Buat ruang tim yang tertata

Siapkan folder agar semua orang dapat menemukan file yang mereka butuhkan dengan cepat. Panduan ini menyediakan praktik terbaik dan beberapa contoh yang memungkinkan Anda membuat satu tempat tunggal yang tertata untuk file tim Anda.

Ketahui cara tim Anda bekerja

Sebelum mulai membuat folder, luangkan waktu untuk memahami alur kerja tim Anda. Memahami struktur yang bisa disesuaikan besarannya dan aturan penamaan bagi tim Anda merupakan cara untuk mengurangi pekerjaan pemeliharaan sementara pekerjaan berlangsung. Pertimbangkanlah:

  • Apakah pengguna Anda umumnya bekerja sendiri atau bersama tim?
  • Apakah setiap file yang dikerjakan oleh satu orang, atau apakah beberapa orang berkontribusi untuk menyunting masing-masing file?
  • Apakah Anda mengharapkan file itu sering dibagikan dengan orang di luar tim Dropbox Business?
  • Jika Dropbox menggantikan sistem yang sudah ada sekarang, apakah Anda ingin menyalin struktur folder itu?
  • Bagaimana berbagai departemen memilih cara mengelompokkan file masing-masing?

Siapkan grup agar berbagi jadi lebih simpel

Grup memungkinkan Anda berbagi folder dengan sekelompok orang yang telah dipilih sebelumnya, saat itu juga. Siapkan grup untuk departemen mana pun yang anggotanya sering berbagi file di antara mereka.. Grup memungkinkan Anda membagikan folder dengan cepat dengan satu departemen, tanpa harus mengundang anggota bergabung satu per satu. Dan saat ada orang baru bergabung, menambahkan mereka ke grup secara otomatis memberi mereka akses ke folder yang digunakan bersama di departemen itu.

Membuat folder baru dalam ruang tim yang dipakai bersama grup Pengembangan Bisnis

Kelola dengan nama folder standar

Setelah Anda menetapkan struktur dan grup Anda, komunikasikan dengan tim mengenai cara penamaan file dan folder. Menetapkan kesepakatan penamaan yang efektif akan memudahkan semua orang untuk menemukan yang mereka cari, terutama jika jumlah file di tim Anda terus bertambah. Berikut beberapa tips untuk Anda:

  • Folder bulanan harus dinamai dengan TTTT-BB Agar dapat ditampilkan secara kronologis.
  • Apabila folder ditata menurut klien, dan perusahaan Anda memakai kode klien, menggunakan kode ini sebagai awalan pada nama folder klien bisa membantu orang menemukan file yang mereka perlukan.
Klik ke dalam subfolder Pemasaran, ganti nama folder teratas menjadi Desain, seret dua file ke dalamnya

Kelola siapa yang dapat melihat

Folder yang dibuat di  ruang tim Anda terlihat kepada siapa saja yang berada di dalam tim, namun itu tidak berarti bahwa semua orang bisa mengaksesnya. Dari konsol admin, admin bisa menambah dan menghapus individu dan grup dari folder, dan memilih apakah folder bisa diedit atau dilihat saja.

Klik Kelola untuk mengetahui siapa yang memiliki akses ke sebuah folder dan tambahkan anggota dengan akses lihat atau edit

Gunakan folder untuk mengontrol akses

Folder biru dengan ikon bangunan

Folder tim

Ini otomatis dibagikan dengan seluruh tim Anda, namun Anda bisa mengendalikan siapa yang memiliki akses edit, dan berbagi dengan orang-orang di luar tim.

Folder biru dengan ikon minus

Folder terbatas

Ini dibuat ketika Anda mengundang orang atau grup tertentu ke folder di dalam ruang tim. Hanya orang atau grup yang Anda tunjuk yang bisa melihat atau mengedit isinya.

Folder ungu dengan ikon orang

Folder anggota tim

​​Setiap anggota tim memiliki folder yang isinya secara default dirahasiakan. Folder ini dinamai dengan penggunanya, dan pengguna dapat memilih untuk membagikan file dan folder di dalamnya.

Folder biru dengan ikon dua orang

Folder bersama

Folder ini memungkinkan penggunanya berbagi konten dalam folder anggota tim mereka. Saat diundang, pengguna bisa menambahkan ini ke folder anggota mereka untuk menjaganya tetap rahasia, atau ke folder tim agar anggota tim yang lain tetap memperoleh file terbaru.

Pertahankan ruang tim Anda

Setelah Anda mengundang anggota tim dan mereka menambahkan file ke dalam ruang tim, berikut beberapa tips agar tetap tertata dengan baik:

  • Pindahkan proyek yang sudah selesai ke folder diarsipkan. Lalu pakai Sinkronisasi Smart Dropbox untuk menandainya sebagai “Hanya Online” dan kosongkan ruang hard disk anggota tim Anda.
  • Admin bisa masuk sebagai anggota tim mengakses izin untuk setiap folder yang telah digunakan pengguna.
  • Perbarui keanggotaan grup saat orang pindah ke tim berbeda.
  • Cabut akses ke data perusahaan dengan menangguhkan atau menghapus anggota tim yang telah keluar perusahaan. 
Sorot beberapa file dan pilih Sinkronisasi Smart > hanya online, agar file tersebut tidak menghabiskan ruang hard disk lokal

Lihat contoh

Berikut struktur folder yang diinspirasi oleh beberapa contoh yang dibagikan pelanggan Dropbox Business. Ikon orang biru adalah anggota tim, sementara ikon orang berwarna abu-abu adalah anggota di luar perusahaan.

Hierarki folder di seluruh perusahaan dengan folder yang ditata menurut departemen, klien, dan proyek, menunjukkan siapa yang memiliki akses ke folder mana