Tim dan proses perencanaan proyek

Transformasikan perencanaan proyek dengan menyertakan anggota tim ke dalam proses sejak awal.

Pentingnya proses perencanaan proyek

Sebelum memulai proyek apa pun, ada tahapan perencanaan—yaitu proses pencakupan, jadwal waktu, sumber daya, dan semua yang harus Anda ketahui agar proyek tersebut menjadi sukses. Meski sebagian proyek mungkin dilakukan dalam tahapan-tahapan singkat dan cepat, perencana pekerjaan besar jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perencanaan tersebut. Oleh karena itu, ini seringkali menjadi bagian dari pekerjaan manajer proyek senior dan mereka yang berperan dalam pengambilan keputusan dari sebuah organisasi, namun pendekatan seperti ini tidak bisa bertahan lama.

Ketika manajer memutuskan seluruh cakupan proyek sendirian dan meneruskannya ke anggota timnya, hal tersebut dapat membuat anggota tim tidak memahami arti dari pemahaman sasaran proyek yang sebenarnya. Meski jika Anda dekat bekerja setiap hari dengan tim, anggota tim tidak dapat selalu dapat selaras dalam beberapa proyek seiring meningkatnya intensitas proyek tersebut. Atau lebih buruk lagi, Anda akan terus melakukan perencanaan sendirian dan hanya memeriksanya dari atas sementara tim mengikuti arahan terpisah sembari tidak yakin dengan arah tujuan pekerjaan mereka atau posisi mereka dalam jadwal proyek.

Jika Anda dan tim ingin sama-sama selaras dalam hal sasaran dari sebuah proyek dan pendekatan untuk mencapainya, metode terbaik adalah dengan melibatkan tim Anda dari awal proses perencanaan proyek.

Mengapa harus melibatkan tim Anda dalam perencanaan proyek?

Mengumpulkan anggota tim ke dalam ruangan sebagai tahapan pertama dalam perencanaan strategis memiliki berbagai manfaat, tidak hanya siklus kehidupan proyek, namun bagi Anda dan tim proyek Anda di masa mendatang:

Motivasi dan tanggung jawab

Ketika anggota tim menerima arahan dan tugas sederhana dan individual, sulit bagi mereka untuk memahami tujuan proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka mungkin kurang memiliki pertimbangan mengenai bagaimana pekerjaan mereka akan memengaruhi pekerjaan orang lain pada tim proyek dan produk akhir atau hasil akhir yang mereka buat. Memberi ruang kepada tim untuk berkolaborasi dan mendefinisikan peran mereka dalam proses perencanaan proyek akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Hal ini tidak hanya akan membantu mereka memahami tujuan dan karena itu keharusan untuk memberikan pekerjaan yang berkualitas, namun juga akan meyakinkan mereka tentang proyek secara keseluruhan, sehingga membuat mereka menjadi salah satu pihak yang berkepentingan di dalam proyek sesuai peran mereka. Dengan mendorong mereka untuk mengambil rasa tanggung jawab seperti itu agar proyek bisa sukses, Anda akan mengelola sebuah tim yang benar-benar bersemangat dan termotivasi.

Meningkatkan keterampilan anggota tim

Tim Anda selalu menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dari tugas-tugas yang mereka kerjakan setiap hari. Meski sebagian anggota tim secara aktif mencari peluang baru untuk terlibat, anggota tim yang lain harus didorong agar mereka dapat memperluas wawasan mereka di tempat kerja. Membawa tim ke proses perencanaan proyek dapat membantu memberikan jalan baru bagi tim untuk bereksperimen dan mempelajari keterampilan yang baru. Dengan cara ini, secara serentak Anda dapat melakukan tugas-tugas perencanaan penting sembari juga meningkatkan keterampilan tim serta membantu mereka tumbuh sebagai anggota tim. Tidak hanya mereka akan menjadi bagian penting dari proses perencanaan proyek dengan keterampilan mereka yang baru, mereka juga pada akhirnya akan dapat memimpin dan memandu anggota tim yang lain dalam pekerjaan perencanaan. Dan tentu saja, menumbuhkan sebuah lingkungan di mana orang-orang saling berbagi pengalaman dan bertanggung jawab bersama adalah kondisi yang sehat bagi setiap budaya organisasi.

Efisiensi melalui pendelegasian

Setelah proyek dimulai, pekerjaan terbagi antara berbagai anggota tim berdasarkan keterampilan mereka⁠—jadi mengapa tidak melakukan yang sama selama fase perencanaan? Setelah tim Anda memiliki kesepahaman mengenai tahapan perencanaan proyek secara strategis, Anda dapat mulai membagi pekerjaan perencanaan di antara mereka. Hal ini tidak hanya akan membebaskan Anda dari tugas-tugas perencanaan yang berat, dan itu dapat meningkatkan efisiensi proses saat lebih banyak pekerjaan yang masuk. Jika anggota tim sama terampilnya dalam proses perencanaan proyek seperti dalam peran mereka sehari-hari, membuat konsep serta cakupan proyek bersama-sama akan menjadi jauh lebih cepat. Hanya pastikan bahwa ini tidak mengotak-ngotakan tim Anda, karena setiap anggota hanya melakukan tugas perencanaan tersendiri—ini harus tetap menjadi sebuah proses kolaboratif.

Cara membangun proses perencanaan proyek pada tim

Tentu saja, membangun pendekatan kolaboratif terhadap perencanaan proyek dengan tim membutuhkan metode dan strategi yang tepat. Ini adalah beberapa hal penting yang Anda perlukan bagi tim Anda agar lebih baik merencanakan proyek agar berhasil bersama-sama:

Curah pendapat (brainstorming) sebagai tim

Langkah pertama yang umum dalam perencanaan strategis adalah tahap curah pendapat dan penciptaan ide. Jika Anda adalah manajer proyek, Anda tidak hanya perlu bersikap terbuka terhadap anggota tim, namun juga mengundang mereka di dalam proses ini. Setelah Anda memberi pengarahan kepada mereka mengenai proyek yang akan datang, jadwalkan rapat untuk melakukan curah ide bersama tim mengenai rencana awalnya. Pastikan Anda telah mengirimkan agenda rapatnya dan putuskan tujuan dari rapat sebelum waktunya agar rapatnya efektif. Jika rapat seperti ini baru pertama kali dilakukan bagi tim Anda, cobalah risalah rapat atau templat curah pendapat—sebuah pendekatan terstruktur dapat membantu memulai proses ini dengan mudah.

Membuat dokumen perencanaan proyek bersama

Setelah Anda dan tim Anda terlibat dalam proses perencanaan proyek, buatlah sebuah rencana manajemen proyek bersama dan terpusat serta dokumen perencanaan proyek. Ini berfungsi sebagai batu pijakan bagi setiap anggota tim untuk memahami posisi proyek di dalam proses dan apa yang sudah diputuskan. Ini bisa dilakukan melalui papan tulis, namun perangkat lunak manajemen proyek dan program kolaborasi tim seperti Dropbox Paper dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ini. Seluruh tim dapat berkolaborasi pada dokumen Paper yang sama, dengan riwayat versi yang terintegrasi dan catatan siapa saja yang membuat perubahan apa saja. Dari situ Anda dapat menautkan ke dokumen perencanaan Paper lainnya jika perlu atau membagikan kepada mereka tim lain di organisasi Anda yang perlu memahami perencanaan yang Anda lakukan.

Gunakan pendekatan manajemen perencanaan atau proyek

Jika Anda sulit menentukan metode pendekatan yang bisa bekerja pada tim Anda dalam perencanaan proyek, ada banyak pendekatan perencanaan dan manajemen proyek yang khusus dibuat untuk maksud tersebut yang bisa Anda coba. Pendekatan perencanaan Lancar menciptakan sebuah jadwal proyek yang terdiri dari bagian-bagian dari tim Anda untuk membuat konsep rencana dalam bagian-bagian singkat yang cepat, serta menawarkan peluang untuk memberikan masukan dan penekanan atas bagian-bagian tersebut. Beberapa yang bisa dijadikan perbandingan adalah , PERT, atau Program Evaluation and Review Technique, yang menawarkan metode pencakupan komprehensif dari persyaratan proyek, dengan tahapan proyek dan pertimbangan manajemen risiko yang terpadu. Alternatifnya, alat bantu perencanaan proyek seperti Gantt chart atau Matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengorganisir tugas-tugas dan proses dengan metode yang telah dicoba dan teruji.

Setiap pendekatan memiliki kekuatan dan tingkat kompleksitas yang berbeda-beda. Meski tim Anda mungkin akhirnya mengubah atau membuatnya lebih luas lagi, menggunakan metodologi dapat membuat setiap orang terlibat dengan perencanaan proyek sebagai sebuah proses.

Memastikan komunikasi setiap saat

Komunikasi yang kuat merupakan hal yang sangat penting ketika tim bekerja sama erat di dalam sebuah proyek. Selain dari manfaat yang diberikan oleh dokumen bersama, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki saluran yang tepat untuk berkomunikasi dengan seluruh tim Anda. Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda membuat server khusus untuk Anda dan tim—dan saat dipadukan dengan Dropbox, Anda bahkan dapat mulai berkomunikasi secara langsung dari dokumen Paper, atau file lain. Tentu saja, Anda memerlukan metode untuk melakukan rapat tim. Menggunakan Dropbox bersama-sama dengan konferensi video lewat Zoom dapat membantu Anda dan tim Anda berkolaborasi dan meninjau rencana Anda secara serentak.

Merencanakan bersama sebagai tim

Perencanaan proyek tidak mesti menjadi tahapan awal yang melelahkan yang harus dihadapi sendiri oleh manajer proyek. Dengan dukungan dari seluruh anggota tim dalam proses dan menindaklanjuti proyek, Anda tidak hanya akan membuat proses ini menjadi lebih efisien, namun juga lebih memberi imbalan bagi Anda dan tim Anda. Dengan menyamakan tanggung jawab dan mendorong investasi di antara kolega Anda dalam sasaran proyek, Anda dapat maju sebagai tim dan bekerja sebagai sebuah kesatuan. Apa pun metode yang Anda putuskan untuk merencanakan proyek, berkolaborasi di dalam proses itu akan memberi hasil lebih baik bagi setiap proyek serta tim Anda, organisasi Anda, dan diri Anda dalam jangka panjang.