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Riflettori sui clienti di Cleveland Community College

Dropbox Education aiuta il college della Carolina del Nord a concentrarsi maggiormente sull'insegnamento, consentendo allo staff di lavorare su vari dispositivi e facendo risparmiare tempo per le attività di IT e amministrative.

LA SFIDA

Ricerca di un modo migliore per condividere e accedere ai file

Per preparare al futuro gli oltre 13.000 studenti dei suoi corsi di laurea e di altri corsi di formazione, il Cleveland Community College ha sempre adottato le tecnologie più moderne. L'istituto di Shelby, in North Carolina, ha di recente ricevuto la più grossa sovvenzione federale per lo sviluppo tecnologico mai concessa a un community college nello Stato. La maggior parte del corpo docente e del personale di questo istituto all'avanguardia si serve di diversi dispositivi, tra cui iPad e tablet Surface, per svolgere le lezioni nelle varie strutture.

Tuttavia, lavorare su più dispositivi e piattaforme spesso rendeva difficile l'accesso ai file e la loro condivisione. Oltretutto, il sistema server legacy della scuola richiedeva il backup manuale dei file da parte del personale, un processo che spesso causava l'eliminazione accidentale di file, oltre che problemi per il team IT. Molti dipendenti usavano già account Dropbox personali per risolvere questi problemi, inducendo il college a valutare una soluzione per la sincronizzazione e la condivisione di file a livello aziendale che potesse essere adottata dall'intero campus.

Dopo aver preso in considerazione numerosi fornitori, la scelta è ricaduta su Dropbox Education. "Gli standard richiesti erano particolarmente elevati in termini di funzionalità, ad esempio la possibilità di collaborare, condividere e accedere da diverse sedi", afferma Athena Smith, Instructional Development Coordinator del college. "Era difficile trovare una soluzione in grado anche solo di avvicinarsi a tali requisiti".

"Se una persona perde i propri file, il personale del reparto IT deve cercare di ripristinarli allo stato originale. Inoltre, è necessario mantenere un server totalmente dedicato al backup. Una volta spostati tutti i file in Dropbox, non dobbiamo più preoccuparcene. Si tratta di un risparmio di tempo notevole".

Howard Roberts, Chief Information Officer, Cleveland Community College

LA SOLUZIONE

Insegnamento facilitato dentro e fuori dal campus

Con Dropbox Education, il college può offrire meglio i suoi servizi agli studenti. Ora i docenti possono utilizzare i propri dispositivi preferiti in scuole superiori e altre strutture fuori dal campus e accedere all'istante ai materiali di cui hanno bisogno. "I membri delle facoltà non si devono più preoccupare del dispositivo su cui si trovano i file", afferma Smith, "perché ora sono su tutti i dispositivi. Possono accedervi da qualsiasi luogo: all'interno o all'esterno del campus, in spiaggia e in qualsiasi altro luogo si trovino".

Grazie alla condivisione di cartelle con gli studenti, l'utilizzo di documenti cartacei si è notevolmente ridotto, semplificando al tempo stesso l'assegnazione e la raccolta dei materiali per i corsi. Inoltre, il badge Dropbox facilita la collaborazione per il personale che lavora in gruppi e per altre iniziative di pianificazione del college. Questa funzione consente agli utenti di condividere i file e aggiornarli alla versione più recente quando altri utenti apportano modifiche, il tutto in Microsoft Office. "Nell'ambito dell'istruzione superiore, è molto frequente che team di persone lavorino a un progetto", afferma Shannon Kennedy, Executive Vice President of Instruction and Student Development. "Pertanto, Dropbox rappresenta un grande vantaggio quando più persone lavorano allo stesso documento".

Howard Roberts, Chief Information Officer del college, spiega che Dropbox Education fornisce anche le funzioni di sicurezza richieste. Il sevizio si integra con SecureAuth, il fornitore di single sign-on dell'università, il che significa che il corpo docente e il personale possono accedere a Dropbox con le credenziali che vengono loro fornite. "Dal punto di vista della sicurezza, nessun altro oltre la persona autorizzata è in grado di accedere a un documento", afferma.

"I membri della facoltà non si devono più preoccupare del dispositivo sul quale si trovano i file, perché ora sono disponibili su tutti i dispositivi. Possono accedervi ovunque si trovino: nel campus, fuori dal campus, in spiaggia, in qualsiasi luogo".

Athena Smith, Instructional Development Coordinator, Cleveland Community College

I RISULTATI

Risparmio di tempo per il reparto IT e gli insegnanti

Secondo l'opinione del college, Dropbox Education consentirà di ridurre le ore che il personale IT dedica alla risoluzione dei problemi correlati alla condivisione e al backup dei file. Il personale docente e non docente inizierà a breve a eseguire il backup di tutti i file su Dropbox Education anziché sul server legacy della scuola, operazione che semplificherà il recupero dei file cancellati per errore o nel caso in cui una persona lasci il college. "Ritengo che per noi sia un risparmio di tempo notevole", afferma Roberts.

In conclusione, gli educatori possono dedicare più tempo all'insegnamento e meno ad attività amministrative. "Conosco un docente che chiedeva agli studenti di creare una cartella e di condividerla con lui", afferma Smith. "Faceva il giro della classe, controllava all'interno delle cartelle create dagli studenti, verificava di avere ricevuto i compiti e spuntava il loro nome mentre proseguiva il giro".