Email

Bagaimana saya menyiapkan email sebagai solusi berbagi file?

Keunggulan berkolaborasi lewat email adalah seluruh prasarananya sudah tersedia. Selain kemungkinan besar Anda sendiri sudah memakai email, kita juga bisa berasumsi bahwa anggota tim sudah tahu cara saling berkirim file.

Email

  • Fungsi dasar yang disediakan solusi email Anda saat ini

Dropbox

  • Daftar ke Dropbox
  • Mengunduh aplikasi Dropbox

Meskipun mendaftar ke Dropbox itu sangat mudah, masih ada hambatan memulainya karena tombol “lampirkan file” berada di bagian bawah setiap pesan email. Tim Anda harus melakukan upaya serentak untuk berhenti saling berkirim file melalui email. Namun, upaya ini meghasilkan manfaat sangat besar apabila menyangkut kolaborasi yang berskala semakin besar.


Bagaimana cara berbagi file dengan anggota tim?

Email adalah opsi yang masuk akal ketika Anda hanya memiliki satu atau dua dokumen statis untuk dikirim. Sayangnya, email tidak memberi semacam pembaruan file — setiap kali Anda ingin berbagi perubahan baru, Anda harus mengirim kembali file ke semua anggota tim.

Email

  • Menulis pesan email baru
  • Melampirkan file
  • Mengirim pesan
  • Mengulangi proses setiap kali file diperbarui

Dropbox

  • Membuat folder baru di dalam Dropbox untuk berbagi dokumen dengan tim
  • Mengeklik kanan pada folder, dan membagikan folder dengan anggota tim
  • Menempatkan file yang diinginkan pada folder Dropbox bersama di komputer Anda
  • File akan muncul di folder Dropbox anggota tim Anda
  • Kapan saja seseorang mengedit file, salinan yang dimiliki orang lain akan otomatis diperbarui

Menyiapkan folder Dropbox bersama memang membutuhkan sedikit waktu, namun Anda hanya harus melakukannya sekali. Hasilnya adalah folder yang tampak dan berfungsi seperti folder lainnya mana pun di komputer Anda, namun dengan bonus tambahan pembaruan otomatis kapan saja seseorang menambahkan file. Ini sepadan jika tim Anda bekerja dengan banyak file, tidak hanya membuat orang tetap sinkron, namun juga menyimpan semua dokumen perusahaan di satu tempat.

Di samping itu, menggunakan solusi berbagi file menciptakan pemisahan yang jelas antara komunikasi Anda dan kolaborasi dokumen Anda. Dengan Dropbox mengelola file Anda, kotak masuk dapat Anda gunakan untuk melakukan fungsi terbaiknya: membantu komunikasi tim Anda.


Bagaimana cara berbagi file dengan klien?

Berbagi file dengan tim Anda atau klien tidak berbeda dengan saat Anda memakai email — dalam kedua contoh ini, Anda cukup melampirkan file dan mengirim pesan. Masalah keamanan bisa terjadi jika Anda tidak sengaja mengirim lampiran ke alamat email yang salah (atau lebih buruk lagi, milis yang salah).

Email

  • Menulis pesan email baru
  • Melampirkan file
  • Mengirim pesan

Dropbox

  • Klik kanan file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Bagikan Tautan Dropbox untuk membuat tautan yang dapat dibagikan
  • Menambahkan kata sandi dan tanggal berlaku opsional ke tautan untuk Dropbox Pro atau Bisnis
  • Mengirim tautan ke klien Anda. Mereka dapat melihat atau mengunduh file dengan browser web apa saja

Dropbox memungkinkan pengguna membedakan antar dua kelompok ini. Anggota tim dapat berkolaborasi di dalam folder bersama, sementara klien hanya diberi akses hanya-lihat ke file dan folder tertentu atau lewat tautan yang dapat dibagikan. Dengan demikian tim Anda dapat memanfaatkan sinkronisasi file otomatis, namun tetap mempertahankan opsi mengirim salinan yang tidak dapat diedit ke orang-orang di luar organisasi.

Salinan hanya-lihat ini bisa dilindungi kata sandi untuk Dropbox Pro atau Bisnis, yang membantu mencegah berbagi dokumen sensitif secara tidak sengaja. Meski Anda secara tidak sengaja mengirim informasi yang tidak ingin dibagikan, Anda bisa menonaktifkan dengan cepat tautan dan membuat file tidak dapat diakses.


Bagaimana cara berbagi file besar

Kekurangan email ada pada saat bekerja dengan file berukuran besar. Keterbatasan teknis email berarti jika file Anda terlalu besar, Anda tidak bisa mengirimnya sebagai lampiran. Jika layanan email penerima memiliki batas ukuran lampiran yang lebih kecil, mereka tidak bisa menerima file Anda.

Email

  • Batas ukuran file berbeda-beda dari satu server ke server email lainnya.
  • File besar harus dikirim ulang seluruhnya setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tidak ada batasan ukuran file saat mengunggah melalui aplikasi Dropbox
  • Saat menyinkronkan, hanya bagian yang diubah dari file yang dikirim ke Dropbox

Sebagian besar server email tidak membolehkan ukuran lampiran yang lebih besar dari 25 MB dan sebagian memberlakukan pembatasan dalam total jumlah data yang bisa dikirim dari akun individual mana saja. Solusi termudah adalah mengunggah file ke sistem berbagi berbasis server atau awan (seperti Dropbox). Bahkan untuk file yang masuk dalam pembatasan ini, menunggu unggahannya bisa menjadi beban jika Anda harus sering mengeditnya.

Dropbox juga menekankan untuk hanya mengunggah bagian dari file yang telah berubah, yang berarti lebih efisien daripada email.


Bagaimana cara mengelola versi file lawas?

Email tidak dirancang untuk mencatat revisi file, namun seringkali berubah menjadi sistem versi tambal sulam untuk perusahaan yang belum mengimplementasikan solusi yang lebih khusus. Ini seringkali berarti menyortir beragam utas email dan berharap bahwa setiap orang telah menggunakan aturan penamaan yang sama.

Email

  • Email tidak menyediakan dukungan versi file yang eksklusif, meski kotak masuk Anda sudah berisi catatan riwayat file yang sangat mendasar.
  • Solusi umum adalah mencantumkan nomor versi di nama file setiap kali Anda mengirim dokumen

Dropbox

  • Klik kanan file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Lihat Versi Sebelumnya untuk menampilkan riwayat file
  • Memilih versi yang diinginkan dan mengeklik Pulihkan

Dropbox membuat pembuatan versi file sama-sama terstruktur dan otomatis. Tidak seperti solusi berbasis email, Dropbox mengasosiasikan versi lama file dengan versi saat ini. Ini membuat melihat riwayat file menjadi lebih intuitif. Dan, karena Dropbox melakukan semua ini dengan tindakan dari pengguna, Anda tidak harus khawatir dengan kontrol versi sampai Anda harus memulihkan salinan file lawas.

Email sering menjadi pilihan yang “cukup baik” untuk tim kecil tetapi solusi pemversian formal tidak hanya lebih mudah — namun juga lebih aman. Menghapus email itu mudah, dan server email menerapkan kuota penyimpanan, dan itu sangat perlu. Dan setelah Anda menghapus pesan yang berisi lampiran file, versi itu akan hilang selamanya. Jika tim Anda tidak berhati-hati, ini dapat membuka kemungkinan hilangnya data.


Bagaimana cara mengakses file pada perangkat mobile?

Menggunakan email untuk berbagi file pada perangkat mobile memiliki keuntungan dan kerugian yang sama jika dibandingkan dengan komputer desktop. Di satu sisi, jika tim Anda menggunakan perangkat mobile untuk bekerja, mereka mungkin sudah memiliki akses email. Namun selalu membuat file tetap mutakhir masih menjadi masalah.

Email

  • Membuka aplikasi email di perangkat mobile
  • Mencari pesan yang berisi file
  • Mengunduh file dan mengedit dalam aplikasi yang diinginkan
  • Setelah selesai, Anda mengirim kembali ke tim lewat email

Dropbox

  • Mengunduh aplikasi seluler Dropbox
  • Masuk ke akun Anda, dan mempratinjau dokumen langsung di dalam aplikasi mobile Dropbox
  • Menggunakan aplikasi mobile yang dihubungkan dengan Dropbox seperti Microsoft Office, setiap perubahan yang Anda buat disinkronkan ke seluruh perangkat

Manfaat terbesar yang dimiliki Dropbox dibandingkan email pada perangkat mobile adalah sistem filenya yang lugas. Daripada menyaring email untuk menemukan lampiran yang tepat, Dropbox memungkinkan Anda menata dokumen ke sebuah struktur folder/file yang tidak asing lagi. Dengan aplikasi mobile Dropbox, Anda bisa mempratinjau versi file termutakhir, membuat kotak masuk Anda bebas dari lampiran baru setiap kali suntingan terkecil sekalipun dibuat.