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Huge migliora la collaborazione e la produttività con Dropbox Business.

Huge, Inc. è un'agenzia pubblicitaria digitale end-to-end che offre servizi strategici, di design e di sviluppo a vari clienti, tra cui HBO, PepsiCo, IKEA e Toyota. Le attività dell'azienda, con uffici in Stati Uniti, Europa e Sud America, dipendono dalla capacità di scambiare in modo efficace idee e informazioni con i membri del team Huge in tutto il mondo.

Alla ricerca di una condivisione cloud semplice e potente

Dal momento che il team è distribuito in tutto il mondo, la collaborazione non è sempre stata semplice in Huge. L'azienda aveva bisogno di un modo per condividere rapidamente e facilmente file di grandi dimensioni tra il personale e su vari dispositivi, a prescindere da dove questi si trovavano. "Vista la rapidità con cui cambiano le cose nel nostro settore, è importante poter lavorare rapidamente", spiega il Direttore IT di Huge, Paul Doyle. "I dipendenti sono distribuiti a livello geografico e i dati condivisi sono molto grandi, quindi è sempre più difficile condurre l'attività nel modo tradizionale". Quando l'azienda capì che il sistema di condivisione di file esistente mostrava evidenti limiti, Doyle iniziò a valutare varie opzioni per rispondere alle crescenti esigenze di migliori capacità di collaborazione. La priorità principale era mantenere i flussi di lavoro esistenti, ma Doyle cercava anche di trovare una soluzione che offrisse semplicità di condivisione dei file, accesso su vari dispositivi, flessibilità per quanto riguarda le dimensioni dei file e prezzo ridotto. Per vari mesi, Huge tentò di adattare e testare una soluzione open-source, ma decise infine che i requisiti in termini di costi e gestione, includendo la necessità di assumere personale nelle altre sedi, erano troppo elevati. L'azienda iniziò a valutare altre soluzione ma le esigenze in termini di prezzo e dimensioni dei file erano difficili da soddisfare.

Da noi, varie persone lavorano su due macchine. Utilizzando Dropbox per i loro dati possono sincronizzare laptop e desktop. In questo modo, il reparto IT non deve fornire una soluzione che garantisca che i vari dispositivi siano sincronizzati. Dropbox lo fa per noi.

Una soluzione che si adatta ai flussi di lavoro preesistenti

Scoprendo Dropbox Business, Doyle dice di "aver trovato un sistema che si integra nei flussi di lavoro esistenti, invece di un sistema che richiede a Huge di cambiare i flussi di lavoro per integrarsi in esso". Oltre ad avere prezzi competitivi, Dropbox Business fornisce a Huge lo spazio e la libertà necessari per condividere file di grandi dimensioni e rivolgersi a un numero crescente di dipendenti e clienti, in varie località. Funzionalità come la sincronizzazione LAN consentono a Huge di sincronizzare immediatamente i file con gli uffici internazionali di Londra e Rio de Janeiro. Gli utenti finalmente hanno la possibilità di condividere grafiche e video indipendemente dalle dimensioni e distribuire file in formato raw per accelerare il lavoro. Gli amministratori, invece, possono bloccare e controllare i file per mantenere la corretta distribuzione del lavoro e ripristinare i file eliminati in caso di errori. Anche adottare Dropbox Business come sistema di condivisione e archiviazione per tutta l'azienda è stato facile. Sam Gorney, Responsabile dei sistemi di assistenza tecnica di Huge, dichiara "La transizione è stata abbastanza semplice. Circa il 70% delle persone avevano già account Dropbox ed erano felicissimi di poter disporre di così tanto spazio di archiviazione. È stato molto semplice per tutti spostare i loro account Dropbox personali nel nostro account Business".

Miglioramento dell'efficienza e della soddisfazione del cliente

Dropbox Business ha influenzato quasi tutti i reparti di Huge, offrendo ai dipendenti un modo nuovo e semplice per svolgere le attività quotidiane importanti. "Da noi, varie persone lavorano su due macchine", dichiara Doyle. "Utilizzando Dropbox per i loro dati possono sincronizzare laptop e desktop. In questo modo, il reparto IT non deve fornire una soluzione per garantire che i vari dispositivi siano sincronizzati. Dropbox lo fa per noi". Ora, i reparti in tutta l'organizzazione possono rimanere sincronizzati più facilmente. Ad esempio, il gruppo che si occupa di design utente ha trovato Dropbox Business particolarmente utile per collaborare nello sviluppo di wireframe per siti web. La condivisione di software su Dropbox ha inoltre semplificato gli aggiornamenti per il reparto IT. "Quando ho bisogno di inviare software ai nostri siti remoti, Dropbox onestamente rappresenta la soluzione migliore", sostiene Gorney. "Dovevo distribuire una nuova versione del sistema operativo MAC e con Dropbox è stato semplicissimo condividere il file necessario con il resto del team". Anche la collaborazione con gli uffici internazionali è diventata più razionale. "Dropbox ci offre la flessibilità necessaria per condividere materiali con il nostro ufficio brasiliano senza dover implementare un'infrastruttura. Prima era difficile mantenere ordinati i documenti, ma Dropbox ci permette di inviare facilmente i file al team sudamericano", dichiara Gorney. Presso Huge, i project manager sono i maggiori utenti di Dropbox, a cui si affidando per distribuire budget, file di progetto, definizioni del lavoro e molto altro. Uno dei maggiori vantaggi che i project manager hanno individuato è la possibilità di condividere i file finali con i clienti in modo molto semplice. Come spiega Doyle, "Dropbox ci consente di condividere i dati in modo sicuro, inviando semplicemente un link, senza dove impostare directory specifiche ogni volta che vogliamo inviare un file. Velocizza il processo di collaborazione tra il nostro gruppo e le terze parti esterne, un aspetto che ha sicuramente fatto la differenza". Huge sfrutta il nuovo sistema di archiviazione anche durante le riunioni dai clienti. "Molte volte riceviamo una chiamata da una persona del team che ci chiede di spostare un file in Dropbox in modo da poterlo scaricare nel sistema del cliente. Dropbox ci offre la possibilità di mostrare il lavoro che non abbiamo portato con noi senza doverlo inviare via email o caricarlo in un FTP", dichiara Doyle. Ora, con Dropbox Business, Huge può condividere immediatamente un file in qualsiasi momento.