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Dropbox Business aiuta Distilled a miscelare esperienza ed efficienza nel marketing

Distilled è un'agenzia di consulenza di marketing online specializzata in SEO, campagne PPC e social media. Con uffici a Londra, New York e Seattle, l'agenzia offre ai clienti servizi creativi e di consulenza, formazione interattiva e conferenze didattiche. La sua principale missione è aiutare le aziende a identificare e implementare strategie di successo online. Il suo sito è www.distilled.net.

Il quadro generale

Inizialmente Distilled aveva un solo ufficio a Londra con un team di dimensioni ridotte che si affidava a un server locale per archiviare tutti i file aziendali importanti. Una volta a settimana, un dirigente di Distilled utilizzava un hard disk portatile per copiare tutti i dati dal server dell'ufficio e lo portava a casa come misura di sicurezza. Con la crescita di Distilled e la decisione di aprire un ufficio a Seattle divenne evidente la necessità di modificare il sistema. Vennero aperti account Dropbox personali come misura provvisoria per consentire ai dipendenti di Londra e di Seattle di collaborare. Inoltre, i dirigenti di Distilled decisero di adottare un sistema di archiviazione in rete per sincronizzare i file tra gli uffici. Sfortunatamente, il sistema non era molto affidabile. "È stata un'epoca buia per l'archiviazione dei file e la collaborazione", scherza il Chief Operating Officer, Rob Ousbey. Con l'apertura di un terzo ufficio a New York e molti dipendenti che lavoravano a distanza, Distilled sapeva che avrebbe dovuto ripensare le proprie opzioni. Visto che l'esperienza precedente con Dropbox era stata positiva, Ousbey decise di riconsiderarlo. Per iniziare fece aprire account Dropbox personali ai membri dello staff, quindi trasferì l'intera azienda su Dropbox Business quando divenne disponibile. Il processo di migrazione a Dropbox Business fu semplice, ricorda Ousbey. "Iniziare a lavorare è stato facilissimo: non abbiamo dovuto implementare nessun processo tecnologico complicato".

"Dropbox Business velocizza i nostri processi quotidiani consentendoci così di concentrarci sul lavoro vero e proprio e sui progetti importanti".

Marketing in movimento

Oggi, Dropbox Business aiuta i dipendenti di Distilled a collaborare facilmente tra loro e con i partner esterni. Quando un team multi-funzionale ha bisogno di lavorare insieme per elaborare dati, scrivere rapporti e analizzare risultati, può farlo da una cartella condivisa, senza preoccuparsi del controllo di versione o dei backup dei file. "Non dobbiamo più affidarci alle email per i file perché tutti i nostri processi di modifica e interazione si svolgono all'interno di Dropbox. Semplicemente diciamo alle persone in quale cartella devono guardare e loro riescono a trovare esattamente ciò di cui hanno bisogno". Questa semplificazione operativa è stata particolarmente utile per Distilled per processi gestiti da diversi uffici con diversi fusi orari. Ad esempio, quando un dipendente di New York richiede materiali creativi al team di Londra, il team di PR di Seattle può facilmente recuperare i materiali finali da Dropbox per pubblicizzarli. "Dropbox Business velocizza i nostri processi quotidiani consentendoci così di concentrarci sul lavoro vero e proprio e sui progetti importanti", spiega Ousbey. Dato che i file sono sincronizzati e disponibili su laptop e dispositivi mobili, per i dipendenti è più facile anche lavorare da casa, dagli uffici dei clienti e in viaggio. "Prima di salire su un aereo non devo più preoccuparmi di inviare per email le presentazioni di PowerPoint o decidere di quali file ho bisogno", dichiara Ousbey. "Dropbox ha cambiato il mio modo di organizzare e gestire i file". Dropbox Business ha anche semplificato le interazioni con clienti e fornitori. Dal momento che molti dei partner esterni di Distilled utilizzano già Dropbox, conoscono il funzionamento dell'applicazione. "Uno dei vantaggi di Dropbox è la sua ampia diffusione", sostiene Ousbey. "Spesso quando menziono Dropbox a uno dei commercialisti o dei fornitori mi dice che dispone già di un account. In questo modo, possiamo semplicemente condividere una cartella e siamo a posto. Per noi è comodissimo".

Sicurezza e tranquillità

Viste le molte operazioni di condivisione interna ed esterna, la sicurezza è una priorità di Distilled. Le opzioni di condivisione per il team consentono agli amministratori del team di gestire gli accessi alle informazioni importanti, mentre la verifica in due passaggi aggiunge un livello supplementare di protezione e tranquillità. Le misure di sicurezza furono utilissime quando l'ufficio di Londra venne svaligiato e 30 laptop furono rubati. Nonostante la difficile situazione, lo staff tirò un sospiro di sollievo perché sapeva che tutti i dati erano al sicuro su Dropbox Business. "Dopo il furto, Dropbox ci ha permesso di tornare a lavorare in circa 24 ore", aggiunge Ousbey. "Siamo andati in negozio, abbiamo comprato 30 nuovi laptop, li abbiamo accesi, abbiamo installato e sincronizzato Dropbox ed eravamo pronti per ricominciare". La semplicità e la comodità di Dropbox consentono a Distilled di ottenere un importantissimo risultato: i dipendenti e i clienti sono più felici. "Tutto quello che ci rende un po' più efficienti ci permette di offrire un maggiore valore ai nostri clienti", spiega Ousbey. "Se Dropbox avesse aumentato la nostra efficienza anche solo del 3%, sarebbe stato un grande risultato".