Mengoptimalkan aplikasi manajemen waktu

Begitu banyak yang harus dilakukan dan sedikit sekali waktu yang dimiliki. Aplikasi manajemen waktu dapat membantu Anda lebih efisien dengan daftar untuk dilakukan.

Mengelola waktu lebih baik lagi

Manajemen waktu mungkin terdengar seperti sebuah gerbang ke manajemen-mikro—dan semua orang mengetahui bahwa hal itu tidak baik bagi budaya perusahaan mana pun Namun mengambil peluang untuk menyempurnakan manajemen waktu Anda sendiri akan dapat mempengaruhi produktivitas, motivasi, dan kesejahteraan Anda. Plus, dengan banyaknya program dan aplikasi manajemen waktu yang tersedia—banyak diantaranya yang diintegrasikan dengan baik ke Dropbox—membuat semuanya jadi mudah daripada yang Anda bayangkan.

Bagaimana saya dapat meningkatkan manajemen waktu?

Meski Anda bukan jenis orang yang suka menunda-nunda, sedikit saja manajemen waktu masih bisa membantu Anda mengoptimalkan hari-hari Anda. Sebelum Anda mulai melihat jadwal dan kalender, ada beberapa tips manajemen waktu yang perlu dipertimbangkan:

Konsentrasi penuh

Manajemen waktu yang buruk dapat mengakibatkan tingkat stres yang tinggi, namun demikian pula jika Anda terlalu berharap banyak dari diri Anda atau juga terlalu banyak melakukan berbagai hal. Sedikit konsentrasi di tempat kerja dapat benar-benar membantu Anda memahami kebiasaan pribadi dan cara Anda mendekati berbagai situasi. Saat Anda mengalokasikan tugas-tugas di sepanjang hari, pikirkan tentang keseimbangan urusan kantor dan kehidupan pribadi dan waktu-waktu yang Anda ketahui Anda akan paling produktif, dan berikan diri Anda waktu yang cukup untuk beristirahat untuk menghindari burnout.

Manajemen Team

Manajemen waktu adalah hal yang bersifat pribadi bagi setiap orang, namun Anda akan terkejut dengan apa yang dapat dicapai oleh semangat tim. Sebelum Anda menerapkan teknik manajemen waktu yang efektif berdasarkan pertimbangan Anda, pastikan bahwa Anda mengetahui kebiasaan, kelebihan, dan kekurangan tim. Tujuan SMART dapat membantu di sini, bagaimana pun juga, tidak ada gunanya mengadopsi cara mengatur waktu dengan baik jika Anda tidak memiliki sesuatu yang bermakna untuk dikerjakan. Setelah menetapkan tujuan, Anda dapat membuat jadwal kerja yang tidak hanya akan berguna bagi Anda tapi juga akan memunculkan yang terbaik dari keseluruhan tim.

Bersiap menghadapi kemunduran

Ini semestinya terjadi pada semua tempat kerja, baik yang melakukan manajemen waktu maupun tidak. Segala sesuatu itu tidak selalu berjalan sesuai rencana. Jangan berharap manajemen waktu akan berjalan seperti mukjizat. Tentu saja, Anda mungkin akan melalui jalur penting lebih cepat daripada yang dibayangkan, namun itu tidak berarti bahwa segala sesuatu itu akan berjalan aman-aman saja, atau butuh waktu lebih lama daripada yang diharapkan. Sebagian besar dari bisnis paling sukses di dunia menanamkan budaya kegagalan dan pembelajaran unik yang dipicu dari budaya ini. Meluangkan waktu untuk merenungkan perbaikan pada proses kerja itu sangat penting bagi setiap bisnis dan pastinya akan menghemat waktu di masa mendatang.

Apa saja aplikasi manajemen waktu terbaik?

Dari daftar untuk dilakukan yang sederhana sampai aplikasi yang lengkap, ada banyak solusi perangkat lunak manajemen waktu dan alat lain untuk membantu Anda mengambil kontrol atas waktu Anda. Entah Anda menjalankannya dari perangkat Android maupun iOS, aplikasi pelacakan ini dapat membantu Anda memulai menata waktu hari-hari Anda secara lebih efektif.

Toggl

Pelacakan waktu adalah bagian penting dari manajemen waktu, karena Anda dapat lebih memahami kebiasaan dan kebutuhan tugas-tugas harian Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat jadwal sempurna yang mengalokasikan waktu yang cukup bagi tugas-tugas Anda. Namun mendapatkan informasi seperti itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, jadi ada gunanya jika Toggl membuatnya jadi mudah. Aplikasi ini tidak hanya berfungsi sebagai pelacak dan jadwal waktu pribadi saja, namun aplikasi produktivitas ini juga dapat membantu manajemen proyek dan alokasi anggaran.

Remember the Milk

Daftar untuk dilakukan yang dibuat jadi lebih pintar, Remember the Milk dapat digunakan dengan aplikasi lain seperti kotak masuk email Anda untuk membuat sebuah daftar tugas yang ringkas untuk hari-hari Anda. Daftar yang dapat dibagikan dan pengingat otomatis akan membuat Anda tetap sesuai rencana untuk mencapai tujuan harian, mingguan, atau bulanan Anda. Pengingat tidak hanya sekadar notifikasi dorong yang bisa Anda tutup dengan mudah. Anda dapat memilih untuk mengirimkannya sebagai email, cuitan, atau bahkan pesan instan di Skype.

Forest

Memanfaatkan ide flow, kreativitas, dan fokus, aplikasi manajemen waktu Forest memungkinkan Anda meluangkan waktu untuk melanjutkan tugas-tugas penting. Saat Anda memulai sebuah tugas, Anda menanam sebuah pohon di aplikasi ini. Semakin lama Anda berkonsentrasi, semakin besar pohon itu tumbuh, hingga Anda pada akhirnya memiliki sebuah hutan kecil. Ini merupakan cara baru dan menyenangkan untuk membantu Anda tetap berjalan sesuai rencana, dengan menambahkan sedikit akuntabilitas, meski itu dilakukan secara virtual.

Apa alat manajemen waktu yang dapat saya gunakan?

Saat Anda mengelola keseluruhan tim, sebuah aplikasi sederhana tidak akan menyelesaikan kebutuhan manajemen waktu Anda. Jika Anda sulit menjaga anggota tim bekerja tepat waktu dan melakukan tugasnya, mungkin kini saatnya Anda berinvestasi penuh pada perangkat lunak manajemen waktu. Satu hal yang mesti diingat saat Anda mulai membekali diri Anda atau tim Anda dengan semua hal-hal tambahan ini adalah bahwa tidak semua alat manajemen waktu dinamai seperti itu.

Misalnya, Slack dapat membantu Anda menghemat setiap menit waktu itu untuk mengirim email, atau secara fisik mencari rekan kerja, namun Anda tidak akan menganggapnya sebagai alat manajemen waktu. Jadi, berpikirlah di luar kebiasaan, atasilah hal-hal yang dapat menghabiskan waktu Anda, dan putuskan apa yang diperlukan untuk mengatasinya.

Manajemen waktu dengan integrasi Dropbox

Dari penyimpanan file yang aman sampai kolaborasi yang mudah, Dropbox membantu Anda menyederhanakan dan menata pekerjaan Anda. Entah dengan mengatur semua file Anda dengan teratur di folder bersama, atau memakai Dropbox Paper sebagai pengelola tugas, Dropbox dapat membantu Anda menata pekerjaan dan waktu anggota tim Anda. Dan dengan integrasi aplikasi, yang akan membuat Anda dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya, Dropbox memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, waktu penyelesaian lebih cepat, dan penataan yang lebih efisien.

Berikut sebagian aplikasi yang berfungsi dengan baik bersama Dropbox pada Windows atau Mac untuk membantu Anda menghemat dan mengelola waktu Anda.

Slack/Zoom

Pesan instan dapat membantu Anda mengemat menit-menit yang penting di sepanjang hari. Meski lebih dari itu, mengetahui bahwa orang yang perlu Anda hubungi hanya tinggal mengklik saja sangat memberdayakan dan memiliki dampak yang positif, terutama pada karyawan baru. Percakapan real time ini memungkinkan pembahasan yang menyeluruh dan memberikan lingkungan yang lebih pribadi dan informal untuk membahas pekerjaan. Dengan bekerja di dalam Dropbox, Anda dapat memulai rapat Zoom atau percakapan Slack secara langsung dari dokumen Dropbox Paper dan meniadakan keharusan beralih antar platform. Dengan konten dan percakapan berada di satu tempat akan membantu Anda tetap fokus dan mengalir, membuat kolaborasi lancar meski tim berjauhan.

Monday/Trello/Asana

Seperti daftar untuk dilakukan bagi seluruh tim, alat-alat ini dapat membantu setiap orang untuk memiliki gambaran yang jelas tentang tidak hanya tugas-tugas mereka namun juga tugas-tugas orang lain. Hal ini bisa mendongkrak akuntabilitas, menciptakan rasa tujuan dan dorongan yang lebih kuat, serta menjadi pendorong fokus yang nyata, Alat manajemen waktu dan proyek dapat membantu semua orang mengetahui apa saja yang perlu dilakukan di satu tempat, terutama jika alat-alat tersebut bekerja selaras. Misalnya, Monday dengan lancar menghubungkan dokumen Dropbox Anda secara langsung dari alur kerja Anda, sementara Anda dapat mengambil file Dropbox mana pun dan melampirkannya ke kartu Trello. Asana juga berintegrasi dengan lancar dengan Dropbox—cukup lampirkan file Dropbox ke proyek Anda dan ia akan otomatis diperbarui di kedua saluran.

Seberapa terorganisirnya pun Anda, tidak ada salahnya untuk meningkatkannya—dan dengan Dropbox di samping Anda, seluruh tim Anda dapat bekerja untuk mencapai alur kerja yang sempurna.