FTP

Bagaimana mengatur FTP?

Mengatur server FTP dan menyiapkan anggota tim untuk menggunakannya merupakan proses yang rumit. Contohnya, Anda harus menjelaskan jenis akses shell dan izin sistem file yang dimiliki oleh tiap-tiap akun FTP. Selain itu, setiap anggota tim harus belajar cara menggunakan program klien FTP.

FTP

  • Membeli server FTP
  • Masuk ke panel admin server
  • Membuat akun FTP untuk tiap-tiap pengguna
  • Memasang perangkat lunak FTP pada tiap-tiap komputer pengguna

Dropbox

  • Daftar ke Dropbox
  • Mengunduh aplikasi Dropbox

Memulai dengan Dropbox cepat dan langsung. File disimpan di awan, sehingga Anda tidak harus berinteraksi dengan server. Dan karena pengaturan perangkat lunak yang minimal, tim Anda bisa fokus pada tugas penting dan bukannya bercekcok soal perangkat lunak FTP yang rumit.


Bagaimana cara berbagi file dengan anggota tim?

Pada dasarnya penggunaan FTP menyebabkan terjadinya banyak proses timbal-balik antara anggota tim. Setiap kali seseorang mengubah file, maka file itu harus diunggah ulang ke server FTP untuk dibagikan. Setiap orang yang menginginkan versi terbaru file itu harus mengunduhnya kembali. Jika tim Anda sering saling berbagi hasil pengeditan, dalam waktu singkat akan menimbulkan kemacetan.

FTP

  • Buka perangkat lunak FTP Anda
  • Masukkan URL server, port, dan nama pengguna/kata sandi akun FTP Anda
  • Hubungkan ke server
  • Gunakan penjelajah file pada perangkat lunak FTP untuk menemukan file di komputer Anda
  • Unggah file ke server
  • Beri tahukan kepada anggota tim Anda untuk masuk ke server FTP dan mengunduh file ke komputer mereka
  • Mengulangi proses setiap kali file diperbarui

Dropbox

  • Membuat folder baru di dalam Dropbox untuk berbagi dokumen dengan tim
  • Mengeklik kanan pada folder, dan membagikan folder dengan anggota tim
  • Menempatkan file di folder bersama di komputer Anda. File itu otomatis muncul di folder Dropbox anggota tim Anda
  • Kapan saja seseorang mengedit file, salinan yang dimiliki orang lain akan otomatis diperbarui

Dengan Dropbox, setelah membuat folder bersama, kolaborasi akan sama sekali otomatis. Setiap orang memiliki salinan file 'hidup' yang dapat diedit, serta pembaruan yang mereka lakukan terlihat di semua komputer anggota folder kapan saja perubahan dilakukan. Khawatir terjadi konflik?


Bagaimana cara berbagi file dengan klien?

Menyediakan file untuk klien dengan aman bisa menjadi sulit dengan FTP. Anda mungkin tidak ingin orang-orang mengubah dokumen Anda, karena itu akun FTP mereka harus berakses hanya-baca. Anda mungkin juga tidak ingin mereka melihat semua file internal Anda. Ini memerlukan konfigurasi yang saksama dari izin sistem file server FTP oleh administrator sistem Anda.

FTP

  • Mengharuskan klien Anda memasang perangkat lunak FTP di komputer mereka
  • Membuat akun FTP untuk klien Anda. Ini bisa jadi rumit:
    • Harus ada izin hanya-baca
    • Hanya diperbolehkan mengakses file yang diinginkan
  • Memberikan klien Anda informasi login FTP dan jalur ke file di server
  • Setelah itu klien Anda baru bisa mengunduh file yang diinginkan, begitu pula dengan anggota tim Anda

Dropbox

  • Klik kanan pada file apa pun di folder Dropbox Anda
  • Memilih item menu Berbagi Tautan Dropbox untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan
  • Mengirimkan tautan ini ke klien Anda. Tautan ini bisa dilihat atau diunduh dengan browser web apa saja

Dropbox memudahkan penyimpanan file tim Anda dari file klien. Tautan yang dapat dibagikan sama sekali terpisah dari folder Dropbox bersama tim Anda, artinya klien Anda hanya bisa mengakses file yang diizinkan. Karena tidak ada perangkat lunak lain yang diperlukan, klien bisa mendapatkan file tanpa harus mempelajari sistem baru. Dan Anda bisa juga menambahkan opsi kata sandi dan tanggal kedaluwarsa pada tautan jika menggunakan Dropbox Pro atau Dropbox Business. Anda juga bisa mencabut akses ke dokumen kapan saja cukup dengan menonaktifkan tautannya.


Bagaimana cara berkolaborasi dengan orang lain pada file yang sama?

Jika beberapa orang mengerjakan file yang sama, ini bisa mengakibatkan konflik: pengeditan siapa yang harus diterima? Misalnya dua pengguna sedang mengedit dokumen yang sama. Satu menyelesaikan pembaruan, dan mengunggah file ke server FTP. Tidak lama kemudian, pengguna kedua melakukan hal sama sehingga semua kerja keras pengguna pertama terhapus.

FTP dan Dropbox memiliki cara yang sangat berbeda dalam menangani masalah ini.

FTP

  • FTP tidak mendukung resolusi konflik
  • Salinan terbaru file menimpa pekerjaan orang lain
  • Solusi sebatas “melihat” file sehingga hanya satu orang yang dapat mengeditnya dalam satu waktu

Dropbox

  • Ketika konflik terjadi, Dropbox menyimpan kedua salinan file
  • Dengan demikian, Anda bisa melihat hasil edit kedua pengguna dan memutuskan bagaimana semestinya kedua file harus digabungkan

Dengan FTP, konflik bisa membahayakan. Satu-satunya cara untuk mencegah kesalahan dengan faktor manusawi semacam ini yakni dengan menerapkan alur kerja yang mengizinkan satu pengeditan oleh satu pengguna pada waktu yang ditetapkan.

Sebaliknya, perilaku salinan konflik di Dropbox bertindak sebagai jaring keamanan untuk menghindari kehilangan data. Tidak seorang pun lagi perlu khawatir ketika memeriksa file atau menimpa data orang lain karena Dropbox akan memberi tahu Anda jika konflik muncul.


Bagaimana cara mengelola versi file lawas?

Server FTP hanya memiliki satu salinan tunggal dari setiap file. Salinan tersebut tidak memiliki catatan riwayat, sehingga bisa menimbulkan risiko kehilangan data. Contohnya, jika seorang pengguna menghapus beberapa informasi dan mengunggah ulang dokumen ke server, informasi yang dihapus itu lenyap selamanya.

FTP

  • FTP tidak mendukung pembuatan versi file
  • Solusi yang umum dilakukan adalah menyalin file tersebut dan mengganti namanya dengan mencantumkan nomor versi

Dropbox

  • Klik kanan file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Lihat Versi Sebelumnya untuk menampilkan riwayat file
  • Memilih versi yang diinginkan dan mengeklik Pulihkan

Apabila file Anda disimpan di Dropbox, setiap pengeditan yang disimpan akan direkam. Jika Anda menyadari ada data penting yang terhapus beberapa saat lalu, Anda bisa mendapatkannya kembali hanya dengan beberapa klik. Seperti berbagi file, proses ini sama sekali otomatis — Anda tidak perlu memikirkan kontrol versi kecuali Anda ingin melihat salinan file sebelumnya.


Bagaimana cara mengakses file pada perangkat mobile?

Keterbatasan FTP berlaku baik di perangkat mobile maupun di komputer desktop. Anda masih harus menggunakan perangkat lunak FTP khusus di perangkat mobile, serta harus secara manual menyinkronkan file setiap saat seseorang melakukan pengeditan.

FTP

  • Memasang perangkat lunak FTP di perangkat mobile Anda
  • Menghubungkan server FTP Anda dan mengunduh file tersebut
  • Secara manual mengunduh/mengunggah file tersebut setiap kali Anda ingin berbagi perubahan dengan tim

Dropbox

  • Unduh aplikasi Dropbox mobile
  • Masuk ke akun Anda. Anda bisa mempratinjau dokumen langsung di aplikasi mobile Dropbox
  • Menggunakan aplikasi mobile yang dihubungkan dengan Dropbox seperti Microsoft Office, setiap perubahan yang Anda buat disinkronkan ke seluruh perangkat

Dropbox tersedia untuk hampir semua perangkat mobile, termasuk ponsel dan tablet iOS, Android, serta Windows. Anda juga dapat mengakses file melalui situs web Dropbox . Dengan aplikasi mobile Dropbox, Anda bisa menjelajah file, mengeditnya dengan aplikasi pihak ketiga, dan membuat tautan yang bisa dibagikan untuk klien Anda.