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Riflettori sui clienti: Brandt

Questa società di costruzioni ottimizza il processo delle chiamate di assistenza utilizzando Dropbox Business, con un risparmio di centinaia di migliaia di dollari all'anno e un ROI del 300%.

LA SFIDA

Sommersi da un mare di scartoffie

Brandt può attestare che tutto è veramente più grande in Texas, in quanto l'azienda con sede a Dallas offre servizi meccanici, elettrici e idraulici ad alcuni dei più grandi edifici commerciali del Texas. Sebbene l'azienda, con i sui 64 anni di esperienza nell'assistenza ai grandi impianti, avesse superato la prova del tempo, una parte della sua attività aveva bisogno di essere modernizzata, ossia il processo delle chiamate di assistenza. I tecnici portavano con sé i moduli di assistenza nei siti di lavoro, facendo perdere tempo prezioso al cliente con attività amministrative. "Quando un tecnico trascorre un'ora nel furgone a compilare pratiche d'ufficio, il cliente non è contento di pagare per questa attività", dice Kevin Underwood, analista dei servizi aziendali. L'invio dei moduli alla sede centrale tramite fax o email generava confusione sulle versioni e i documenti non sempre arrivavano al reparto giusto. "Finivamo con il ridurre l'importo in fattura o non fatturare affatto", dice Underwood. Dopo aver testato la velocità di sincronizzazione dei file di numerosi fornitori di servizi cloud, Brandt ha deciso di adottare Dropbox Business per completare l'implementazione dei tablet di Dell, un partner da lunga data. "Abbiamo scelto Dropbox Business perché offre la sincronizzazione dei file più affidabile su tutte le piattaforme", afferma Robert Everett, direttore IT, "e perché il ripristino dei dati è semplice ed efficace".

"Ottenere un ROI del 300% nel terzo anno era completamente al di là delle nostre aspettative e ha trasformato il modo di operare della nostra azienda".

Kevin Underwood, Service Business Analyst

LA SOLUZIONE

Avvicinare tecnici e supervisori

Con Dropbox Business, Brandt crea per ogni tecnico una cartella condivisa contenente gli ordini di lavoro attivi. "Invece di smistare pile di documenti, i tecnici hanno una lista ordinata in Dropbox delle cose che devono fare quel giorno", dice Everett. I tecnici compilano i moduli sui tablet mentre svolgono il lavoro di un progetto sul campo e i clienti appongono la loro firma digitale al termine dei lavori. Brandt ha inoltre integrato con Dropbox la sua app personalizzata ServiceTech, rendendo ancora più facile per i tecnici visualizzare gli ordini di lavoro. I moduli vengono quindi salvati automaticamente nella cartella condivisa appropriata di Dropbox, che notifica la presenza di modifiche al supervisore responsabile dell'approvazione. "Il nostro vecchio modo di comunicare ha generato molta frustrazione tra i membri del team e i clienti", afferma Jennifer Groves, supervisore dei servizi aziendali. "La velocità e l'affidabilità di Dropbox ci hanno aiutato a lavorare meglio insieme".

Brandt sostiene inoltre che Dropbox Business mantiene i dati importanti al sicuro, un requisito fondamentale quando si trattano le informazioni dei clienti. "Grazie ai protocolli di crittografia e del livello di trasporto utilizzati da Dropbox, non devo preoccuparmi della sicurezza dei dati", dice Everett.

"I nostri tecnici sono più efficienti, i nostri clienti ottengono ciò di cui hanno bisogno in modo più rapido e stiamo realizzando profitti in modi che erano imprevedibili quando abbiamo iniziato questo processo".

Jim Stagg, Director of Service

I RISULTATI

Si ripaga da sé e genera entrate

Poiché ha trasformato il processo delle chiamate di assistenza di Brandt, Dropbox Business si è ripagato da sé nel primo anno e fornirà al contempo entrate ricorrenti decisamente positive nei prossimi anni. L'azienda stima che i 120 tecnici di Brandt risparmiano almeno 15 minuti per lavoro utilizzando Dropbox Business. "Il tempo dei nostri tecnici è la risorsa più preziosa che abbiamo", afferma Jim Stagg, Director of Service. "Abbiamo potuto utilizzare il tempo risparmiato per assistere meglio i nostri clienti". Di conseguenza, l'azienda ha registrato un aumento misurabile di 400.000 dollari in termini di produttività dei tecnici. Ciò rappresenta un ROI del 300% nel terzo anno, una volta considerato il costo di Dropbox Business e di altri investimenti correlati. "I nostri tecnici sono più efficienti, i nostri clienti ottengono ciò di cui hanno bisogno in modo più rapido e stiamo realizzando profitti in modi che erano imprevedibili quando abbiamo iniziato questo processo", dice Stagg.

Inoltre, Dropbox Business aiuta Brandt a mantenere scritture contabili accurate e a massimizzare i profitti. L'azienda riconosce di avere registrato entrate mensili pari quasi a $ 500.000 con un mese di anticipo. "Il nostro flusso di cassa è molto più ordinato, quindi abbiamo un'idea migliore di come stiamo procedendo ogni mese", afferma Underwood. Sebbene il team sia soddisfatto dei risultati che ha ottenuto finora, forse il meglio deve ancora venire. Brandt ha quasi raddoppiato il suo gruppo di tecnici negli ultimi due anni e predisporli all'utilizzo di Dropbox Business è stato facile. "Il sistema è così semplice che ci ha permesso di crescere rapidamente", afferma Underwood. "Il profitto che otteniamo dalla soluzione potrà solo continuare a crescere insieme al nostro team".