Perangkat penyimpanan

Bagaimana cara menyiapkan perangkat penyimpanan sebagai solusi berbagi file?

Seperti email, penerapan solusi berbagi file dengan perangkat penyimpanan tidak memerlukan pengaturan tambahan. Namun, Anda memang perlu waktu untuk menentukan jenis perangkat penyimpanan seperti apa yang Anda inginkan.

Perangkat penyimpanan

  • Membeli perangkat penyimpanan sesuai jumlah yang diperlukan
  • Menyediakannya buat tim Anda

Dropbox

  • Daftar ke Dropbox
  • Mengunduh aplikasi Dropbox

Kapasitas penyimpanan merupakan faktor penting, namun ingatlah juga bahwa perangkat kemungkinan besar berpindah-pindah. Ini mengakibatkan bagian-bagian yang bergerak dari perangkat, misalnya hard drive non-solid-state, berisiko rusak.

Untuk memulai Dropbox, Anda hanya perlu mendaftar akun dan mengunduh aplikasi Dropbox. Kenyamanan berbagi file melalui internet menjadikan biaya operasionalnya sebanding.


Bagaimana cara berbagi file dengan anggota tim?

Menggunakan perangkat penyimpanan sebagai solusi berbagi sangat mirip dengan FTP, kecuali ketimbang mengunggah dan mengunduh file, Anda benar-benar secara fisik memindahkan "server"-nya. Maka, masalah yang sama seperti FTP akan muncul, yaitu file-file tidak disinkronkan.

Perangkat penyimpanan

  • Menghubungkan perangkat penyimpanan ke komputer
  • Menyalin file dari komputer ke perangkat penyimpanan
  • Melepaskan perangkat penyimpanan dengan aman
  • Berjalan ke anggota tim Anda dan memasangnya pada komputer mereka
  • Menyalin file dari perangkat penyimpanan ke komputer mereka
  • Melepaskan perangkat penyimpanan dengan aman
  • Mengulangi proses ini setiap kali Anda ingin berbagi pembaruan

Dropbox

  • Membuat folder baru di dalam Dropbox untuk berbagi dokumen dengan tim
  • Mengeklik kanan pada folder, dan membagikan folder dengan anggota tim
  • Menempatkan file di folder bersama di komputer Anda. File itu otomatis muncul di folder Dropbox anggota tim Anda
  • Kapan saja seseorang mengedit file ini, salinan setiap orang akan otomatis disinkronkan

Perangkat penyimpanan merupakan opsi yang lebih intuitif daripada sistem seperti FTP, karena tidak memerlukan perangkat lunak khusus (atau bahkan koneksi internet). Namun, perangkat penyimpanan juga terkadang sulit ditangani dengan ruang kerja dengan beragam platform. Karena Mac dan PC memerlukan format disk berbeda, berbagi file antar sistem operasi tidak selalu mudah.

Mengonfigurasikan folder Dropbox bersama butuh sedikit upaya tambahan, namun setelah Anda melakukannya, folder bersama akan efektif menggantikan perangkat penyimpanan Anda. File-file rekan kerja Anda juga secara otomatis diperbarui kapan saja Anda melakukan perubahan. Ini artinya Anda tidak harus bangun dan berjalan melintasi kantor setiap kali Anda ingin berbagi pembaruan.


Bagaimana cara berbagi file dengan klien?

Perangkat penyimpanan bisa menjadi solusi yang cocok untuk kolaborasi internal, namun keterbatasannya terlihat jelas ketika Anda mencoba berbagi dokumen dengan klien jika mereka tidak berada di tempat yang sama dengan tim Anda.

Membawa drive USB atau kartu SD cukup mudah. Namun jika mereka membutuhkan laporan kemajuan secara berkala, mengharuskan keberadaan mereka secara fisik setiap kali memindahkan file sama sekali tidak nyaman.

Perangkat penyimpanan

  • Menghubungkan perangkat penyimpanan ke komputer
  • Menyalin file yang diinginkan ke perangkat penyimpanan
  • Melepaskan perangkat penyimpanan dengan aman
  • Memberikan perangkat penyimpanan ke klien

Dropbox

  • Mengeklik kanan pada file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Bagikan Tautan Dropbox untuk membuat tautan yang dapat dibagikan
  • Mengirimkan tautan ini ke klien Anda. Tautan ini bisa dilihat atau diunduh dengan browser web apa saja

Dengan Dropbox berbagi dokumen dengan klien menjadi jauh lebih mudah. Karena file ditransfer melalui internet, Anda tidak harus berkunjung ke klien untuk menyamakan informasi.


Bagaimana cara berbagi file besar

Menangani file besar merupakan salah satu kelebihan perangkat penyimpanan. Tidak seperti server email yang memberlakukan pembatasan ukuran file atau server FTP yang mengharuskan perangkat lunak khusus, berbagi dokumen besar lewat perangkat penyimpanan merupakan sebuah proses yang intuitif.

Perangkat penyimpanan

  • Perangkat dengan format sistem file FAT32 memiliki ukuran file maksimum 4 GB
  • Satu-satunya batas ukuran file lain adalah kapasitas perangkat penyimpanannya
  • Seluruh file besar harus disalin setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tidak ada batasan ukuran file saat mengunggah melalui aplikasi Dropbox
  • Saat memperbarui file yang diunggah sebelumnya, hanya bagian yang diubah yang dikirim ke Dropbox

Dengan perangkat penyimpanan, karena tidak membutuhkan koneksi jaringan, maka pemindahan file jadi sangat cepat jika penerimanya ada di dekat Anda. Meskipun begitu, Mac dan PC mengharuskan pemformatan disk yang berbeda dan setiap format memiliki ukuran file dan batasan ukuran volume yang berbeda.

Dropbox memadukan manfaat perangkat penyimpanan dengan kemudahan internet. Dokumen berukuran besar ditangani sama seperti menangani dokumen kecil, jadi Anda dapat berkolaborasi pada file besar tanpa ragu-ragu. Meski unggahan awal mungkin butuh waktu lebih lama daripada menyalin file ke perangkat penyimpanan, Dropbox hanya mengunggah bagian dari file yang telah berubah, jadi pembaruan berikutnya menjadi lebih efisien.


Bagaimana cara berkolaborasi dengan orang lain pada file yang sama?

Jika dua orang mengerjakan file yang sama bersamaan, ini sering kali mengakibatkan konflik: pengeditan siapa yang harus diterima? Cara menangani masalah ini sangat berbeda ketika bekerja dengan perangkat pemyimpanan versus bekerja dengan Dropbox.

Perangkat penyimpanan

  • Perangkat penyimpanan tidak mendukung resolusi konflik
  • Salinan terbaru file menimpa pekerjaan orang lain
  • Solusi sebatas “melihat” file sehingga hanya satu orang yang dapat mengeditnya dalam satu waktu

Dropbox

  • Ketika konflik terjadi, Dropbox menyimpan kedua salinan file
  • Dengan demikian, Anda bisa melihat hasil edit kedua pengguna dan memutuskan bagaimana semestinya kedua file harus digabungkan

Mengelola konflik dengan perangkat penyimpanan rentan terhadap kesalahan manusia. Karena hanya ada satu salinan "hidup" dokumen di perangkat penyimpanan, perubahan bisa mudah hilang dengan menimpa file. Tim Anda harus sangat berhati-hati untuk memastikan bahwa hanya satu orang yang mengedit file.

Perilaku salinan konflik Dropbox memungkinkan Anda melupakan kekhawatiran menimpa pekerjaan seseorang. Jika dua orang mengedit file yang sama secara simultan, Dropbox mengingatkan Anda bahwa terjadi konflik dan menyerahkan pada Anda mengenai cara menyatukan perubahan-perubahan ini dari kedua salinan.


Bagaimana cara mengelola versi file lawas?

Seperti server FTP, perangkat penyimpanan tidak melacak revisi file. Ini bisa memunculkan risiko hilangnya perubahan penting karena tidak mungkin mundur dan mengambil kembali salinan file lebih lawas jika tanpa sengaja tertimpa.

Perangkat penyimpanan

  • Perangkat penyimpanan tidak mendukung pembuatan versi file
  • Solusi yang umum dilakukan adalah menyalin file tersebut dan mengganti namanya dengan mencantumkan nomor versi

Dropbox

  • Mengeklik kanan pada file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Lihat Versi Sebelumnya untuk menampilkan riwayat file
  • Memilih versi yang diinginkan dan mengeklik Pulihkan

Dropbox menyediakan dukungan pembuatan versi yang sudan ditanamkan sehingga Anda tidak harus khawatir kehilangan informasi. Setiap pengeditan yang disimpan akan dicatat di balik layar, dan Anda dapat memunculkan riwayat lengkap file dengan beberapa kali klik pada mouse.