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Dropbox Business mette a disposizione di Asana un modo semplice per aumentare la produttività e rimanere sincronizzati

Asana è un elenco di attività condiviso basato su Web che permette alle aziende di rimanere connesse e organizzate. L'applicazione principale riduce la necessità di riunioni e email di stato, consentendo ai team di lavorare in modo più efficiente per il raggiungimento di obiettivi. Asana ha sede a San Francisco e al momento impiega oltre 35 pensatori innovativi.

Rimanere concentrati

Con la produttività come punto cardine della missione aziendale, Asana attribuisce grande enfasi al miglioramento dell'efficienza del flusso di lavoro. Nello spirito di mantenere la semplicità delle operazioni, comprese le risorse informatiche, i fondatori di Asana hanno deciso da tempo di effettuare un grosso investimento in server o infrastrutture IT. Hanno optato per una strategia di condivisione e archiviazione file con costi molto contenuti. Per la maggior parte, questo approccio ha funzionato bene, in particolare perché l'azienda poteva dipendere dal proprio software per mantenere organizzati e aggiornati i progetti. Tuttavia, quando hanno iniziato a circolare più fogli di lavoro, progetti di marketing e documenti, l'archiviazione dei file è diventata problematica. I dipendenti si sono affidati ai dispositivi USB e agli account Dropbox personali per collocare i file, ma era spesso difficile individuare il punto in cui erano stati salvati. Il responsabile delle operazioni aziendali Kenny Van Zant afferma: "I file erano ovunque. Era un incubo". Finalmente, il passaggio a Dropbox Business ha offerto ad Asana un punto centralizzato dove archiviare i file, agevolando l'accesso e la collaborazione sui di essi. Van Zant ricorda: "Abbiamo configurato Dropbox, formato tutti i dipendenti con una sola email, migrato le maggiori cartelle condivise e non ci siamo mai voltati indietro".

Può sempre capitare di dover passare da una scrivania dell'ufficio a un computer portatile che non sia il proprio in una sala per conferenze. Dropbox ci consente di farlo senza doverci preoccupare di come recuperare i file.

Espansione delle efficienze

Ora Dropbox Business è una parte integrante del flusso di lavoro di Asana. È il primo passaggio per i nuovi dipendenti durante il processo di assunzione e, oltre all'accesso standard ai file, Dropbox consente ai dipendenti di trovare le presentazioni chiave, le previsioni aziendali e persino informazioni finanziarie su Asana. "Dropbox ci aiuta a sostenere la cultura della completa trasparenza", afferma Van Zant. Inoltre, Dropbox Business permette all'azienda di conservare la mobilità del luogo di lavoro consentendo al personale di accedere ai file da qualsiasi computer. Spiega Van Zant: "Abbiamo computer portatili mobili in tutto l'ufficio. Pertanto, può sempre capitare di dover passare da una scrivania dell'ufficio a un computer portatile che non sia il proprio in una sala per conferenze. Dropbox ci consente di farlo senza doverci preoccupare di come recuperare i file". Anche quando lavorano da casa, i dipendenti possono mantenere una connessione rapida e pratica con Asana tramite Dropbox. Van Zant stesso ha due computer di casa sincronizzati con il suo account Dropbox Asana. Afferma egli: "Avere accesso alle tue risorse indipendentemente da dove ti trovi, senza dover essere legato a un macchina sulla tua scrivania, non ha prezzo". Oltre a utilizzarlo per archiviare e condividere file internamente, Asana si affida a Dropbox per collaborare con gli esterni. Salvando in Dropbox file come documenti legali e presentazioni, il personale di Asana e i partner legali e finanziari esterni possono scambiarsi informazioni senza dover utilizzare le email, cosa che Van Zant apprezza enormemente. "Credo che le email siano la morte dei file", scherza. Insieme a un impegno volto a mantenere semplici i processi interni, il desiderio di evitare le email indica che i membri del personale utilizzano solo il software Asana e Dropbox per la collaborazione. "In tal modo, sappiamo che le persone stanno lavorando con le informazioni più aggiornate e che non stiamo perdendo tempo o energie", afferma Van Zant. "È veramente importante per l'efficienza della nostra azienda".

Trovare libertà finanziaria e culturale

Uno dei maggiori vantaggi per Asana derivanti dall'adozione di Dropbox Business è un progresso nelle funzionalità tecnologiche, senza la necessità di risorse tecniche supplementari. Van Zant conferma che Dropbox ha aiutato Asana a mantenere un personale snello. "Tra il costo dell'infrastruttra e lo stipendio di un dipendente a tempo pieno, i nostri risparmi si attestano decisamente su centinaia di migliaia di dollari", afferma egli. "La resa dell'investimento è fantastica". Asana può così concentrarsi sull'espansione del personale nelle aree principali che generano una crescita del business. Van Zant ritiene che, aumentando la produttività per dipendente, Dropbox ha consentito ad Asana di raggiungere i propri obiettivi con un team più piccolo. Aggiunge: "I principali vantaggi si manifestano in termini di redditività ed efficienza per dipendente. Questi sono veramente parametri fondamentali per noi" Mantenere la snellezza del personale ha consentito inoltre ad Asana di preservare la cultura stabilita al momento del primo lancio dell'azienda. Van Zant afferma che Dropbox Business ha aiutato Asana a crescere al momento giusto, senza tecnologia o risorse in eccesso che rallentano l'avanzamento. Aggiunge: "È un vantaggio intangibile, ma che apprezziamo veramente".