Teknik Pomodoro

Ketahui bagaimana teknik Pomodoro membantu transformasi setiap proses kerja anggota tim dengan mudah dan secara drastis mengurangi waktu yang terbuang.

Apa itu Teknik Pomodoro?

Teknik Pomodoro adalah solusi manajemen waktu yang dikembangkan oleh seorang mahasiswa perguruan tinggi bernama Francesco Cirillo di tahun 1980-an. Berdasarkan berbagai interval waktu yang ditetapkan di sepanjang hari, teknik ini mendapatkan namanya dari sebuah kata dalam bahasa Italia untuk "tomat", yaitu sebuah penghitung waktu (timer) berbentuk tomat yang dipakai sendiri oleh Cirillo saat menyempurnakan metode manajemen waktunya.

Sebagai teknik yang dirancang agar mudah diimplementasikan namun memberi hasil yang maksimal dari segi produktivitas, Teknik Pomodoro memiliki struktur dasar sebagai berikut:

  1. Menetapkan tujuan/tugas untuk diselesaikan dalam daftar tugas-tugas yang harus dilakukan
  2. Menetapkan waktu pada timer Pomodoro
  3. Bekerja selama periode waktu yang ditetapkan
  4. Saat timer berdering, tandai interval kerja Anda dengan tanda centang
  5. Setelah bekerja di setiap sesi, istirahatlah selama 5 menit
  6. Setelah sesi keempat, lakukan istirahat yang lebih panjang selama 15-30 menit
  7. Atur timer kembali ke nol dan ulangi prosesnya

Apa itu Pomodoro?

Selain digunakan sebagai nama untuk timer pilihan Cirillo, Pomodoro adalah istilah yang dipakai untuk setiap periode waktu yang menurut teknik aslinya adalah sepanjang 25 menit. Jadi, idenya adalah: bekerja selama satu Pomodoro yang panjangnya 25 menit, lalu beristirahat sebentar. Setelah empat Pomodoro berturut-turut, Anda dapat beristirahat lebih lama. Setelah Anda terbiasa bekerja setiap setiap 25 menit dan kemampuan berkonsentrasi meningkat, Anda bisa memperpanjang waktu setiap Pomodoro menjadi 60-90 menit. Pastikan juga Anda berdiri dan bergerak saat bekerja dan tidak duduk terlalu lama.

Metode Pomodoro modern

Untuk kasus Cirillo, metode klasik ini membutuhkan timer khusus yaitu timer Pomodoro untuk oven, namun untuk kasus Anda, alarm telepon dapat juga Anda gunakan. Menjadwalkan Pomodoro memakai aplikasi juga mudah dilakukan. Anda bisa memakai timer oven jika diinginkan. Namun ingatlah bahwa ada manfaat lebih jika Anda memakai aplikasi, misalnya:

  • Membuat laporan dan pemantauan
  • Membuat daftar ranking untuk kompetisi, sangat cocok untuk tim
  • Terintegrasi dengan telepon dan desktop
  • Membatasi pemakaian media sosial, pemblokiran panggilan telepon, dan opsi penambah konsentrasi lainnya

Memanfaatkan Teknik Pomodoro di tempat kerja

Kantor di era modern umumnya lebih transparan daripada sebelumnya dalam urusan memaksimalkan efisiensi dan budaya perusahaan. Teknik Pomodoro dapat membantu meningkatkan semangat kerja dan budaya di kantor Anda serta benar-benar memberi motivasi pada tim Anda. Teknik ini sangat cocok untuk pekerja lepas (freelancer) dan tim yang bekerja dari tempat yang terpisah di luar kantor (remote team) yang tetap ingin fokus dan "kompak" saat mengerjakan tugas-tugasnya. Dan jika Anda ingin memastikan bahwa tim benar benar fokus mengerjakan satu tugas, dorong mereka untuk terlibat dalam Pomodoro kelompok. Melakukan pekerjaan bersama-sama dan waktu istirahat sangat efektif untuk membantu tim Anda merasa lebih kompak, meski mereka terpisah oleh jarak.

Dengan mengalokasikan pekerjaan dengan porsi kecil dan waktu istirahat yang singkat namun menyegarkan serta waktu istirahat lebih panjang sesudahnya, teknik Pomodoro bisa memberikan hasil yang sangat memuaskan saat tim harus mencapai beberapa target berskala kecil. Rehat kopi dan rehat makan siang yang penting di sepanjang hari sangat disarankan dalam struktur Pomodoro agar waktu kerja dapat lebih fokus dan memuaskan.

Meski teknik Pomodoro tidak bisa digunakan oleh semua orang, terutama bagi mereka yang sudah cukup efektif menjalankan manajemen waktu, teknik ini merupakan alat bantu yang sangat berharga saat tim harus menuntaskan sebuah pekerjaan yang menuntut kelincahan dan gerak cepat.

Pomodoro untuk perencanaan pekerjaan

Begitu Anda dan tim terbiasa dengan teknik Pomodoro, Anda dapat dengan mudah menghitung sesi pekerjaan yang harus dilakukan di masa mendatang. Teknik ini sangat cocok digunakan untuk merencanakan pekerjaan dengan interval mingguan atau bulanan. Cobalah mengalokasikan tugas-tugas paling penting dalam interval 25 menit terlebih dahulu di pagi hari untuk memastikan prioritas Anda ditangani semestinya, meski Anda sama sekali tidak memakai sesi Pomodoro sesudahnya hari itu.

Anda juga bahkan dapat mengimplementasikan satu set sesi Pomodoro setiap minggunya. Putuskan kapan tim Anda paling sering mencapai targetnya dan tetapkan dalam agenda sebagai waktu yang dipilih untuk menerapkan metode Pomodoro.

Alternatif Teknik Pomodoro

Jika Anda tertarik dengan ide di balik metode ini namun sulit menerapkannya di tim, ada beberapa variasi yang bisa dicoba:

Metode Eisenhower

Metode ini bisa dipakai bersamaan dengan metode Pomodoro dan dapat membantu Anda memilih prioritas. Selanjutnya Anda bisa menangani tugas-tugas ini dalam beberapa Pomodoro. Dalam metode Eisenhower Anda harus menggambar tabel yang berisi empat kotak. Pada sumbu mendatar, namai sisi kotak sebagai "Mendesak" dan satu lagi "Tidak Mendesak". Sementara pada sumbu tegak, namai satu sisi kotak sebagai "Penting" dan "Tidak Penting", sehingga setiap kotak dapat digunakan untuk membuat sebuah urutan daftar tugas yang harus dilakukan:

  1. Mendesak dan penting, misalnya tenggat, penghambat proyek, dll.
  2. Tidak mendesak dan penting, misalnya perencanaan proyek
  3. Tidak penting dan mendesak misalnya makan siang bersama dengan tim hari ini
  4. Tidak penting dan tidak mendesak misalnya makan-makan setelah pulang kantor
Agile

Agile adalah metodologi kerja yang bisa diterapkan untuk digunakan sepenuhnya meski awalnya dirancang untuk, dan paling baik diterapkan oleh pemrogram dan pengembang. Namun untuk manajemen waktu, metode ini masih berharga. Aspek paling menarik ada dalam bentuk yang disebut sebagai "sprint". Sprint adalah sebuah periode waktu di mana setiap orang bersatu mengerjakan dan menyelesaikan sebuah tugas tertentu. Sprint menuntut setiap anggota yang berasal dari tim berbeda untuk menyumbangkan keterampilan khusus mereka dalam sebuah tugas demi mencapai sebuah hasil kerja yang dapat diterima sepenuhnya di akhir periode itu.

Pilih teknik Pomodoro yang sesuai untuk Anda

Metode Pomodoro sangat fleksibel dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan Anda. Buatlah alat bantu manajeman waktu yang benar-benar cocok untuk tim Anda. Gunakan metode ini untuk menetapkan satu periode yang menuntut tim untuk bekerja sama secara intensif satu kali dalam seminggu agar tim tidak bosan mengerjakan pekerjaan yang itu-itu saja, atau untuk mengarahkan tim agar fokus mencapai sebuah target secara tepat waktu sesuai tenggat.

Misalnya tim Anda bekerja dari rumah atau memiliki lokasi kerja yang terpencar-pencar, ada banyak masalah baru yang bisa mementahkan upaya Anda yang terbaik untuk bekerja, misalnya koneksi internet yang buruk, gangguan dari berbagai pihak, dll. Dengan memakai teknik Pomodoro, Anda dapat mendorong tim untuk bekerja penuh selama dan setiap 25 menit, sehingga sedikit demi sedikit mereka dapat meraih beberapa pencapaian kecil namun berarti.

Dengan meminimalkan waktu Anda namun memaksimalkan efisiensi, Anda juga tidak mesti harus khawatir tentang berbagai gangguan. Anda dapat membuat berbagai hal menjadi singkat, dan konsisten memakai teknik Pomodoro.