Dropbox Paper: pengaturan admin untuk tim Dropbox
Catatan: Jika tim Anda menggunakan Dropbox Paper rilis 2020, ikuti instruksi di bagian pertama di bawah ini. Jika tim Anda menggunakan Paper rilis lawas, ikuti instruksi pada bagian kedua di bawah ini.
Untuk mengetahui rilis mana yang digunakan tim Anda:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Buat.
- Arahkan kursor ke Dokumen.
- Jika Anda tidak melihat Dropbox Paper dalam daftar jenis dokumen, berarti Anda menggunakan Paper rilis lama.
- Jika Anda melihat Dropbox Paper dalam daftar jenis dokumen, berarti Anda menggunakan Dropbox Paper rilis 2020 yang baru.
Ketahui selanjutnya dalam Tanya Jawab Paper rilis 2020 untuk admin tim.
Admin pada rilis Dropbox Paper rilis 2020
Bagian ini ditujukan untuk admin akun tim Dropbox yang timnya menggunakan Dropbox Paper rilis 2020. Ikuti instruksi di bagian atas artikel ini untuk mengetahui rilis mana yang Anda gunakan.
Pada Paper rilis 2020, dokumen Paper berperilaku seperti file Dropbox biasa sehingga pengaturan admin untuk dokumen Paper sama dengan file Dropbox biasa. Berikut cara mengelola kontrol berbagi dan privasi untuk file Dropbox biasa, yang sekarang juga berlaku untuk dokumen Paper Anda:
- Kontrol kemampuan tim Anda untuk berbagi file dan folder (termasuk dokumen Paper) di luar tim.
- Batasi kemampuan anggota tim untuk menghapus file secara permanen (termasuk dokumen Paper).
- Masuk sebagai anggota tim untuk mengontrol file anggota tim (termasuk dokumen Paper).
- Blokir kemampuan tim Anda untuk terhubung ke aplikasi (termasuk Paper).
Beberapa kontrol admin untuk Paper tidak berubah pada rilis 2020, yaitu:
Sumber informasi lainnya
Pelajari lebih lanjut tentang Dropbox Paper rilis 2020:
Admin pada rilis lawas Dropbox Paper
Bagian ini ditujukan untuk admin akun tim Dropbox yang menggunakan Dropbox Paper rilis lama. Ikuti instruksi di bagian atas artikel ini untuk mengetahui rilis mana yang Anda gunakan.
Mengaktifkan atau menonaktifkan Paper
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Dropbox Paper bagi tim Anda:
Catatan: Paper diaktifkan secara default untuk semua tim Dropbox Standard dan Advanced yang dibuat setelah 7 Agustus 2017.
Ekspor semua dokumen Paper
Setelah menonaktifkan Paper, Anda dapat mengekspor dokumen Paper ke file Word atau Markdown. Untuk mengekspor dokumen Anda:
- Setelah menonaktifkan Paper, klik Ekspor # dokumen.
- Pilih format file dan klik Unduh.
- Setelah ekspor selesai, Anda akan menerima email dengan dokumen Paper Anda dalam format yang dipilih. Dalam email ini, klik Unduh dokumen.
Semua dokumen aktif yang dimiliki oleh anggota tim diekspor. Dokumen yang dihapus tidak tidak diekspor.
Pembagian khusus tim
Admin di tim Dropbox dapat memilih dengan siapa anggota tim dapat membagikan dokumen Paper. Admin dapat memilih untuk mengaktifkan berbagi di luar tim atau khusus di dalam tim Dropbox. Untuk membatasi berbagi di dalam tim Anda:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Paper di bawah Pengaturan tambahan.
- Alihkan Berbagi dokumen Paper secara eksternal menjadi aktif atau nonaktif.
- Klik Terapkan perubahan.
Pengaturan ini tidak bersifat retroaktif dan hanya berlaku untuk dokumen yang dibagikan setelah pengaturan diubah. Anda dapat melihat dokumen yang telah dibagikan dengan orang di luar tim Anda di laporan aktivitas.
Catatan: Mengubah pengaturan ini ke Tidak aktif juga mencegah anggota tim membuat dokumen di folder eksternal yang dibagikan dengan mereka.
Privasi dokumen Paper default
Admin dapat memilih pengaturan privasi default untuk tautan ke dokumen Paper. Untuk mengalihkan privasi dokumen Paper menjadi default:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Paper di bawah Pengaturan tambahan.
- Di samping Pengaturan berbagi default, pilih dari Siapa saja dengan tautan, Anggota dengan tautan, atau Nonaktifkan berbagi eksternal.
- Siapa saja dengan tautan memungkinkan siapa saja dengan tautan—baik anggota tim atau bukan—untuk membuka dokumen.
- Anggota dengan tautan hanya memungkinkan anggota tim dengan tautan untuk membuka dokumen. Non-anggota tim tidak akan dapat membuka dokumen meskipun mereka memiliki tautan.
- Nonaktifkan berbagi eksternal mencegah anggota tim membagikan dokumen dengan non-anggota tim.
Kontrol penghapusan permanen
Secara default, pembuat dapat menghapus dokumen atau folder secara permanen setelah diarsipkan.
Admin tim Dropbox dapat membatasi penghapusan permanen dokumen Paper hanya untuk admin tim. Untuk mencegah penghapusan permanen, admin tim dapat mengubah pengaturan penghapusan tim menjadi Mati.
Catatan: Jika Penghapusan diatur menjadi Mati, admin tim dapat menghapus file secara permanen dengan masuk sebagai pengguna. Pelajari cara masuk sebagai pengguna di bagian di bawah ini.
Catatan: Pengaturan ini berlaku untuk file Dropbox dan dokumen Paper.
Masuk sebagai pengguna
Admin tim Dropbox dapat masuk sebagai anggota tim. Saat menggunakan masuk sebagai, admin dapat:
- Melihat dokumen dan folder Paper
- Berbagi dokumen dan folder dengan pengguna lain
- Memindahkan dokumen dan folder Paper
- Memulihkan dokumen Paper yang diarsip
- Mengarsip dan menghapus permanen dokumen Paper
Admin tidak dapat membuat, mengedit, atau mengomentari dokumen.
Untuk masuk sebagai anggota tim dan mengakses akun Paper mereka:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan info masuk akun admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Anggota.
- Klik ikon roda gigi di samping nama anggota tim yang akan digunakan untuk masuk.
- Klik Masuk sebagai pengguna.
- Klik Masuk untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin masuk sebagai pengguna terpilih.
- Klik tab Paper .
- Setelah selesai, klik Keluar.
Catatan: Semua tindakan yang dilakukan oleh admin direkam dalam log aktivitas.
Melihat aktivitas tim pada dokumen Paper
Halaman Aktivitas menunjukkan ringkasan aktivitas terbaru pada tim. Admin dapat memilih jenis aktivitas Paper di halaman Aktivitas atau mengunduh laporan aktivitas lengkap.
Acara Paper direkam untuk:
- Pembuatan dan pengeditan dokumen
- Komentar dan resolusi komentar pada dokumen
- Pembagian dokumen dengan anggota tim dan anggota non-tim
- Pengarsipan dan penghapusan permanen dokumen
- Permintaan akses dokumen dari anggota tim dan anggota non-tim
- Dokumen yang dilihat oleh anggota tim dan anggota non-tim
- Perubahan terhadap kebijakan berbagi
Pelajari cara melihat aktivitas tim Anda.
Batasan keamanan Paper untuk tim Dropbox
Beberapa opsi keamanan untuk tim Dropbox belum menyertakan Dropbox Paper. Baca selengkapnya untuk mengetahui opsi mana saja yang tidak tersedia untuk tim yang menggunakan Dropbox Paper.
Standar dan peraturan tidak tersedia untuk Dropbox Paper
Dropbox Paper tidak termasuk dalam cakupan standar dan peraturan ini:
- BSI C5 Jerman
Ketahui lebih lanjut tentang kepatuhan Dropbox pada standar-standar ini.
Persetujuan perangkat tidak termasuk untuk aplikasi seluler Paper
Persetujuan perangkat adalah fitur keamanan dan akses untuk tim Dropbox dalam paket Advanced dan Enterprise. Dengan persetujuan perangkat, admin dapat mengelola perangkat yang digunakan anggota tim untuk mengakses akun tim Dropbox mereka. Aplikasi mobile Dropbox Paper tidak termasuk dalam persetujuan perangkat.
Manajemen mobilitas perusahaan (EMM) tidak disertakan dalam aplikasi seluler Paper
Manajemen Mobilitas Perusahaan (EMM) membantu tim Dropbox dalam paket Enterprise mengelola penggunaan perangkat seluler di aplikasi, jaringan, dan perangkat perusahaan. Aplikasi mobile Dropbox Paper tidak dapat dikelola dengan EMM.
Kontrol jaringan tidak disertakan untuk Paper
Kontrol jaringan adalah fitur keamanan dan akses yang tersedia untuk tim Dropbox dalam paket Enterprise. Dengan fitur ini, admin TI dapat mengelola akun Dropbox yang bisa digunakan di jaringan perusahaan mereka. Dropbox Paper saat ini tidak dikelola melalui kontrol jaringan.
Mengeluarkan anggota tim dari aplikasi mobile Paper dari jarak jauh
Admin dapat mengeluarkan anggota tim dari aplikasi mobile Paper dari jarak jauh di semua perangkat, sehingga mereka tidak bisa lagi mengakses dokumen Paper tim.
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Anggota.
- Klik nama anggota yang ingin Anda keluarkan dari aplikasi mobile Paper di semua perangkat.
- Di bawah perangkat mobile Paper, klik Klik di sini untuk mengeluarkan anggota tim dari Paper di semua perangkat.
