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Centric Projects mantiene basse le spese e alta la produttività grazie a Dropbox Business

Centric Projects è un'azienda che si dedica all'edilizia commerciale con un approccio basato su innovazione, flessibilità, sostenibilità e promozione delle pratiche artigianali. Centric, con un portafoglio che comprende spazi commerciali, di vendita al dettaglio, sanitari e istituzionali, si differenzia da altre imprese edilizie attraverso l'uso di design unico, creatività e nuove tecnologie.

Le fondamenta

Quando Centric projects è stata fondata nel 2010, era formata da tre partner, Courtney Kounkel, Steve Swanson e Richard Wetzel, che lavoravano gomito a gomito in un ufficio improvvisato. Collaborazione e condivisione di file erano semplicissime: bastava girare lo schermo del laptop o passare un'unità flash da una persona all'altra.

Tuttavia, il futuro delle interazioni a Centric è cambiato per sempre quando un collega ha suggerito al team in crescita di aprire un account Dropbox. I tre hanno scaricato l'applicazione il pomeriggio stesso e hanno iniziato a utilizzarla così spesso da dover acquistare più spazio di archiviazione dopo appena due settimane.

Con l'aumento del personale dell'azienda, anche le esigenze in termini di spazio di archiviazione sono aumentate e Swanson ha deciso di passare a Dropbox Business. Avendo come priorità principali costi ed efficienza, ha provato alcune altre soluzioni, arrivando persino a iniziare il "difficile" processo di caricare i file su un diverso prodotto di archiviazione cloud. Tuttavia, alla fine, ha deciso che Dropbox era comunque la scelta migliore. "Dropbox Business funziona come un nostro server", spiega. "Tutti i nostri dati aziendali si trovano su di esso e possiamo utilizzarlo in modo rapido e semplice per condividere un sacco di informazioni con moltissime persone".

"Nell'edilizia il modo migliore per assicurare la redditività e mantenere costi generali veramente ridotti. La nostra struttura generale è dal 50% al 30% più leggera rispetto a quella dei nostri concorrenti, in parte grazie a Dropbox Business".

Semplicità e sensibilità

Dal momento che circa tre quarti del team di Centric lavora regolarmente nei cantieri, per l'azienda è fondamentale avere un metodo affidabile per comunicare e condividere. Dropbox consente ai dipendenti sul campo e negli uffici di collegarsi immediatamente. Ad esempio, quando le modifiche a un progetto vengono registrate, sono archiviate in Dropbox, assicurando che tutte le persone che ne hanno bisogno le ricevano contemporaneamente. "Quando le persone che lavorano in remoto aprono Dropbox, è come se fossero sedute di fianco a noi in ufficio", aggiunge Wetzel. "Nessuno deve preoccuparsi di accedere a un server Citrix. La connessione è immediata e i nostri file sono sempre aggiornati".

Anche i membri del team che lavorano a distanza si affidano alle app Dropbox. Invece di dover portare con sé i laptop, possono accedere rapidamente ai file sui loro iPhone o iPad. Wetzel ritiene che questa semplicità nell'accessibilità si sposi perfettamente con le idee tecnologiche dell'azienda. "La nostra azienda non ha enormi server o cavi che percorrono tutto l'ufficio", dichiara. "La tecnologia serve a semplificare le cose, non a complicarle e questo è uno dei motivi per i quali utilizziamo Dropbox Business".

Oltre a utilizzare Dropbox internamente, lo staff di Centric si affida ai link condivisi per inviare progetti importanti ai fornitori e per trasmettere offerte e proposte ai potenziali clienti. "Quando creo una cartella in Dropbox, posso condividere file di grandi dimensioni con i miei fornitori e loro possono caricare i loro documenti immediatamente", dichiara Swanson. È molto più facile che usare un sito FTP".

A Centric, un fattore fondamentale, sia per la collaborazione interna che per quella esterna, è la sicurezza. Tutti e tre i partner hanno attivato l'autenticazione a due passaggi su Dropbox e apprezzano la possibilità di scollegare rapidamente computer, dispositivi e sessioni web. Si assicurano anche che i dipendenti configurino password sui loro dispositivi mobili e nell'app Dropbox, in modo che nessuno possa accedere ai loro file. Quando si parla della sicurezza dei dati, Wetzel afferma scherzando, "Preferisco che si trovino in un sistema sicuro, crittografato e ridondante come Dropbox piuttosto che tenerli in ufficio rischiando di perdere i dati locali. Ora, se si verificasse una situazione di emergenza nel nostro ufficio, potremmo tornare attivi in un'altra località entro al massimo 30 minuti".

Vantaggi competitivi

Poiché l'edilizia è un settore dai costi variabili in cui i ricavi possono cambiare da un mese all'altro, Centric ritiene che sia molto importante mantenere spese generali ridotte. Utilizzando Dropbox, Centric non ha bisogno di assumere personale per l'IT o di investire in server costosi. "Nell'edilizia il modo migliore per assicurare la redditività è mantenere costi generali veramente ridotti. La nostra struttura di costi è dal 50% al 30% più leggera rispetto a quella della concorrenza, in parte grazie a Dropbox. I concorrenti sono intrappolati in sistemi legacy che riducono l'efficienza e aumentano i costi. Comprare un server oggi non ha alcun senso", dichiara Wetzel.

            Un altro vantaggio di Centric rispetto alla concorrenza è la capacità dei suoi dipendenti di lavorare rapidamente e in modo efficace quando si trovano in cantiere. Poiché i dipendenti di molte altre imprese edilizie lavorano in remoto con sistemi basati su server, non sono in grado di accedere ai dati con la stessa velocità dei dipendenti di Centric. Kounkel, il cui team lavora soprattutto sul campo, afferma "Onestamente, Dropbox definisce chi siamo oggi da un punto di vista tecnologico".

Dropbox è diventato così essenziale per i processi e la produttività di Centric da sembrare quasi un'applicazione creata su misura per l'azienda. "Probabilmente 'Dropbox' è la parola più pronunciata in azienda", ammette Swanson. "Tutti sappiamo come utilizzare Dropbox: è entrato a far parte della nostra cultura".