Cara membuat schedule

Terkadang—betapa pun kerasnya Anda coba—di akhir hari Anda mungkin tidak bisa melakukan satu pun tugas di dalam jadwal tugas yang harus dilakukan. Untungnya, solusi terbaiknya juga adalah hal yang paling mudah dilakukan: membuat jadwal.

Apakah saya memerlukan jadwal kerja?

Anda mungkin orang yang paling teratur dari semua orang, namun setiap orang memerlukan jadwal. Jadwal tidak perlu rumit: jadwal harian membantu Anda mengingat segala hal yang perlu dilakukan. Memiliki kebiasaan menyimpan jadwal mingguan tidak hanya memberi Anda gambaran yang jelas setiap harinya. Jadwal ini mendorong Anda untuk memikirkan semua tugas yang Anda pegang dan bagaimana Anda akan membaginya setiap hari sepanjang minggu. Menyiapkan segala sesuatu itu ada gunanya.

Manajemen penjadwalan dan alat bantunya

Ada banyak cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk membuat jadwal yang fleksibel dan dapat diadaptasikan dengan perubahan di sepanjang minggu. Bagaimana pun juga, sedikit sekali rencana yang benar-benar pasti.

Digital adalah pilihan populer—kecil kemungkinannya Anda akan melupakan telepon daripada melupakan buku notes. Dengan demikian, saat bekerja Anda mungkin tidak dapat menggunakan telepon, atau dapat melakukannya tanpa terganggu dengan hal-hal umum seperti media sosial. Metode analog seperti jurnal juga merupakan pilihan yang populer, dan tidak ada salahnya menyimpan jurnal maupun jadwal digital.

Dropbox Paper

Dropbox Paper adalah scheduling tool yang mudah digunakan untuk Anda dan tim Anda yang mendorong kolaborasi lebih besar. Simpan daftar untuk dilakukan dan jadwal waktu di satu tempat, tautkan ke dokumen penting dan mungkinkan anggota tim meninggalkan komentar secara real time. Templat kronologi dapat membantu Anda membuat jadwal terstruktur untuk pekerjaan Anda. Dropbox membuat lebih dari sekadar schedule, namun sebuah pusat pekerjaan untuk semua anggota tim Anda yang bekerja dari rumah maupun beserta Anda di kantor.

Papan tulis

Menggunakan papan tulis merupakan metode yang tepat jika Anda perlu menjadwalkan manajemen proyek. Anda masih dapat menggunakan alat bantu online yang praktis dan menyiapkan pelacak digital di Dropbox Paper, namun tampilan visual yang jelas mengenai apa yang perlu dilakukan itu selalu membantu.

Mulailah dengan menuliskan tugas-tugas utama, entah itu Anda rencanakan dalam satu haru atau sepanjang minggu. Undang anggota tim untuk mengisi ruang yang masih kosong dengan apa saja yang perlu dilakukan, maka Anda memiliki sebuah fasilitas sempurna untuk melakukan curah pendapat dan check-in. Anda dapat memastikan bahwa semua orang punya waktu yang cukup untuk melakukan tugas-tugas penting, mencari waktu untuk berkolaborasi dengan anggota tim lain, dan pada umumnya memahami apa yang perlu difokuskan setiap orang.

Excel

Excel adalah solusi sederhana untuk membuat jadwal dengan mudah. Anda dapat menggunakan templat jadi atau membuat templat sendiri dalam program ini. Meski Anda bisa mencadangkannya secara online, opsi ini tidak memiliki fitur sebanyak pilihan lainnya. Untuk itulah jika Anda ingin membuat segala hal tetap simpel dan puas dengan hanya jadwal waktu saja, Anda dapat memeriksanya setiap pagi, dan ini merupakan salah satu metode yang lebih mudah.

Google Kalender

Tersedia dengan akun Gmail mana pun dan sebagai scheduling app yang sangat baik, Google Kalender menghubungkan Anda dengan semua akun Anda. Ini berarti jika anda baru saja melakukan pemesanan hotel atau memesan penerbangan, Google Kalender akan mentransfer informasi ini dari email Anda ke kalender. Tanggal bahkan akan muncul di tujuan Anda di peta Google. Tambahkan dengan mudah lewat aplikasi dan dapatkan pemberitahuan dorong pada telepon Anda saat acaranya akan berlangsung. Semua masukan Anda otomatis dicadangkan.

Jurnal bullet

Jurnal titik, juga dikenal sebagai jurnal bullet, cocok jika Anda gampang terganggu, mudah bosan, atau mengalami keduanya. Jurnal titik bisa dibuat simpel atau bahkan terperinci sesuai kebutuhan, dengan tata letak yang memungkinkan Anda untuk mengategorikan hampir segala hal. Anda dapat merencanakan hari, minggu, bulan, bahkan tahun dan membuat pelacak untuk jam kerja, waktu makan, latihan, suasana hati, atau apa saja yang Anda inginkan.

Metode jurnal bullet menggunakan "pencatatan cepat" (rapid logging) yang memungkinkan Anda menandai tugas, acara, dan catatan dengan penanda berbeda. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan "simbol penting" seperti * dan ! untuk menandai prioritas dan inspirasi pada daftar tugas Anda, atau memindahkan tugas berbeda di bawah sebuah acara atau membuat subtugas. Anda dapat dengan mudah mencoret item, menambahkan tugas mendadak, dan mendapatkan gambaran singkat mengenai keseluruhan hari Anda dalam sekali lihat.

Singkatnya, jurnal bullet memberi Anda semua keteraturan yang sama yang disediakan oleh Google Kalender atau templat jadwal PC, namun dengan manfaat tambahan menuliskannya dengan tangan. Seharusnya ini akan membantu menempelkan ide-ide dalam ingatan Anda, dan menginspirasi komitmen yang lebih dalam, terutama jika Anda merasa tidak familiar jika mengetik ke dalam kalender digital saat membandingkannya.

Cara mengorganisir jadwal

Anda dapat mengorganisir jadwal sesuka hati. Jika Anda merasa tidak suka dengan cara biasa mengisi jadwal per hari atau per minggu. Anda dapat memecahnya ke dalam beberapa penggalan waktu, atau berencana menggunakan teknik pendekatan pengelolaan waktu seperti teknik Pomodoro. Atau Anda dapat mengatur jadwal yang memfokuskan pada periode kerja yang padat untuk meminimalkan menunda-nunda waktu dan menghindarinya.

Saat menyiapkan jadwal, cobalah mengisinya dengan sebanyak mungkin informasi, tidak hanya urusan pekerjaan. Dengan demikian Anda akan memahami sepenuhnya apa yang akan dilalui hari itu. Pikirkan tentang:

  • Periode kerja
  • Istirahat makan siang
  • Istirahat umum
  • Pasokan barang (apa perlu tinta tambahan untuk mencetak laporan itu?)
  • Anggota tim lain misalnya jangan hanya "kirim email itu" tapi "kirim laporan ke David"
  • Waktu bangun/Tidur
  • Program dan peralatan yang diperlukan dan waktu persiapannya
  • Waktu olahraga
  • Waktu untuk merencanakan esok hari

Tampaknya mungkin berlebihan melakukan perencanaan serinci itu, namun ini juga memungkinkan Anda memahami dan beradaptasi dengan tingkat energi Anda. Jika Anda tahu bahwa Anda lebih baik bekerja di sore hari, misalnya, maka aturlah waktu istirahat Anda di periode kerja yang optimal itu seperti menghabiskan waktu satu jam di pagi hari untuk berolahraga.

Bagaimana jika jadwal itu tidak berguna bagi saya?

Gantilah: jika mengikuti sebuah jadwal waktu tampak tidak alami atau melelahkan, maka jadwal itu tidak cocok untuk Anda. Jadwal harus dipandang sebagai alat bantu yang bermanfaat, bukan hanya sebuah tugas di dalam daftar hal-hal yang harus dilakukan. Uji cobalah jadwal Anda selama seminggu dan Anda akan menyadari bahwa teori dan praktek itu adalah dua hal yang berbeda. Jika jadwal tidak berfungsi, mulailah minggu depan dengan jadwal waktu yang baru. Hal tersebut akan membantu menghasilkan jadwal yang lebih baik.