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Trovare il segnale in mezzo ai rumori: in che modo Radiolab utilizza Dropbox Business

Radiolab è un podcast e un programma radiofonico pubblico che cerca di scoprire modi interessanti in cui funziona il mondo. Prodotto a New York City e trasmesso ogni settimana su oltre 300 stazioni pubbliche degli Stati Uniti, Radiolab esplora argomenti grandiosi come il tempo, la casualità, i limiti della mente e la fisica dell'universo.

Trovare falle nella vecchia metodologia

Quando Radiolab ha iniziato, il suo personale ridotto riusciva a condividere idee, bozze di storie e file pertinenti di persona e sul posto. Come ricorda Ellen Horne, Executive Producer di Radiolab, "In ufficio eravamo solo un paio di persone, quindi potevi passare da una stanza all'altra e ascoltare qualcosa rapidamente". Tuttavia, quando la popolarità del programma è aumentata, anche il personale è cresciuto. Radiolab aveva bisogno di un modo nuovo per tenere tutti aggiornati in tempo reale. "Il programma è molto interattivo", afferma Horne. "Non leggiamo solo copioni. Quando creiamo storie, facciamo bozze su bozze, le passiamo da un membro all'altro dello staff per ottenere un feedback, creiamo nuove bozze e così via...non è insolito per noi avere quaranta o cinquanta bozze". Il processo di condivisione delle bozze e dei materiali correlati iniziava a diventare complesso. "Perdevamo ore a creare CD e a stampare versioni da spedire per posta o per fax", afferma lei. Nel tentativo di semplificare il processo, Radiolab ha investito in un account iDisk, il servizio di condivisione file di Apple. Ma alla fine, l'azienda ha capito i limiti di questo approccio, come la mancanza di accessibilità da dispositivo mobile e i seri limiti di spazio.

Dropbox semplifica enormemente la gestione delle comunicazioni e l'invio alle nostre trecento stazioni radio dei materiali di cui hanno bisogno.

Sviluppare una nuova formula per il lavoro di team

Numerosi dipendenti di Radiolab usavano già Dropbox a scopo personale. "Avevo un account Dropbox che utilizzavo molto per condividere informazioni con la mia famiglia", spiega Horne. Quando Radiolab ha saputo di Dropbox Business, ne è rimasta entusiasta. Dropbox offriva spazio di archiviazione che poteva aumentare con la crescita dell'azienda, nonché la possibilità di condividere file rapidamente e con grande facilità indipendentemente dall'ubicazione fisica di reporter, conduttori o produttori. Horne descrive la transizione a Dropbox Business come un passaggio molto semplice. "Era molto intuitivo; tutti nel team hanno imparato a usarlo molto rapidamente", afferma. Le funzionalità che Radiolab trova essenziali sono la possibilità di condividere un'intera cartella o un solo file e l'opzione che consente di selezionare e ascoltare elenchi di preferiti sullo smartphone. "La maggior parte di noi trascorre fino a un'ora di tempo in metropolitana ogni giorno, per cui poter ascoltare le bozze sul treno tramite Dropbox trasforma il tempo di viaggio in un momento produttivo e piacevole", afferma Horne.

Risultati qualitativi che contano

Dropbox Business ha migliorato enormemente anche la collaborazione per Radiolab. La comunicazione e la condivisione con le persone che contribuiscono al programma offsite sono divenute molto più semplici grazie ai link condivisi. Ad esempio, quando il team deve trasferire una bozza al conduttore Robert Krulwich, che lavora offsite a NPR, può semplicemente inviargli un link alla registrazione e ottenere il suo feedback direttamente, anziché dover inviare per email un file di grandi dimensioni che richiede tempo per essere scaricato. I precedenti timori relativi all'ubicazione del personale o alla sofisticatezza delle apparecchiature tecniche sono quasi completamente scomparsi grazie a Dropbox Business. "È stato sorprendente scoprire quanto Dropbox abbia facilitato la collaborazione, in particolare con le persone che non sono in ufficio con noi. I dipendenti a distanza ora sono dotati di strumenti molto migliori", afferma Horne. La distribuzione dei contenuti è un'altra area migliorata grazie a Dropbox Business. Spiega Horne: "Abbiamo trecento stazioni che trasmettono il nostro programma e hanno bisogno di provini ed episodi. Dropbox semplifica la gestione della comunicazione e l'invio a tutte le nostre stazioni dei materiali necessari". Quando si tratta di pianificare e realizzare spettacoli itineranti, Horne afferma che Dropbox Business è essenziale. Horne si affida a Dropbox per distribuire i materiali ai potenziali collaboratori, per dare loro un'idea di ciò che sono gli spettacoli itineranti e infine capire esattamente l'aspetto del nuovo programma. Quindi, quando è il momento di partire per il tour, Horne non perde più tempo cercando di capire quali file portare sul suo disco esterno. Con Dropbox Business, "Ovunque io vada, ho tutto ciò di cui ho bisogno. Non devo più perdere tempo a raccogliere e a preparare il materiale", afferma. Benché Dropbox Business fosse inizialmente inteso come un sostituto di iDisk, Radiolab ha scoperto che è di gran lunga più utile. Afferma Horne: "Come team, riteniamo di collaborare meglio con Dropbox di quanto non abbiamo mai fatto prima".