Cara menambahkan tanda tangan di PDF dan memperoleh e-tandatangan secara online

Anda tidak lagi memerlukan kertas fisik untuk mendapatkan tanda tangan yang mengikat secara hukum. Sederhanakan proses penandatanganan kontrak bagi Anda dan klien Anda dengan tanda tangan elektronik.

Apa itu tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik kurang lebih sama seperti apa yang terdengar: versi digital dari tanda tangan yang dibuat dengan tulisan tangan Anda. Saat sebuah formulir PDF meminta tanda tangan, Anda akan melihat bidang tanda tangan yang disorot sebagai area yang dapat Anda edit untuk menambahkan teks dan tanda. Anda mungkin melihat istilah "tanda tangan digital" dan tanda tangan "elektronik" saling menggantikan, namun sebenarnya keduanya itu berbeda. Untuk membuat tanda tangan digital online, ada dua cara:

Tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik, sesuai Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik (E-Sign Act), memiliki fungsi mengikat yang sama dengan tanda tangan yang dibuat dengan tangan yang merupakan bentuk persetujuan Anda atas segala ketentuan yang terdapat di dalam dokumen yang Anda tanda tangani. Juga dikenal sebagai e-tandatangan (e-signature), pada intinya adalah gambar dari tanda tangan yang ditempatkan pada dokumen digital dan tidak bisa dinyatakan tidak berlaku hanya atas dasar bahwa tanda tangan itu bukan tanda tangan secara fisik.

Tanda tangan digital

Tanda tangan digital itu dienkripsi dan didesain untuk menangkal segala kemungkinan pengrusakan. Ketika sebuah dokumen ditanda tangani dengan tanda tangan digital, sebuah algoritme berfungsi untuk untuk menghasilkan sebuah "hash". Hash ini benar-benar unik bagi dokumen yang Anda tanda tangani pada saat Anda menandatanganinya. Jika dokumen ini berubah atau dirusak, hash ini akan berubah. Jika Anda membuka dokumen yang telah ditandatangani dengan sebuah hash, program Anda akan memberi tahu jika kontennya telah diubah sejak tanda tangan itu diterapkan. Dan, jika telah diubah, integritas dari dokumen mungkin perlu dipertanyakan.

Apakah tanda tangan elektronik dan digital mengikat?

Ya, tanda tangan elektronik dan digital itu mengikat, meski peraturannya berbeda di setiap negara bagian atau negara. Kedua jenis tanda tangan sama-sama mengikat secara hukum pada dokumen apa pun yang Anda tanda tangani.

Apakah saya memerlukan tanda tangan elektronik atau tanda tangan digital?

Ini bergantung pada dokumen Anda. Tanda tangan digital lebih kuat dari segi keamanan karena Anda tidak bisa menyaksikan penanda tangan dan tanda tangan ini dimaksudkan untuk disampaikan dengan keamanan setingkat notaris. Dengan demikian, kemungkinan situasi yang Anda dan tim Anda hadapi tidak memerlukan notaris, jadi tanda tangan elektronik lebih dari cukup.

Kapan saya memerlukan tanda tangan elektronik?

Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk menandatangani dokumen seperti kontrak, perjanjian, dan faktur. Dan manfaat tambahannya adalah Anda dapat menata dokumen Anda lebih efisien daripada sebelumnya—Anda tidak perlu lagi menandatangani setiap faktur dengan tangan atau khawatir tentang tempat penyimpanannya. Anda mungkin lebih mengenal alat tanda tangan layar sentuh atau touchpad yang sering digunakan dalam protokol masuk di meja resepsionis kantor—ini juga dianggap sebagai tanda tangan elektronik.

Program apa yang dapat saya gunakan untuk menandatangani sebuah PDF?

Banyak integrasi aplikasi Dropbox mengizinkan penandatanganan elektronik pada program-program termasuk Microsoft Word dan Adobe Acrobat. Integrasi Dropbox mencakup alat e-tandatangan terbaik di kelasnya seperti HelloSign, anak perusahaan Dropbox., DocuSign, dan Adobe Sign. Yang terbaiknya? Sepanjang perangkat Anda dapat mendukung semua alat ini, Anda dapat menandatanganinya. Ini artinya, entah Anda menggunakan PC, telepon Android, atau iOS, tidak ada yang dapat mencegah Anda untuk menandatangani dan memfinalisasi kontrak.

Cara menandatangani PDF secara elektronik tanpa gambar tanda tangan Anda

Jangan khawatir jika Anda tidak memiliki file gambar digital dari tanda tangan Anda, karena itu tidak diperlukan. Tanda tangan elektronik memungkinkan Anda menambahkan teks sebagai cara menandatangani atau menghasilkan tanda tangan "tertulis buatan tangan" dari nama Anda. Alternatifnya, alat stylus iPad dan trackpad pada PC memungkinkan Anda untuk membubuhkan tanda tangan tulisan buatan tangan Anda, namun ini tidak mesti diperlukan untuk membuat tanda tangan online.

Cara menambahkan tanda tangan di PDF dengan Dropbox

Integrasi Dropbox seperti HelloSign memudahkan Anda untuk memperoleh manfaat dari tanda tangan elektronik di dalam akun Dropbox Anda. Anda dapat membuat kontrak dari draf sampai tahap akhir lalu mengirimkannya untuk ditandatangani di dalam Dropbox. Ini berarti Anda tidak harus mengunduh dokumen sensitif apa pun ke PC lokal Anda lalu secara tidak sengaja terhapus atau tersimpan dalam folder yang tidak aman. Jika Anda yang penanda tangan dokumennya, Anda juga dapat menambahkan tanda tangan Anda dari dalam Dropbox, cukup pilih sebuah file PDF atau doc dari Word yang ingin ditandatangani dan memilih HelloSign atau apa saja alat tanda tangan elektronik yang Anda ingin gunakan.

File disimpan dengan aman secara online, dapat diakses dari jauh, dan menggunakan perlindungan multilapis serta enkripsi ketat kami. Mulai dari berkolaborasi pada tahap proposal awal, mengirim draf kontrak dan terakhir menyimpan dokumen PDF yang Anda tanda tangani, Dropbox merupakan tempat satu atap untuk semua kebutuhan tanda tangan elektronik Anda.

Menggunakan tanda tangan elektronik di Dropbox untuk menyederhanakan proses kerja Anda

Baik menunggu faktur ditandatangani, atau merekrut karyawan baru yang baru masuk, kami memahami bahwa mencetak, menandatangani, mengonfirmasi, dan mengisi dokumen bisa menghabiskan waktu berhari-hari, jika tidak berminggu-minggu. Namun hal tersebut tidak mesti seperti itu. Ketika Anda menandatangani dokumen Anda lewat HelloSign dan Dropbox, Anda dapat membuat alur kerja Anda menjadi lebih simpel:

  • Waktu pengembalian 80% lebih cepat
  • Penyimpanan aman
  • Ramah lingkungan
  • Mengemat waktu administrasi
  • Menghemat uang karena tidak perlu mengirim faks dan pos (terutama bagi pekerja paruh waktu)
  • Dapat langsung dilakukan di ruang kerja Dropbox

Meski dunia masih beradaptasi dengan tanda tangan elektronik, hari-hari menggunakan tinta untuk menandatangani telah menjadi masa lalu.