VPN

Bagaimana cara mengatur VPN sebagai solusi berbagi file?

Mendapatkan kemudahan dan keamanan VPN memerlukan konfigurasi yang cermat dan pemeliharaan yang berkelanjutan. Kami menyarankan agar perusahaan bekerja dengan profesional TI untuk mengatur dan memelihara VPN.

VPN

  • Bekerja sama dengan TI untuk membeli server VPN
  • Mengonfigurasikan akun VPN untuk setiap pengguna
  • Bekerja dengan bagian TI membeli server file untuk digunakan dengan VPN
  • Membuat folder bersama pada server file dan memberi izin ke pengguna yang diinginkan
  • Memasang klien VPN pada setiap komputer pengguna dan mengonfigurasikan akses
  • Memetakan drive jaringan ke setiap folder bersama di masing-masing komputer pengguna

Dropbox

  • Daftar ke Dropbox
  • Mengunduh aplikasi Dropbox

Selain mengonfigurasikan server VPN, TI harus membuat akun untuk setiap pengguna, menambahkan izin tambahan ke folder bersama di server file, memantau kinerja, mencegah malware, dan melatih pengguna baru tentang cara melakukan koneksi ke VPN.

Walaupun VPN dan Dropbox sama-sama dapat dipakai untuk memfasilitasi berbagi file melalui, misalnya, folder bersama, pengaturan salah satu folder ini jauh lebih intuitif dengan Dropbox. Tidak dibutuhkan keterampilan teknis khusus, menambahkan akun semudah memasukkan alamat email, dan tim Anda hanya perlu sedikit mempelajari perangkat lunak baru.


Bagaimana cara berbagi file dengan anggota tim?

VPN memungkinkan tim Anda menikmati file bersama seperti file lokal di hard disk Anda. Anda bisa mengedit file di tempat dan tidak perlu mengunggahnya secara manual ke dan mengunduh dari server Anda, seperti yang Anda lakukan di FTP. Imbalannya adalah semua interaksi Anda dengan file berlangsung melalui koneksi jaringan, artinya kinerja tergantung pada koneksi internet Anda dan kemampuan server VPN menangani permintaan yang masuk.

VPN

  • Buka perangkat lunak VPN Anda
  • Masukkan alamat server dan nama pengguna serta kata sandi akun VPN Anda
  • Tunggu VPN server untuk mengesahkan informasi akses Anda
  • Hubungkan ke server file
  • Tambahkan file ke drive jaringan bersama yang sebelumnya dibuat
  • File akan otomatis muncul di drive jaringan bersama anggota tim Anda
  • Kapan saja seseorang mengedit file, perubahan akan otomatis tersedia ke tim Anda yang lain

Dropbox

  • Membuat folder baru di dalam Dropbox untuk berbagi dokumen dengan tim
  • Mengeklik kanan pada folder, dan membagikan folder dengan anggota tim
  • Menempatkan file yang diinginkan pada folder Dropbox bersama di komputer Anda
  • File akan muncul di folder Dropbox anggota tim Anda
  • Kapan saja seseorang mengedit file, salinan yang dimiliki orang lain akan otomatis diperbarui

Di permukaan, Dropbox dan VPN tampaknya menghadirkan pengalaman yang serupa ketika digunakan untuk memfasilitasi berbagi file: file dapat diedit langsung (tanpa harus mengunduh) dan perubahan otomatis muncul di folder bersama tim Anda. Namun, Dropbox memberikan masing-masing pengguna salinan lokal milik mereka sendiri untuk setiap dokumen, sehingga penjelajahan dan pengeditan file jadi jauh lebih lebih mudah.

Selain itu, tidak seperti VPN, di mana Anda hanya dapat berinteraksi dengan file bila terhubung ke jaringan, dengan Dropbox Anda dapat menyimpan file untuk diakses dan diedit ketika offline, dan Dropbox akan mengunggah setiap perubahan begitu Anda kembali online. Dropbox juga akan membuat salinan konflik jika beberapa pengguna mengedit file yang sama secara simultan, dan bukannya mengunci pengguna lain ke mode hanya-baca.


Bagaimana cara berbagi file dengan klien?

Berbagi file dengan klien melalui VPN dapat menyulitkan karena Anda tidak ingin menyediakan akses non-karyawan ke seluruh jaringan tanpa batasan. Lebih mudah dan aman untuk mengatur Dropbox atau sistem lain untuk berbagi file dengan klien.

Jika Anda memaksa menggunakan VPN, satu opsinya adalah menggunakan Secure Sockets Layer (SSL) VPN, bentuk yang tidak begitu umum dari standar yang memungkinkan administrator sistem Anda membatasi akses ke server spesifik atau file di jaringan pribadi.

VPN

  • Bekerja sama dengan bagian TI di awal untuk memastikan server Anda dapat dikonfigurasikan sebagai VPN SSL
  • Meminta bagian TI membuat akun SSL VPN untuk klien Anda yang hanya memiliki akses ke server dan file yang dibutuhkan
  • Memberikan informasi akun VPN kepada klien
  • Klien bisa masuk ke VPN SSL Anda menggunakan browser web mana saja
  • Semua sumber daya yang diizinkan, termasuk server file, folder bersama, dan file akan diperlihatkan di antarmuka web

Dropbox

  • Klik kanan file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Bagikan Tautan Dropbox untuk membuat tautan yang dapat dibagikan
  • Mengirim tautan ke klien Anda. Mereka dapat melihat atau mengunduh file dengan browser web apa saja

Tautan yang bisa dibagikan di Dropbox memungkinkan Anda menentukan dengan tepat file yang bisa dilihat klien. Mengaksesnya sama mudahnya dengan mengeklik tautan, tanpa perlu berinteraksi dengan perangkat lunak VPN yang rumit. Dan Anda bisa juga menambahkan opsi kata sandi dan tanggal masa berlaku pada tautan jika menggunakan Dropbox Pro atau Dropbox Business. Anda juga bisa mencabut akses ke dokumen kapan saja cukup dengan menonaktifkan tautannya.


Bagaimana cara berbagi file besar

File besar bisa jadi masalah untuk VPN. Setiap kali Anda menyimpan, keseluruhan file dikirim melalui koneksi VPN ke server file jaringan pribadi, yang bisa jadi tidak efisien untuk file besar.

Satu solusinya adalah dengan memindahkan file dari drive jaringan ke hard disk lokal untuk melakukan perubahan, lalu memindahkannya kembali ke drive jaringan setelah Anda selesai. Hasilnya adalah alur kerja unduhan/unggahan yang tidak efisien sama seperti FTP, sehingga sulit untuk menyimpan file yang disinkronkan dengan seluruh tim Anda.

VPN

  • Tidak ada pembatasan ukuran file untuk mentransfer file dengan VPN
  • Bekerja dengan file berukuran besar tidak selalu dapat diandalkan karena VPN bergantung pada konektivitas internet
  • File besar harus dikirim ulang seluruhnya setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tidak ada batasan ukuran file saat mengunggah melalui aplikasi Dropbox
  • Saat menyinkronkan, hanya bagian yang diubah dari file yang dikirim ke Dropbox

Dukungan pembuatan versi yang sudah ditanamkan dari Dropbox mencatat setiap pengeditan di balik layar. Anda bisa melihat seluruh riwayat lengkap dokumen dengan beberapa kali klik pada mouse, memastikan bahwa Anda tidak akan menghapus informasi secara tidak sengaja.


Bagaimana cara mengelola versi file lawas?

Server file hanya memiliki satu salinan tunggal saat ini dari setiap file. Salinan tersebut tidak memiliki catatan riwayat file, sehingga bisa menimbulkan risiko kehilangan data. Contohnya, jika seorang pengguna menghapus beberapa informasi dan mengunggah ulang dokumen ke server, informasi yang dihapus itu lenyap selamanya.

VPN

  • VPN tidak mendukung pembuatan versi file
  • Solusi yang umum dilakukan adalah menyalin file tersebut dan mengganti namanya dengan mencantumkan nomor versi

Dropbox

  • Klik kanan file di folder Dropbox
  • Memilih item menu Lihat Versi Sebelumnya untuk menampilkan riwayat file
  • Memilih versi yang diinginkan dan mengeklik Pulihkan

Apabila file Anda disimpan di Dropbox, setiap penyimpanan direkam. Jika Anda menyadari ada data penting yang terhapus beberapa saat lalu, Anda bisa mendapatkannya kembali hanya dengan beberapa klik. Seperti berbagi file, proses ini sama sekali otomatis — Anda tidak perlu mengkhawatirkan kontrol versi kecuali Anda ingin melihat salinan file sebelumnya.


Bagaimana cara mengakses file pada perangkat mobile?

Sebagian besar klien VPN seluler hanya fokus pada menjalin koneksi terenkripsi. Ini bermanfaat untuk penjelajahan web aman, berkirim email, dan VoIP, namun tidak menawarkan banyak dalam urusan berbagi file. Biasanya terserah aplikasi lain untuk memetakan drive jaringan dan mengakses file bersama perusahaan Anda, dan beberapa bahkan membutuhkan konfigurasi khusus oleh bagian TI Anda.

VPN

  • Menggunakan dukungan VPN terintegrasi atau memasang aplikasi VPN di perangkat seluler Anda
  • Menghubungkan ke VPN dengan memasukkan alamat servernya, dan nama pengguna serta kata sandi Anda
  • Memetakan drive jaringan dengan aplikasi pihak ketiga dan mengakses file seperti Anda lakukan di komputer desktop
  • Mengedit dokumen membutuhkan koneksi internet stabil

Dropbox

  • Mengunduh aplikasi mobile Dropbox
  • Masuk ke akun Anda, dan mempratinjau dokumen langsung di dalam aplikasi mobile Dropbox
  • Menggunakan aplikasi mobile yang dihubungkan dengan Dropbox seperti Microsoft Office, setiap perubahan yang Anda buat disinkronkan ke seluruh perangkat

Aplikasi Dropbox mobile meniadakan kerepotan menetapkan koneksi VPN. Anda tinggal masuk ke Dropbox pada saat pertama kali masuk ke aplikasi. Setelah itu Anda akan menikmati sistem file terlengkap di perangkat mobile. Anda bisa menjelajahi file, mengeditnya dengan aplikasi pihak ketiga, dan membuat tautan yang bisa dibagikan seperti yang Anda biasa lakukan dari folder bersama di komputer desktop.

Perangkat lunak VPN seluler secara khusus juga rentan terhadap penurunan koneksi (mis., ketika mengemudi melewati terowongan). Tergantung pada perangkat lunak VPN dan aplikasi pengeditannya, perangkat ini bisa mencegah Anda mengerjakan file tanpa koneksi yang stabil. Dropbox menyelesaikan masalah ini dengan memungkinkan Anda mengunduh file untuk digunakan secara offline.