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Azione locale: in che modo Foursquare utilizza Dropbox Business per mantenersi sincronizzato

Foursquare è un'applicazione per dispositivi mobili basata sulla posizione, ideata per collegare persone e luoghi.L'applicazione consente alle persone di condividere e salvare i luoghi che visitano e ricevere consigli personalizzati basati sui luoghi in cui sono stati.La community di Foursquare è formata da più di 25 milioni di utenti e oltre un milione di commercianti.

Le esigenze di un'organizzazione in crescita

Quando Foursquare ha lanciato il suo primo prodotto nel 2009, le poche persone che ci lavoravano occupavano un solo ufficio. I pionieri dell'azienda vivevano gomito a gomito e non avevano problemi a condividere documenti e informazioni sui progetti. Eric Friedman, Direttore Sales and Revenue Operations di Foursquare, ricorda "Eravamo così pochi che era facilissimo essere sintonizzati". Con la crescita dell'attività, anche il personale si moltiplicò e divenne rapidamente evidente che Foursquare aveva bisogno di una soluzione efficace e affidabile per condividere i file nelle diverse sedi ai due lati dell'oceano. Friedman dichiara "Con uffici a San Francisco, New York e Londra, avevamo bisogno di un file system centrale affidabile che ci consentisse di creare, organizzare e gestire tutti i nostri documenti digitali con grande semplicità". Friedman si occupò di esaminare vari sistemi considerando come requisiti principali sicurezza, qualità e affidabilità. Essendo stato uno dei primi utenti di Dropbox, Friedman riconobbe rapidamente che "Dropbox era la soluzione migliore per la collaborazione digitale". Friedman sapeva per esperienza che, al contrario di quanto accade con i file system e le unità di rete, Dropbox non rendeva semplicemente i file accessibili da qualsiasi dispositivo, ma li sincronizzava ai computer. Ciò significava che, anche se i dipendenti di Foursquare fossero stati in viaggio e non disponessero di una connessione Internet, avrebbero comunque potuto accedere ai documenti importanti.

"Avere tutti i nostri file in locale su tutti i computer, oltre a una copia di backup aggiornata, è inestimabile. La nostra regola è: se non è in Dropbox, non esiste".

Identificazione di un terreno comune

Visto che Foursquare aveva adottato Dropbox fin dai primi tempi, molte persone all'interno dell'organizzazione avevano account individuali prima dell'introduzione di Dropbox Business. Quando l'azienda passò a Dropbox Business, il sistema era già perfettamente conosciuto. "Ognuno dei nostri clienti e partner ha il suo spazio in Dropbox", dichiara Friedman. "Tutte le relazioni con loro sono registrate all'interno dell'applicazione, dove i nostri rappresentanti commerciali, responsabili di account, legali e progettisti archiviano inoltre tutti i loro documenti importanti". La presenza di un archivio centralizzato per le risorse critiche semplifica e velocizza l'accesso a contratti dei clienti, presentazioni commerciali e documenti interni da parte dei dipendenti delle tre sedi aziendali. Inoltre, quando i dipendenti devono modificare file di grandi dimensioni di Adobe Photoshop o Microsoft Office possono accedere rapidamente a documenti e foto perché una copia è archiviata localmente sui loro computer. Dropbox Business ha aiutato Foursquare a semplificare le attività amministrative che in precedenza richiedevano molto tempo. Come spiega Friedman, "L'utilizzo di Dropbox per la formazione dei nuovi assunti si è rivelato incredibilmente utile. Posso semplicemente aggiungere una persona al team, condividere una cartella e permettergli di accedere a tutti i materiali di cui ha bisogno per iniziare a lavorare con noi". Anche le interazioni di Foursquare con clienti esterni, come attività commerciali e agenzie, sono migliorate grazie a Dropbox Business. Piuttosto che inviare documenti via email come allegati, intasando le caselle di posta, lo staff di Foursquare può semplicemente inviare link a file in Dropbox. "Questo ci permette di risparmiare moltissimo tempo, specialmente quando scambiamo email con un gruppo di venti o trenta persone", dichiara Friedman. "In definitiva, Dropbox ci permette di lavorare più rapidamente".

Un sistema diventato indispensabile

Se si tratta di scegliere le funzionalità preferite di Dropbox Business, la condivisione di file con un link e la possibilità di annullare l'eliminazione e ripristinare versioni precedenti di un file sono ai primi posti per Friedman. "Un caso che mi ha aiutato a comprendere realmente la potenza di Dropbox Business è stato quando qualcuno ha eliminato per sbaglio in gruppo di file che ci servivano", spiega Friedman. "Immediatamente, mi sono potuto collegare a Internet e ripristinare tutti i file. È bello sapere che è possibile rettificare eventuali errori molto rapidamente". Oltre a tutto questo, l'accesso locale centralizzato ai file è ciò che rende Dropbox Business veramente prezioso per Foursquare. "I nostri dipendenti occupano tre sedi diverse e sono spesso in viaggio. Pertanto, per noi è fondamentale sapere che tutte le nostre informazioni e i nostri documenti importanti si trovano in un solo luogo e sono facilmente accessibili in qualsiasi momento. Avere tutti i nostri file in locale su tutti i computer oltre a una copia di backup aggiornata è inestimabile". "La nostra regola è: se non è in Dropbox, non esiste", aggiunge Friedman.