Cara scan dokumen

Jika Anda pengembara digital yang mencari nafkah dari internet atau orang tua yang melek teknologi aplikasi, melakukan scan dokumen pada komputer atau perangkat seluler itu sangat penting. Berikut panduan cepat tentang beberapa metode umum untuk menscan dokumen berkualitas tinggi seperti ijazah misalnya lewat laptop atau scan foto dari hp menggunakan aplikasi scan dokumen.

Kapan saya harus memakai scanner?

Dengan banyaknya file dan dokumen kita yang berbentuk digital sekarang ini, menscan dokumen adalah suatu keharusan. Ada banyak item yang orang ingin scan untuk membuatnya tetap awet, misalnya:

  • Foto pribadi yang dicetak
  • Catatan tulisan tangan
  • Dokumen medis & keuangan
  • Kuitansi pribadi atau kantor
  • Kontrak, faktur, ijazah
  • Foto dan Identifikasi
  • Kliping majalah dan suratkabar
  • Sketsa dan cetak biru

Semua ini masih sangat banyak dibutuhkan, entah untuk kebutuhan pribadi atau urusan administratif profesional. Solusi modern berarti bahwa menscan dokumen itu lebih cepat, efisien, dan lebih mudah daripada cara lama yang mungkin masih Anda ingat.

Memakai mesin fotokopi untuk menscan

Printer, sepanjang bukan versi lama, biasanya berfungsi ganda sebagai scanner, dan model modern memungkinkan Anda mengirim hasil scan lewat email secara langsung kepada Anda dari mesin. Jika Anda memerlukan dokumen agar discan di kantor, atau memiliki akses ke printer atau mesin fotokopi di perpustakaan lokal, biasanya mereka memiliki fasilitas scan berkualitas tinggi dan biasanya mudah dipakai, meski biasanya harganya lebih mahal. Menscan beberapa halaman bisa dilakukan dengan cepat. Dan meski Anda memilikinya di rumah, biasanya tidak menawarkan solusi dan cara scan dokumen terbaik karena biasanya menghabiskan banyak waktu dan tidak efisien.

Setiap model memiliki langkah-langkah yang berbeda: beberapa model biasanya menyelesaikan scan dan mengirimkannya ke komputer yang terhubung dengannya. Selain itu, semakin banyak printer atau mesin fotokopi modern yang memungkinkan Anda memilih ukuran, mode warna, dan tipe file, lalu mengizinkan Anda memilih pengguna lokal atau alamat email unik sebagai penerimanya. Scan biasanya dihasilkan dari mesin fotokopi sebagai file PDF, namun bergantung mesin fotokopinya, Anda bahkan bisa memiliki opsi untuk tipe file lainnya seperti JPEG atau PNG.

Memakai scanner

Jika Anda memiliki scanner khusus di rumah, menscan dokumen itu mudah. Bergantung model yang Anda miliki, Anda mungkin tidak memiliki opsi scan ke email atau mengirim sebagai PDF. Jika Anda membeli scanner rumah, Anda mungkin perlu melakukan konfigurasi dari pengaturan standarnya untuk memastikan Anda menscan memakai resolusi dan mode warna yang tepat.

Bergantung pada apa yang akan discan, Anda mungkin harus mengutak-atik pengaturan agar meraih hasil sempurna. Surat biasa atau dokumen berukuran folio bisa lebih mudah discan Namun jika Anda menscan karya seni, ukurannya mungkin terlalu besar agar pas dengan scan atau kecocokan warnanya mungkin tidak cukup akurat.

Aplikasi scan dokumen pada iPhone atau Android

Menscan pada PC adalah satu hal, namun bagaimana jika Anda bekerja dari rumah, di luar kantor, atau tidak mau membeli scanner yang mungkin tidak terlalu sering Anda pakai. Cara scan foto lewat hp atau scan mobile adalah alternatif simpel dan murah daripada menscan dokumen fisik dengan cepat menjadi file yang dapat dibaca. Daripada menyusun dokumen dengan cermat dan menjalankannya melalui mesin fotokopi, Anda dapat scan foto lewat hp. Aplikasi scan dokumen selanjutnya dapat mengonversikan gambar ke scan berkualitas tinggi yang dapat dikirim sebagai PDF, PNG atau jenis file apa pun yang Anda butuhkan ke email. Melakukan scan dokumen dalam kehidupan sehari-hari memiliki banyak cara baru yang tidak mengharuskan Anda melakukan perjalanan ke perpustakaan atau rumah kantor.

Misalnya, aplikasi scan Dropbox doc scanner memungkinkan Anda untuk otomatis menyimpan scan dokumen apa pun di akun Dropbox Anda, sehingga dapat tersedia baik di laptop maupun hp dengan cepat. Jika Anda mendigitalkan koleksi foto keluarga, mengubah foto fisik menjadi scan berkualitas asli yang tersimpan dalam koleksi foto digital Anda hanya membutuhkan beberapa kali ketukan pada aplikasi scan dokumen di telepon. Jika Anda khawatir tentang proses mengatur dokumen scan untuk hp, aplikasi scanner doc kami juga memanfaatkan teknologi OCR. OCR mengonversi teks yang discan ke dalam date teks yang bisa dicari. Ini berarti Anda bisa mengidentifikasi setiap dokumen yang Anda dengan satu kata kunci pencarian di akun Dropbox Anda.

Manfaat scan foto lewat hp

Scan foto lewat hp memungkinkan Anda menikmati manfaat sebuah scanner tanpa harus membeli satu barang pun. Aplikasi scanner dari Dropbox memakai teknologi cerdas untuk memastikan dokumen Anda memiliki kualitas yang sama baiknya pada perangkat Anda seperti di atas kertas. Selain itu, Anda tidak pernah harus khawatir lagi jika dokumen akan hilang atau rusak, tinggal mengambil telepon dari saku dan langsung scan dalam beberapa detik.

Memakai scan OCR

Pada aplikasi scanner Dropbox , Pengenaan Karakter Optik atau OCR juga mengubah gambar dari hp atau perangkat mobile menjadi teks yang dapat dicari, dengan mengekstrak salinan dari gambar Anda. Ini berarti Anda dapat mencari istilah kunci untuk dokumen hasil scan untuk mencarinya di Dropbox. Jadi, jika Anda telah mengunggah laporan transaksi bank dengan tanggal cetak di sudut, cukup cari tanggal dan Anda dapat segera mencarinya. Dengan membuat kertas kerja menjadi mudah dikonversikan ke PDF dan juga mudah ditemukan dan dicari, Anda sebenarnya tidak lagi memerlukan dokumen fisik. Atau, Anda dapat mengganti aplikasi catatan yang Anda pakai untuk mentranskripsi menggunakan aplikasi scan memakai OCR, yang langsung mendigitalkan dokumen dan catatan dengan scan sekali ketuk.

Cara memastikan hasil scan berkualitas tinggi

Apa pun metode scan yang Anda pilih, pastikan dokumen Anda berada dalam kondisi terbaik untuk mendapatkan hasil scan yang jelas dan tajam:

  • Cobalah memastikan dokumen Anda tidak teremas atau terlipat.
  • Pastikan bagian yang detail tidak pudar
  • Buat bagian latar belakangnya teratur saat scan dokumen dengan hp

Jika Anda akan melakukan scan dokumen tanpa OCR, Anda juga mungkin harus memperhatikan resolusi, yang diukur dalam DPI, atau titik per inci:

  • Untuk foto, pakai resolusi lebih tinggi atau tanpa ada bagian yang hilang dengan resolusi hingga 600 dpi
  • Untuk dokumen hitam putih biasa, pakai 300 DPI untuk memastikan agar dokumen terbaca dan ukurang filenya kecil

Perangkat lunak pengedit gambar dapat memperbaiki masalah pada dokumen yang dican, namun tidak ada masalah juga tanpa memakainya.

Cadangkan hasil scan Anda

Berbagi foto secara online atau mengamankannya di penyimpanan awan akan memastikan gambar hasil scan Anda tidak akan hilang di hard disk atau terhapus secara tidak sengaja. Ini juga cocok untuk dokumen pribadi Anda, seperti laporan transaksi bank, yang mungkin Anda juga ingin scan dan simpan dalam versi digital.