi. Diagram yang sekilas tampak seperti diagram alir karena bentuk atau garis alirnya yang sudah kita kenal, seringkali sangat berbeda. Untuk kasus penggunaan spesifik, diagram dengan karakteristik unik yang biasanya dipilih diantaranya: pohon keputusan, peta pikiran (mind map), kronologi, atau diagram tulang ikan.

Bagaimana cara membuat diagram alir?

Membuat diagram alir bisa simple namun juga bisa rumit. Anda dapat menguraikan proses teknis dengan perangkat lunak khusus yang dirancang agar memenuhi standar industri atau mulai mencorat-coret bentuk yang dihubungkan dengan panah pada selembar kertas bekas. Pilihannya terserah Anda. Jika Anda mencoba menguraikan proses bisnis atau mengoordinasikan pekerjaan dengan tim, Anda dapat memilih sebuah opsi yang mudah disimpan dan dibagikan. Untuk ini, software diagram alir khusus seperti Lucidchart dapat menjadi solusi terbaik untuk membantu Anda dan tim dalam memvisualisasikan berbagai proses yang kompleks dan membuang mitos alur kerja yang rumit.

Lucidchart menyediakan diagram alir, peta pikiran, bagan organisasi, serta berbagai diagram dan visual teknis lainnya yang secara langsung akan menguraikan proses yang Anda miliki, serta memberi gambaran yang jelas tentang organisasi tim Anda. Melalui integrasi Lucidchart dengan Dropbox Paper Anda dapat mempratinjau dokumen Lucidchart dengan lancar di Paper dan membagikannya dengan kolaborator juga menjadi mudah. Tanpa persiapan—Anda hanya harus merekatkan tautan publikasi Lucidchart ke dokumen Paper dan Dropbox Paper akan otomatis mempratinjau visual ini. Ini berarti bahwa anggota tim Anda dapat berkomentar dan membuat perubahan secara langsung pada satu dokumen yang digunakan bersama dan memastikan bahwa dokumen yang mereka lihat itu merupakan file versi terbaru. Menguraikan proses yang kompleks dibuat menjadi jauh lebih simpel karena membagikan uraian diagram alur dengan orang-orang yang langsung berpartisipasi dalam proses untuk memastikan bahwa tidak ada yang terlewat menjadi mungkin dilakukan.

Diagram alir memiliki sejarah yang kaya dan merupakan alat bantu evaluasi sistem dari semua deskripsi yang tak akan lekang oleh waktu. Jika Anda pernah mentok dalam memahami sebuah proses, pertimbangkan untuk memetakan alur kerja anda secara visual. Solusinya mungkin sudah ada di depan mata Anda selama ini.